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康路晨:向比爾·蓋茨學(xué)習(xí)處理電子郵件
2016-01-20 48953

 越來(lái)越多的經(jīng)理人,工作中已經(jīng)離不開電子郵件。不過(guò),離不開的,還有越來(lái)越多的苦惱。

  比爾·蓋茨的苦惱是,他收獲巨額的個(gè)人財(cái)富的同時(shí),也收獲了每天400萬(wàn)封電子郵件,其中大多數(shù)是垃圾郵件。

  杰里米·伯頓,美國(guó)硅谷大公司Veritas Software Corp的市場(chǎng)營(yíng)銷部副總裁,苦惱的是,每天不得不花上多達(dá)兩個(gè)小時(shí),處理電子郵箱里的400封郵件。他一怒之下,禁止手下的240名員工每周五收發(fā)電子郵件。

  遭受電子郵件“肆虐”的經(jīng)理人,怎樣有效地管理數(shù)不清的電子郵件呢?

  比爾·蓋茨等經(jīng)理人的做法值得借鑒。他們的秘訣是:第一、采用郵件過(guò)濾機(jī)制;第二、削減電子郵件總數(shù)目;第三、先回應(yīng),后回復(fù)的兩步策略。

  采用郵件過(guò)濾機(jī)制

  微軟公司的比爾·蓋茨采用了郵件過(guò)濾機(jī)制,確保對(duì)重要信件的及時(shí)回復(fù)。

  他說(shuō):“通過(guò)郵件過(guò)濾機(jī)制,我接收的電郵全部來(lái)自于曾經(jīng)同我有通信聯(lián)系或者我認(rèn)識(shí)的人,例如微軟、英特爾、惠普及其它合作伙伴公司的人員。我們所面臨的挑戰(zhàn)是要確保將時(shí)間用于最重要的電子郵件。”

  削減電子郵件總數(shù)目

  拒絕消耗大部分時(shí)間的普通郵件。某跨國(guó)公司總裁要求下屬減少“抄送”或“僅供參考”的郵件,僅這一項(xiàng),就使他收件箱減少了50%的郵件數(shù)目。

  利用全職助理。JP摩根的高管斯科特·貝克斯德要求她的助手,對(duì)自己的郵件進(jìn)行初步處理,而重要的郵件留待自己處理。

  而某一銷售經(jīng)理的做法是,在自己拜訪客戶或者參加展會(huì)等外部活動(dòng),不能正常收發(fā)郵件的時(shí)候,告訴秘書幫助他初步處理一些郵件。比較緊急需要回復(fù)的郵件,秘書會(huì)電話告之,由他口述后回復(fù)。

  經(jīng)理人要注意的是,必須告訴助理或者秘書哪些是至關(guān)緊要的信息。

  先回應(yīng),后答復(fù)

  某美國(guó)公司的女性高管每天要處理200封郵件,她總結(jié)處理郵件的有效方式是兩步走:先回應(yīng),后回復(fù)。比如,她常常采用的回應(yīng)語(yǔ)“信已收到,已讀過(guò),下周細(xì)讀過(guò)后回信”;此后,她會(huì)選擇在承諾的時(shí)間范圍內(nèi),利用早晨醒來(lái)、坐車、坐飛機(jī)的空閑時(shí)間來(lái)高效地回復(fù)郵件。

  這一做法的優(yōu)點(diǎn)是,可以給對(duì)方及時(shí)地回應(yīng),也可以給自己留下時(shí)間來(lái)回復(fù)郵件,合乎情理地解決了對(duì)方的期望。

  除此之外,經(jīng)理人在管理電子郵件時(shí),要注意避免三個(gè)陷阱。一是電郵不能代替面對(duì)面溝通;二是電子郵件的溝通無(wú)法解決充滿爭(zhēng)議和復(fù)雜的問(wèn)題;三是如果口頭溝通更有效率,請(qǐng)不要使用電子郵件溝通,因?yàn)椋粋€(gè)三分鐘的電話足以包含七八封電子郵件所涵蓋的信息量。

 

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