變更控制是信息系統(tǒng)工程監(jiān)理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，變更常伴隨著建設(shè)合同價(jià)格的調(diào)整及實(shí)施進(jìn)度的調(diào)整，是合同雙方利益的焦點(diǎn)，因此，合理確定并及時(shí)處理好項(xiàng)目變更，既可以減少不必要的糾紛，保證合同的順利實(shí)施，又有利于業(yè)主對(duì)工程造價(jià)的控制。
 
　　項(xiàng)目背景
 
　　隨著新聞出版信息化的發(fā)展，新聞出版電子政務(wù)建設(shè)已經(jīng)起步。目前全國(guó)政府系統(tǒng)電子政務(wù)建設(shè)勢(shì)頭良好，按照信息化建設(shè)的四個(gè)階段：1、內(nèi)網(wǎng)辦公自動(dòng)化2、門(mén)戶(hù)網(wǎng)站3、辦公業(yè)務(wù)資源專(zhuān)網(wǎng)4、網(wǎng)際連通，新聞出版總署機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以及政府門(mén)戶(hù)網(wǎng)站已經(jīng)開(kāi)始施建，旨在以信息技術(shù)手段支持新聞出版管理和服務(wù)水平的提高。在實(shí)施前期，通過(guò)對(duì)其他部委信息化建設(shè)的考察及調(diào)研，吸取其中的成功經(jīng)驗(yàn)及失敗教訓(xùn)，業(yè)主對(duì)信息系統(tǒng)工程在應(yīng)用上的新的要求變得越來(lái)越清晰；隨著新技術(shù)的出現(xiàn)，集成商根據(jù)業(yè)主的要求，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整技術(shù)方案，這就導(dǎo)致了項(xiàng)目建設(shè)中重大變更的出現(xiàn)。
 
　　變更的分類(lèi)
 
　　在信息系統(tǒng)工程建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，項(xiàng)目變更是指按照建設(shè)合同約定的程序?qū)?xiàng)目的部分或項(xiàng)目的全部功能、性能、架構(gòu)、技術(shù)指標(biāo)、集成方法、項(xiàng)目進(jìn)度等方面做出的改變，可以是合同實(shí)施過(guò)程中由于各種原因引起的設(shè)計(jì)變更、合同變更。包括投資變更、進(jìn)度計(jì)劃變更、實(shí)施條件變更以及原招標(biāo)文件中未包括的新增需求等。項(xiàng)目變更的范圍很廣，但由于各種原因的變更最終往往表現(xiàn)為設(shè)計(jì)變更，且考慮到設(shè)計(jì)變更在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的重要影響，將項(xiàng)目變更分為設(shè)計(jì)變更和其他變更兩大類(lèi)。
 
　　在項(xiàng)目建設(shè)的過(guò)程中，依據(jù)變更內(nèi)容的具體內(nèi)容及重要程度，將設(shè)計(jì)變更分為重要設(shè)計(jì)變更和一般設(shè)計(jì)變更。
 
　　重要設(shè)計(jì)變更。指涉及項(xiàng)目的規(guī)模、特性、主要設(shè)備選擇、軟硬件選擇、系統(tǒng)架構(gòu)、已經(jīng)批準(zhǔn)的總工期及階段性工期等項(xiàng)改變的設(shè)計(jì)變更。
 
　　一般設(shè)計(jì)變更。指涉及分部分項(xiàng)的改變、局部修改以及實(shí)施過(guò)程中一般設(shè)計(jì)問(wèn)題處理引起的改變等內(nèi)容的設(shè)計(jì)變更。
 
　　其他變更。除上述設(shè)計(jì)變更外，其他導(dǎo)致合同內(nèi)容發(fā)生實(shí)質(zhì)性變化的變更均屬于其他變更，如合同雙方對(duì)工期要求的變化、由于市場(chǎng)原因替換同類(lèi)產(chǎn)品等。
 
　　變更控制的目的
 
　　項(xiàng)目的建設(shè)或應(yīng)用環(huán)境是在變化的，需求和目標(biāo)也可能是變化的，因此項(xiàng)目本身也是變化的。不管項(xiàng)目在準(zhǔn)備階段的工作做的如何細(xì)致、全面，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中仍然會(huì)遇到各種預(yù)料之外的變化。同時(shí)，這些需求和要求的變更在項(xiàng)目進(jìn)程中出現(xiàn)的越晚，對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施來(lái)說(shuō)就越困難，項(xiàng)目成本消耗可能就越高。如果能有效地控制項(xiàng)目的變更，那么項(xiàng)目最終就能在變化的環(huán)境中成功實(shí)現(xiàn)。

項(xiàng)目變更的處理程序
 
　　變更的提出。在項(xiàng)目建設(shè)初期，通過(guò)對(duì)其他部委的考察，業(yè)主深刻意識(shí)到必須運(yùn)用當(dāng)前的主流技術(shù)、先進(jìn)技術(shù)，建設(shè)以辦公自動(dòng)化及網(wǎng)站建設(shè)為核心內(nèi)容的辦公內(nèi)網(wǎng)平臺(tái)，以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展，實(shí)現(xiàn)新聞出版行業(yè)信息化建設(shè)與新聞出版業(yè)的改革發(fā)展相協(xié)調(diào)。因此，業(yè)主方向監(jiān)理單位提出書(shū)面的設(shè)計(jì)變更的要求。
 
　　變更的審核。對(duì)于參與項(xiàng)目建設(shè)任何一方提出的設(shè)計(jì)變更要求和建議，首先交由監(jiān)理單位審查，分析研究設(shè)計(jì)變更經(jīng)濟(jì)、技術(shù)上的合理性與必要性后，提出設(shè)計(jì)變更建議的審查意見(jiàn)，并報(bào)業(yè)主。監(jiān)理單位在審查中對(duì)變更項(xiàng)目的單價(jià)與總價(jià)進(jìn)行詢(xún)價(jià)，分析了因變更引起的該項(xiàng)工程費(fèi)用增加或減少的數(shù)額。確定項(xiàng)目變更范圍及其實(shí)施難度；確定項(xiàng)目變更內(nèi)容的工作量；確定項(xiàng)目變更的單價(jià)或總價(jià)。另外，監(jiān)理單位還充分與業(yè)主、集成商進(jìn)行協(xié)商，就項(xiàng)目變更費(fèi)用及工期的評(píng)估情況與業(yè)主、集成商做好組織協(xié)調(diào)工作。
 
　　一般設(shè)計(jì)變更，在業(yè)主授權(quán)范圍內(nèi)由監(jiān)理單位審查批準(zhǔn)，報(bào)業(yè)主備案，屬業(yè)主授權(quán)范圍外的，由監(jiān)理單位組織審查，業(yè)主單位批準(zhǔn)；對(duì)重要設(shè)計(jì)變更由業(yè)主組織最終審查后批準(zhǔn)。特殊緊急情況下的設(shè)計(jì)變更由監(jiān)理單位審查批準(zhǔn)，報(bào)業(yè)主備案。監(jiān)理單位要明確界定項(xiàng)目變更的目標(biāo)，根據(jù)收集的變更信息判斷變更的合理性和必要性，對(duì)于完全無(wú)必要的變更，在征得業(yè)主單位的同意后，可以駁回。
 
　　在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，對(duì)重要變更，監(jiān)理與業(yè)主都先后進(jìn)行了多次審查，并由業(yè)主組織了最終審查。該項(xiàng)目方案經(jīng)過(guò)不斷修改，進(jìn)行了三次專(zhuān)家審查，最終得到了專(zhuān)家的認(rèn)可，并建議盡快實(shí)施。對(duì)一般變更，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的更換調(diào)整，由監(jiān)理方進(jìn)行審查批準(zhǔn)，報(bào)業(yè)主備案。
 
　　變更的實(shí)施。監(jiān)理單位對(duì)變更通知書(shū)或建議書(shū)審查后予以簽發(fā)。在組織業(yè)主與集成商就變更部分的報(bào)價(jià)及其他有關(guān)問(wèn)題協(xié)商達(dá)成一致意見(jiàn)后，由監(jiān)理單位正式下達(dá)變更指令，集成商組織實(shí)施。
 
　　項(xiàng)目變更的處理原則
 
　　由于變更涉及到補(bǔ)充協(xié)議的簽署，中間要經(jīng)歷變更項(xiàng)目清單的審查與處理、報(bào)價(jià)、詢(xún)價(jià)、談判等一系列過(guò)程，業(yè)主方與監(jiān)理方始終堅(jiān)持一條原則，就是補(bǔ)充協(xié)議的簽署是在原合同繼續(xù)有效的前提下進(jìn)行，對(duì)于原合同中未涉及變更的項(xiàng)目仍維持原合同條款。在談判過(guò)程中，集成商希望追加原計(jì)劃采購(gòu)的數(shù)據(jù)庫(kù)的稅及服務(wù)費(fèi)，但業(yè)主及監(jiān)理始終堅(jiān)持此原則，未同意此項(xiàng)變更請(qǐng)求，維護(hù)了合同簽署的嚴(yán)肅性，并合理合法。
 
　　變更項(xiàng)目的審查與處理。審查和批準(zhǔn)項(xiàng)目變更是業(yè)主給監(jiān)理工程師的一項(xiàng)授權(quán)，業(yè)主可以通過(guò)監(jiān)理合同的有關(guān)條款對(duì)監(jiān)理工程師的上述權(quán)力進(jìn)行限制或通過(guò)業(yè)主的監(jiān)督和審查來(lái)進(jìn)行進(jìn)一步的管理。本項(xiàng)目中，監(jiān)理單位根據(jù)監(jiān)理合同的要求，編制了《監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》，針對(duì)變更項(xiàng)目的確定、變更的處理程序以及變更的審核辦法等內(nèi)容制定了詳細(xì)的處理辦法和工作流程。通過(guò)審查集成商提交的變更項(xiàng)目詳細(xì)清單，包括產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等，對(duì)照技術(shù)方案，避免不合理的選型，力求使變更部分的概預(yù)算既有合同依據(jù)，又公平合理，能夠客觀(guān)地反映實(shí)施成本以及競(jìng)爭(zhēng)、供求等因素對(duì)價(jià)格的影響，使工程總價(jià)控制在概算或投資估算的范圍之內(nèi)。

確定變更價(jià)款。變更部分的價(jià)款確定按以下方法進(jìn)行：合同中已有適用于變更部分的價(jià)格，按合同已有的價(jià)格變更合同價(jià)款；合同中沒(méi)有適用或類(lèi)似變更部分的價(jià)格，由集成商提出適當(dāng)變更價(jià)格或報(bào)價(jià)，監(jiān)理及業(yè)主對(duì)第三方產(chǎn)品進(jìn)行詢(xún)價(jià)、對(duì)軟件開(kāi)發(fā)費(fèi)用進(jìn)行估算，通過(guò)性?xún)r(jià)比的比對(duì)，以此為基礎(chǔ)進(jìn)行商務(wù)談判，最終確定變更價(jià)款。
 
　　項(xiàng)目變更同時(shí)也反映在對(duì)實(shí)施進(jìn)度的變化上，監(jiān)理在項(xiàng)目準(zhǔn)備階段就對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行了必要的檢查和審核，然而這時(shí)的進(jìn)度計(jì)劃是個(gè)草案，只能通過(guò)對(duì)它的檢查了解項(xiàng)目最初的進(jìn)度期望值，并依次做相應(yīng)的投資估算等；在項(xiàng)目的需求調(diào)研完成后，集成商就必須對(duì)進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行必要的修改、完善，用以指導(dǎo)項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，這是比較具體的實(shí)施進(jìn)度計(jì)劃，具有可操作性。在實(shí)施階段對(duì)進(jìn)度的審查來(lái)自項(xiàng)目各種會(huì)議。項(xiàng)目有關(guān)人員通常通過(guò)定期的會(huì)議聽(tīng)取、審查有關(guān)項(xiàng)目進(jìn)展方面的信息，了解項(xiàng)目中各項(xiàng)活動(dòng)是否嚴(yán)格遵守進(jìn)度計(jì)劃安排，并采取預(yù)防性的措施。當(dāng)出現(xiàn)實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度嚴(yán)重沖突時(shí)，監(jiān)理提請(qǐng)業(yè)主并要求集成商解決沖突，制定必要的整改措施，修正實(shí)際進(jìn)度。當(dāng)然這種控制，不會(huì)很具體的到哪一天，而是以標(biāo)志性階段任務(wù)完成為主要檢查對(duì)象。
 
　　處理項(xiàng)目變更的意義
 
　　合理處理項(xiàng)目變更能促進(jìn)合同管理的深化和細(xì)化。
 
　　項(xiàng)目變更為集成商擺脫合同價(jià)偏低困境，擴(kuò)大自身利潤(rùn)提供了機(jī)會(huì)，也為業(yè)主和監(jiān)理單位進(jìn)行管理和控制帶來(lái)了很大的難度。因此，要搞好項(xiàng)目變更的管理和控制，首先，監(jiān)理單位應(yīng)嚴(yán)格按照變更的處理程序和處理原則開(kāi)展審查工作，確保變更工程項(xiàng)目、實(shí)施工作量和變更價(jià)格的合理性。其次，審查時(shí)，應(yīng)對(duì)集成商的報(bào)價(jià)進(jìn)行深入的分析和評(píng)估，確定該項(xiàng)目的成本以及承包人可能獲得的預(yù)期利潤(rùn)，不僅加強(qiáng)單價(jià)合理性分析，而且加強(qiáng)對(duì)工程總價(jià)的管理和控制，并注意由此引起的風(fēng)險(xiǎn)的可能性，確保工程總價(jià)的公平與合理。
 
　　合理處理項(xiàng)目變更是投資控制的主要環(huán)節(jié)。在該項(xiàng)目的合同管理工作中，由于重視和加強(qiáng)了對(duì)項(xiàng)目變更的管理，尤其是該項(xiàng)目主管部門(mén)及監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目變更的管理，通過(guò)多次審核，層層把關(guān)，有效地控制了項(xiàng)目的成本。以補(bǔ)充合同簽署為例，通過(guò)三次專(zhuān)家審查會(huì)，最終確定了可滿(mǎn)足業(yè)主需求的總體方案，在此方案基礎(chǔ)上，通過(guò)多次詢(xún)價(jià)、比對(duì)及四次商務(wù)談判，集成商的總報(bào)價(jià)減少了近兩百萬(wàn)。由此可見(jiàn)，加強(qiáng)項(xiàng)目變更管理，不僅減少了工程變更的數(shù)量，避免了不合理變更，而且降低了工程造價(jià)，節(jié)省了工程投資。
 
　　合理處理項(xiàng)目變更，維護(hù)業(yè)主和集成商的合法權(quán)益，促進(jìn)了工程的順利實(shí)施。