1 組織級項目管理的需求
   隨著項目的日益普遍，組織越發(fā)意識到項目成功的重要性，一個新的管理名詞被提出來，這就是“組織級項目管理”。它為個體項目管理提供一個平臺，從組織的整體來考慮項目管理的規(guī)劃、實施、支持和控制，
更多地強調組織整體的能力建設，保證組織的整體成功。為此，組織往往成立專門的卓越項目管理中心（如項目管理辦公室PMO）來負責此項任務。在項目管理的規(guī)劃、實施、支持和控制諸多工作中，從何處開始改進計劃呢？首先應評估組織的項目管理能力水平。
通用的項目管理成熟度模型（PMMM）分為：第一級，通用術語；第二級，結構化的過程與標準；第三級，組織的標準和制度化的過程；第四級，管理過程；第五級，優(yōu)化過程。
（1）大部分組織往往處于第一級和第二級之間，缺乏明確統(tǒng)一的項目管理方法論。同時，需評估項目管理辦公室的職能和角色，是作為高端的項目戰(zhàn)略規(guī)劃和實施主導，還是項目成功的支持保證和監(jiān)控者？
不同的定位應與組織級項目管理首要解決的關鍵點相匹配。在定位清晰后，就可以開始改進計劃了，管理成功的三要素是：方法—人—工具。工具，主要指項目管理軟件，可以使組織的項目管理方法和體系流程固化并自動化，積累管理經驗，進而逐步優(yōu)化方法，培養(yǎng)提高人員技能，改進組織的整體效率。
（2）項目文擋管理系統(tǒng)因其知識管理特點往往是組織級項目管理工具軟件的一個模塊，但實際上它可以發(fā)揮更多的作用。

2 項目文檔管理系統(tǒng)的作用
   項目文檔管理系統(tǒng)顧名思義就是對項目過程中的各類文檔進行管理。組織中往往會有文檔管理軟件，一般是辦公自動化系統(tǒng)的組成部分。但是通用的文檔管理和項目文檔管理系統(tǒng)的作用有很大差異。
項目文檔管理系統(tǒng)的作用主要有以下三方面。
2.1 過程控制
   組織級項目管理關注更多的是項目階段關口（里程碑），如項目啟動決策、項目合同批準、項目驗收評估。因為在這些關口將決定項目下一階段的方向——前進、變更、取消，從而影響組織資源的分配和項目的最終價值。
項目管理不佳的組織往往沒有明晰的里程碑標準和控制，因此改進的重點也在于此。項目文檔管理系統(tǒng)實時地記錄里程碑交付物文檔和評審記錄文檔，也就動態(tài)地參與了項目過程控制，這與靜態(tài)的事后歸檔效果大大不同。
2.2 知識共享
   知識共享使組織作為一個整體從每個單一項目的成功和失敗中學習。項目文檔忠實地反映了項目過程中遇到的問題、變更和成果，對此加以匯總、分析和總結，可以為今后改進項目管理提供良好的借鑒。
通過對項目需求文檔的進一步分類加工和跟蹤分析，也可以改善組織的產品研發(fā)能力。這方面已有很多的專門管理軟件，如DOORS。
2.3 標準化
   項目管理成熟度模型第二級即要求標準，項目文檔的標準是管理過程標準化的基礎。文檔標準可以參考各行業(yè)組織的推薦，但更好的方法是從項目最佳實踐中提煉，通過項目文檔管理系統(tǒng)的積累逐步總結出適合本組織的各階段、各類別文檔標準。
3 項目文檔管理系統(tǒng)的設計要點
   為了實現(xiàn)上述三大作用，在選擇或開發(fā)項目文檔管理系統(tǒng)時應注意以下要點。
3.1 方便易用，快速見效
   管理改進成功的一個標志是迅速前進，一般應在6個月內初見成效。對于制度流程編寫而言，6個月比較充分。但對于IT系統(tǒng)建設，6個月需要完成需求分析、系統(tǒng)選型、開發(fā)或采購以及測試投產，并達到成效，時間是相當緊張的。
這就要求抓住最主要的焦點問題，有所突出也有所放棄。對于項目文檔管理系統(tǒng)建設，最主要的功能應該是文檔上傳、查詢和展示，而一些后臺管理功能則可以放在二期建設。這樣除了快速推廣的優(yōu)點外，
管理功能還可以在試用過程中更廣泛地征求意見，以符合各方使用者的需求。因為大家往往在初始階段沒有需求，而一旦使用起來就有了切身感受，會涌現(xiàn)出各種需求。另一方面，管理功能的實現(xiàn)需要依賴于項目管理的方法論，而方法論的固化和優(yōu)化也需要一定的周期。
為了方便使用者，前后臺的主要設計思路為：
（1）前端一般采用Web網頁；主要功能基本控制在登陸后通過1或2個頁面完成；頁面要簡潔直觀，減少圖片等大容量信息，以防遠程登陸時的網速瓶頸。
（2）后臺文件數(shù)據(jù)可使用FTP server存檔，檢索和用戶信息等盡量使用通用數(shù)據(jù)庫，以方便將來和其他管理系統(tǒng)協(xié)同。
3.2 權限控制，通用化項目文檔是組織的寶貴財富，并由于知識產權和組織管理等要求，文檔的查閱等操作需要有權限要求。
（1）在項目實施過程中，為保密需要，使用者一般可分為三檔權限：
1）組織高層領導和PMO，所有文檔的查閱權限。
2）部門領導和部門項目管理人員，本部門相關的項目文檔查閱和上傳等操作權限。
3）項目經理和項目成員，本項目的文檔查閱和上傳等操作權限。
（2）在項目驗收結束后，為方便知識共享，可根據(jù)文檔的保密級別，最大限度地對系統(tǒng)用戶開放查閱權限，但文檔下載應有更嚴格的認證方法，如項目管理部門的授權。
通用性主要體現(xiàn)在文檔名稱和用戶信息等方面。在用戶名稱的選擇上，盡可能參考組織已有的系統(tǒng)定義，如工號、郵箱、OA等，如有條件可論證建設組織級的單點登陸系統(tǒng)可行性。文檔名稱應統(tǒng)一規(guī)范，如“某某項目_立項報告_版本號”。
3.3 日志監(jiān)控
   系統(tǒng)一期建設的日志監(jiān)控功能比較簡單，主要記錄文檔上傳時間、查閱次數(shù)等，這些均可先放在后臺，用于監(jiān)控系統(tǒng)的運行情況、文檔上傳的及時性和系統(tǒng)使用的推廣度。雖然簡單，但還是非常必要的。
沒有這些監(jiān)控數(shù)據(jù)，就無法量化檢驗系統(tǒng)建設的成功和管理方法的執(zhí)行效果。
4 項目文檔管理系統(tǒng)的運用設計并搭建出系統(tǒng)，只完成了第一步。要成為組織級項目管理的利器，有效地推廣和運行是更為重要的環(huán)節(jié)。
4.1 文檔錄入范圍不同類型、不同難度的項目文檔側重點均會有所差異，作為組織級項目管理首要關注的項目文檔應包括兩類：
（1）里程碑交付物：立項、概要設計、驗收。這些里程碑交付物包含了項目啟動和收尾兩個重要過程，是檢驗項目結果的關鍵基線。概要設計則是軟件工程的核心文檔，也是組織知識共享的基礎。
（2）過程交付物：項目月報、季度總結、年度總結。這些過程交付物反映了項目的執(zhí)行過程，是檢驗項目過程的關鍵基線。在試行期，可先錄入組織重點項目，相對成熟后再全面錄入，以保證錄入的文檔價值，防止大量信息未加鑒別、分類地錄入。
4.2 文檔內容規(guī)范
    文檔內容規(guī)范是保證文檔質量的重要手段。以立項為例，應有可行性研究報告和立項報告。可行性報告又應有技術可行性和經濟可行性等多角度分析。
立項報告又名項目章程或項目建議書，外部項目則可以是項目合同。立項報告簡要說明項目目標、項目組織架構、工作說明、計劃和預算等。這些內容根據(jù)組織和項目特點應有明確的規(guī)范，提供相應的模板，并將最佳實踐及時完善到模板之中。
4.3 評審文檔檢查
   除了說明項目各里程碑交付物的文檔（如立項報告、測試報告等）外，還有一類非常重要的文檔，即對里程碑交付物的評審文檔。評審文檔主要記錄了評審參與人員、評審方法、評審意見等。
評審文檔既在項目執(zhí)行過程中保證項目階段的順利銜接，又可以在項目完成后用來比對實際成果和計劃期望的差異，總結項目管理的得失，為提升整體組織能力指明方向。
因此，在項目里程碑完成時，必須將里程碑交付物文檔和評審文檔同時提交到系統(tǒng)中，這是組織項目管理的重要檢查步驟。
5 結語
   通過權限和易用性、通用性的設計，加以范圍和內容等規(guī)范要求，項目文檔管理系統(tǒng)已具備了投產條件。在管理的三要素中，人和方法更是成功的保證。應在系統(tǒng)實施時，同步編制項目文檔管理的方法，將組織的管理要求明確下去，讓每個項目經理了解和理解。
更要注意發(fā)揮人的主觀能動性，如通過文檔積分管理、評選最受好評的文檔等措施，使項目經理切實體會到項目文檔管理系統(tǒng)帶來的好處，并促進組織項目績效的改進和管理能力的提升。