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范一智:九種方法搞定培訓(xùn)需求分析
2016-01-20 40254
培訓(xùn)需求分析是培訓(xùn)活動(dòng)全流程的首要環(huán)節(jié),是制定培訓(xùn)計(jì)劃、設(shè)計(jì)培訓(xùn)方案、培訓(xùn)活動(dòng)實(shí)施和培訓(xùn)效果評估的基礎(chǔ)。因此,正確的培訓(xùn)需求分析十分重要,如果這一步忽略了或出了差錯(cuò),隨后進(jìn)行的所有的工作都可能是錯(cuò)誤的,至少效果會(huì)大打折扣。因此,培訓(xùn)需求分析是培訓(xùn)經(jīng)理的第一基本功。鑒于培訓(xùn)需要分析十分重要,我將用七篇文章(“張?jiān)娦耪勂髽I(yè)學(xué)習(xí)”系列文章的第17-23篇)來專門討論相關(guān)問題,希望這對培訓(xùn)經(jīng)理們的工作效能的提高有所幫助或啟示。   大多數(shù)培訓(xùn)經(jīng)理都能基本理解進(jìn)行培訓(xùn)需求分析的作用和意義:可以了解到企業(yè)真實(shí)客觀的培訓(xùn)需求;可以使企業(yè)有限的培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)用在最需要的地方;可以體現(xiàn)培訓(xùn)部門的專業(yè)高度,贏得合作與尊重;可以有效地激發(fā)學(xué)習(xí)者的學(xué)習(xí)興趣,保證培訓(xùn)效果……   因而,培訓(xùn)經(jīng)理們無論是在制定年度培訓(xùn)計(jì)劃之前,還是在制定一個(gè)培訓(xùn)項(xiàng)目的計(jì)劃之前,乃至在執(zhí)行一次單一培訓(xùn)課程之前,都會(huì)進(jìn)行培訓(xùn)需求分析,或者是由培訓(xùn)經(jīng)理們自己進(jìn)行分析,或者是要求參與服務(wù)/競爭的培訓(xùn)公司/培訓(xùn)師進(jìn)行分析。總之,這已經(jīng)是培訓(xùn)活動(dòng)過程中的“標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)作”了。   可以用來進(jìn)行培訓(xùn)需求分析的方法有許多種,在這里我主要介紹9種可供選擇使用的培訓(xùn)需求分析方法:訪談法、問卷調(diào)查法、觀察法、關(guān)鍵事件法、績效分析法、經(jīng)驗(yàn)判斷法、頭腦風(fēng)暴法、專項(xiàng)測評法和勝任能力分析法。   1.訪談法   這是一種大家都了解的方法,就是通過與被訪談人進(jìn)行面對面的交談來獲取培訓(xùn)需求信息。應(yīng)用過程中,可以與企業(yè)管理層面談,以了解組織對人員的期望;也可以與有關(guān)部門的負(fù)責(zé)人面談,以便從專業(yè)和工作角度分析培訓(xùn)需求。一般來講,在訪談之前,要求先確定到底需要何種信息,然后準(zhǔn)備訪談提綱。訪談中提出的問題可以是封閉性的,也可以是開放性的。封閉式的訪談結(jié)果比較容易分析,但開放式的訪談常常能發(fā)現(xiàn)意外的更能說明問題的事實(shí)。訪談可以是結(jié)構(gòu)式的,即以標(biāo)準(zhǔn)的模式向所有被訪者提出同樣的問題;也可以是非結(jié)構(gòu)式的,即針對不同對象提出不同的開放式問題。一般情況下是把兩種方式結(jié)合起來使用,并以結(jié)構(gòu)式訪談為主,非結(jié)構(gòu)式訪談為輔。   采用訪談法了解培訓(xùn)需求,應(yīng)注意以下幾點(diǎn):  ?。?)確定訪談的目標(biāo),明確“什么信息是最有價(jià)值的、必須了解到的”。  ?。?)準(zhǔn)備完備的訪談提綱。這對于啟發(fā)、引導(dǎo)被訪談人討論相關(guān)問題、防止訪談中心轉(zhuǎn)移是十分重要的。  ?。?)建立融洽的、相互信任的訪談氣氛。在訪談中,訪談人員需要首先取得被訪談人的信任,以避免產(chǎn)生敵意或抵制情緒。這對于保證收集到的信息具有正確性與準(zhǔn)確性非常重要。   另外,訪談法還可以與下述問卷調(diào)查法結(jié)合起來使用,通過訪談來補(bǔ)充或核實(shí)調(diào)查問卷的內(nèi)容,討論填寫不清楚的地方,探索比較深層次的問題和原因。   2.問卷法   這也是一種為大家所熟知的方法。它是以標(biāo)準(zhǔn)化的問卷形式列出一組問題,要求調(diào)查對象就問題進(jìn)行打分或做是非選擇。當(dāng)需要進(jìn)行培訓(xùn)需求分析的人較多,并且時(shí)間較為緊急時(shí),就可以精心準(zhǔn)備一份問卷,以電子郵件、傳真或直接發(fā)放的方式讓對方填寫,也可以在進(jìn)行面談和電話訪談時(shí)由調(diào)查人自己填寫。在進(jìn)行問卷調(diào)查時(shí),問卷的編寫尤為重要。   編寫一份好的問卷通常需要遵循以下步驟:   (1)列出希望了解的事項(xiàng)清單。  ?。?)一份問卷可以由封閉式問題和開放式問題組成,兩者應(yīng)視情況各占一定比例。  ?。?)對問卷進(jìn)行編輯,并最終形成文件。  ?。?)請他人檢查問卷,并加以評價(jià)。   (5)在小范圍內(nèi)對問卷進(jìn)行模擬測試,并對結(jié)果進(jìn)行評估。  ?。?)對問卷進(jìn)行必要的修改。  ?。?)實(shí)施調(diào)查。   3.觀察法   觀察法是通過到工作現(xiàn)場,觀察員工的工作表現(xiàn),發(fā)現(xiàn)問題,獲取信息數(shù)據(jù)。運(yùn)用觀察法的第一步是要明確所需要的信息,然后確定觀察對象。觀察法最大的一個(gè)缺陷是,當(dāng)被觀察者意識到自己正在被觀察時(shí),他們的一舉一動(dòng)可能與平時(shí)不同,這就會(huì)使觀察結(jié)果產(chǎn)生偏差。因此觀察時(shí)應(yīng)該盡量隱蔽并進(jìn)行多次觀察,這樣有助于提高觀察結(jié)果的準(zhǔn)確性。當(dāng)然,這樣做需要考慮時(shí)間上和空間條件上是否允許。   在運(yùn)用觀察法時(shí)應(yīng)該注意以下幾點(diǎn):  ?。?)觀察者必須對要進(jìn)行觀察的員工所進(jìn)行的工作有深刻的了解,明確其行為標(biāo)準(zhǔn)。否則,無法進(jìn)行有效觀察。  ?。?)進(jìn)行現(xiàn)場觀察不能干擾被觀察者的正常工作,應(yīng)注意隱蔽。  ?。?)觀察法的適用范圍有限,一般適用于易被直接觀察和了解的工作,不適用于技術(shù)要求較高的復(fù)雜性工作。  ?。?)必要時(shí),可請陌生人進(jìn)行觀察,如請人扮演顧客觀察終端銷售人員的行為表現(xiàn)是否符合標(biāo)準(zhǔn)或處于何種狀態(tài)。   4.關(guān)鍵事件法   關(guān)鍵事件法與我們通常所說的整理記錄法相似,它可以用以考察工作過程和活動(dòng)情況以發(fā)現(xiàn)潛在的培訓(xùn)需求。被觀察的對象通常是那些對組織目標(biāo)起關(guān)鍵性積極作用或消極作用的事件。確定關(guān)鍵事件的原則是:工作過程中發(fā)生的對企業(yè)績效有重大影響的特定事件,如系統(tǒng)故障、獲取大客戶、大客戶流失、產(chǎn)品交期延遲或事故率過高等等。關(guān)鍵事件的記錄為培訓(xùn)需求分析提供了方便而有意義的消息來源。關(guān)鍵事件法要求管理人員記錄員工工作中的關(guān)鍵事件,包括導(dǎo)致事件發(fā)生的原因和背景,員工特別有效或失敗的行為,關(guān)鍵行為的后果,以及員工自己能否支配或控制行為后果等。   進(jìn)行關(guān)鍵事件分析時(shí)應(yīng)注意以下兩個(gè)方面:  ?。?)制定保存重大事件記錄的指導(dǎo)原則并建立記錄媒體(如工作日志、主管筆記等)。  ?。?)對記錄進(jìn)行定期分析,找出員工在知識和技能方面的缺陷,以確定培訓(xùn)需求。   5.績效分析法   培訓(xùn)的最終目的是改進(jìn)工作績效,減少或消除實(shí)際績效與期望績效之間的差距。因此,對個(gè)人或團(tuán)隊(duì)的績效進(jìn)行考核可以作為分析培訓(xùn)需求的一種方法。   運(yùn)用績效分析法需要注意把握以下四個(gè)方面:  ?。?)將明確規(guī)定并得到一致同意的標(biāo)準(zhǔn)作為考核的基線。  ?。?)集中注意那些希望達(dá)到的關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)。  ?。?)確定未達(dá)到理想業(yè)績水平的原因。  ?。?)確定通過培訓(xùn)能否達(dá)到的業(yè)績水平。   6.經(jīng)驗(yàn)判斷法   有些培訓(xùn)需求具有一定的通用性或規(guī)律性,可以憑借經(jīng)驗(yàn)加以判斷。比如,一位經(jīng)驗(yàn)豐富的管理者能夠輕易地判斷出他的下屬在哪些能力方面比較欠缺,因而應(yīng)進(jìn)行哪些內(nèi)容的培訓(xùn)。又比如,人力資源部門僅僅根據(jù)過去的工作經(jīng)驗(yàn),不用調(diào)查就知道那些剛進(jìn)入公司的新員工需要進(jìn)行哪些方面的培訓(xùn);還比如,公司在準(zhǔn)備將一批基層管理者提拔為中層干部時(shí),公司領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門不用做調(diào)研,也能大致知道這批準(zhǔn)備提拔的人員應(yīng)該接受哪些培訓(xùn)。再比如,在企業(yè)重組或兼并過程中,有關(guān)決策者或管理部門不用調(diào)研,也能大致知道要對相關(guān)人員進(jìn)行哪些方面的培訓(xùn)。   采取經(jīng)驗(yàn)判斷法獲取培訓(xùn)需求信息在方式上可以十分靈活,既可以設(shè)計(jì)正式的問卷表交由相關(guān)人員,由他們憑借經(jīng)驗(yàn)判斷提出培訓(xùn)需求。還可以通過座談會(huì)、一對一溝通的方式獲得這方面的信息。培訓(xùn)部門甚至可以僅僅根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)直接對某些層級或部門人員的培訓(xùn)需要做出分析判斷。那些通常由公司領(lǐng)導(dǎo)親自要求舉辦的培訓(xùn)活動(dòng),其培訓(xùn)需求無一不來自公司領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)判斷。   7.頭腦風(fēng)暴法   在實(shí)施一項(xiàng)新的項(xiàng)目、工程或推出新的產(chǎn)品之前需要進(jìn)行培訓(xùn)需求分析時(shí),可將一群合適的人員集中在一起共同工作、思考和分析。在公司內(nèi)部尋找那些具有較強(qiáng)分析能力的人并讓他們成為頭腦風(fēng)暴小組的成員。還可以邀請公司以外的有關(guān)人員參加,如客戶或供應(yīng)商。   頭腦風(fēng)暴法的主要步驟如下:  ?。?)將有關(guān)人員召集在一起,通常是圍桌而坐,人數(shù)不宜過多,一般十幾人為宜。  ?。?)讓參會(huì)者就某一主題盡快提出培訓(xùn)需求,并在一定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行無拘無束的討論。  ?。?)只許討論,不許批評和反駁。觀點(diǎn)越多、思路越廣越好。   (4)所有提出的方案都當(dāng)場記錄下來,不作結(jié)論,只注重產(chǎn)生方案或意見的過程。   事后,對每條培訓(xùn)需求的迫切程度與可培訓(xùn)程度提出看法,以確認(rèn)當(dāng)前最迫切的培訓(xùn)需求信息。   8.專項(xiàng)測評法   專項(xiàng)測評是一種高度專門化的問卷調(diào)查方法,設(shè)計(jì)或選擇專項(xiàng)測評表并進(jìn)行有效測評需要大量的專業(yè)知識。通常,一般的問卷只能獲得表面或描述性的數(shù)據(jù),專項(xiàng)測評表則復(fù)雜得多,它可通過深層次的調(diào)查,提供具體而且較系統(tǒng)的信息,比如可測量出員工對計(jì)劃中的公司變化的心理反應(yīng)以及接受培訓(xùn)的應(yīng)對準(zhǔn)備等等。由于專項(xiàng)測評法操作要求極高,并需要大量的專業(yè)知識作支撐,企業(yè)一般是外請專業(yè)的測評公司來進(jìn)行。然而,使用外部專業(yè)公司提供專項(xiàng)測評,會(huì)受到時(shí)間和經(jīng)費(fèi)的限制。   9.勝任能力分析法   勝任能力是指員工勝任某一工作所應(yīng)具備的知識、技能、態(tài)度和價(jià)值觀等。現(xiàn)在,許多公司都在依據(jù)經(jīng)營戰(zhàn)略建立各崗位的勝任能力模型,以為公司員工招聘與甄選、培訓(xùn)、績效考評和薪酬管理提供依據(jù)。   基于勝任能力的培訓(xùn)需求分析有兩個(gè)主要步驟:  ?。?)職位描述:描述出該職位的任職者必須具備的知識、技能、態(tài)度和價(jià)值。  ?。?)能力現(xiàn)狀評估:依據(jù)任職能力要求來評估任職者目前的能力水平。   使用這一方法的企業(yè)或培訓(xùn)經(jīng)理普遍認(rèn)為,當(dāng)職位應(yīng)具備的能力和個(gè)人滿足職務(wù)的實(shí)際能力得到界定后,確定培訓(xùn)需求就變得容易了。   最后,我要強(qiáng)調(diào)指出的是,運(yùn)用這些方法分析培訓(xùn)需求時(shí),你需要慎重考慮每一種被使用的方法的具體使用效果:其中的一些方法本身就可能無法得出“全面客觀”的結(jié)果;而其中的另一些方法則需要你“用到位”才可能產(chǎn)生“全面客觀”的結(jié)果。相關(guān)問題我將在隨后的幾篇文章中論述。
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