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徐柏楊:企業(yè)秘書的接待禮儀
2016-01-20 8519

接待工作是企業(yè)秘書的一項重要工作。隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展,各企業(yè)之間信息、技術(shù)、資金的交流日益頻繁,并由此及彼帶來大量的人員流動,上級領(lǐng)導的視察、兄弟單位以及合作伙伴之間參觀、學習及業(yè)務洽談的人次也與日俱增,這就使用權(quán)得接待工作越發(fā)重要。那么在新形勢下,企業(yè)秘書怎樣才能做好接待工作呢?筆者以為,應重視以下幾個方面:

  1、更新觀念、傳播文化

  在新形勢下,企業(yè)秘書應及時更新觀念,充分認識到接待工作是企業(yè)看似被動、實則主動的一種廣義的公關(guān)行為,是企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的紐帶和橋梁。通過接待工作,企業(yè)可以展示實力,樹立形象,可以積累豐富的關(guān)系資源,可以吸引投資、擴大合作,從而推動經(jīng)濟的快速發(fā)展。因此,必須反接待工作看作企業(yè)經(jīng)濟工作的一個重要組成部分,而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。

  做好接待工作不僅是企業(yè)長遠發(fā)展的需要,也是從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。秘書人員對于每一項接待工作都要高度重視并樹立強烈的機遇意識、責任意識,作為一項政治任務來完成;要樹立每一個人都代表企業(yè)形象,每一個人的一言一行都是企業(yè)文化的折射的思想意識,保證高質(zhì)量地完成每一次接待任務。有些客人可能一生只到某企業(yè)造訪一次,如果這一次的接生工作熱情周到、精心細膩,企業(yè)良好的精神風貌、濃厚的文化氛圍和高水平的服務將會給客人留下終生的印象。

  2、精心策劃,突出特色

  要做好每一項接待工作,首先必須進行方案的策劃與制定。只有精心策劃、充分準備,接待活動才有可能成為成功的公關(guān)活動,否則就可能淪為低層次的迎來送往的應酬活動,甚至可能損害企業(yè)的形象。每一項接待活動,都要以實現(xiàn)來賓的目的和企業(yè)的公關(guān)期望為原則,制訂出符合來賓身份的完善的接待工作方案和實施細則,詳細安排日程、接站、用車、就餐、住宿、參觀等各項活動,充分考慮到各方面的細節(jié),并體現(xiàn)一定的創(chuàng)意與創(chuàng)新。

  每個企業(yè)都有自己的企業(yè)文化,作為展示企業(yè)形象窗口,接接工作同樣需要有自己的特色和風格。因此,要通過公關(guān)接待活動的每一個環(huán)節(jié)著力體現(xiàn)企業(yè)的特色。不論是宏觀的整體方案的策劃還是微觀的接站牌的設計、匯報材料的寫作甚至接待車輛的停放,都要努力凸顯企業(yè)與眾不同之處,讓來賓從接待工作的點點滴滴中感受到企業(yè)的個性,感受到企業(yè)文化的特色。

  3、優(yōu)化流程、規(guī)范運作

  接待方案制定以后,就要嚴格按照方案進行程序化運作,使接待工作中的各個環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連,必要時可以制作接待工作清單,對接待工作中的各要素進行全面清點,以確保工作進程的有序性、穩(wěn)定性和連續(xù)性。同時,對接待工作中的每一道程序都要事先進行規(guī)范,這樣才能確保整個接待工作有序進行。比如,在作接待工作總結(jié)時,接待記錄的填寫、總結(jié)會的召開、書面總結(jié)材料的撰寫、資料的歸檔都必須按規(guī)范操作。此外,秘書人員要注意收集和掌握接待工作的相關(guān)知識,不斷提高自身素養(yǎng)并注意實現(xiàn)資源共享。

  4、關(guān)注細節(jié)、注重實效

  細節(jié)決定成敗。接待工作來不得半點馬虎,必須處處留心,周密考慮,謹慎行事。在重大的接待工作中,接待工作負責人在對全局進行總體把握的前提下要隨時根據(jù)接待工作的需要對接待方案予以調(diào)整;具體接待人員則要主動進行全程模擬思考,從準備會議室到用車,從參觀到進餐,對每一個細節(jié)都要細致地思索一遍,以便及時彌補可能存在的疏漏。接待工作人員要眼觀六路、耳聽八方,對來賓的一個眼審、一個動作、不經(jīng)意的一句話,都要留意和體會,以便及時采取應變措施。這就要求秘書人員加強靈活應變能力、臨場發(fā)揮能力的訓練,提高處理突發(fā)事件、意外發(fā)揮能力的訓練,提高處理突發(fā)事件、意外情況我水平,以便將各類有操作企業(yè)形象有細節(jié)問題解決在萌芽狀態(tài),確保接待工作實現(xiàn)零失誤。

  通過接待工作,企業(yè)不僅可以展示企業(yè)作風和企業(yè)文化,也可以對外樹立良好形象、推銷自我。接待工作做好了,不僅會給上級領(lǐng)導和來賓留下深刻的印象,而且無形中會為企業(yè)帶來商機,帶來社會效益和經(jīng)濟效益。因此,秘書要充分利用接待工作的每一個細節(jié)展示企業(yè)的全新風采和企業(yè)獨具魅力的特色文化,得用每一次接待機會會增強企業(yè)的凝聚力和向心力,提升企業(yè)的知名度和影響力。同時,秘書還要對接待交果進行科學的評估與監(jiān)測,及時做好來賓反饋信息的收集和處理工作,不斷優(yōu)化接待流程,力求接待活動效益的最大化。

  5、不斷創(chuàng)新、追求桌越

  在新形勢下,秘書只有結(jié)合企業(yè)自身的實際,自覺創(chuàng)新公關(guān)工作思路,豐富公關(guān)工作內(nèi)容,才能推動接待工作不斷創(chuàng)新。比如制訂方案時可以考慮運用統(tǒng)一的模板,匯報材料可以得用多媒體技術(shù)來制作,而不僅僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料等等。這樣的接待工作才具有時代特征和企業(yè)特色。同時,企業(yè)秘書要積極探索能夠更好地反映企業(yè)精神與企業(yè)亮點、體現(xiàn)企業(yè)文化的接待方式和方法,與時俱進、開拓創(chuàng)新,使接待工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

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