大家也許在小時候就聽過三個和尚的故事：當(dāng)廟里有一個和尚時，他一切自己做主，做得很自在;當(dāng)廟里有兩個和尚時，他們通過協(xié)商可以自覺地進(jìn)行分工合作，同樣做的不錯;可當(dāng)廟里來了第三個和尚時，問題就出現(xiàn)了，誰也不服誰，誰也不愿意干，其結(jié)果就是大家都沒水喝。當(dāng)初讀到這篇古老的寓言的時候，我們知道了團(tuán)結(jié)的重要性。其實，這個寓言也可以看成是一個項目管理的案例。它所反映的問題就是：同樣完成一個項目，缺乏團(tuán)隊協(xié)作的結(jié)果還不如個人獨立工作或者作為合作雙方訂立契約。因為一個團(tuán)隊內(nèi)部是不可能以契約形式作為彼此合作的前提。而現(xiàn)實的問題是，由于個人的能力有限，因而在實施一個項目時，必須建立一個由多人組成的項目組。這個項目組是否能夠和諧地進(jìn)行團(tuán)隊協(xié)作，將決定了這個項目能否成功。
 
　　這個寓言最有意思的地方在于：同樣都是需要溝通與協(xié)調(diào)，為什么在兩個人的時候能夠達(dá)成一致，反而在三個人或者以上的時候就亂套了呢?難道僅僅是因為人數(shù)的增加導(dǎo)致意見不一致嗎?應(yīng)該說，這個牽涉到團(tuán)隊協(xié)作中三個基本的因素：分工、合作以及監(jiān)督。一個人和兩個人的時候，這三個因素都可以比較容易滿足條件，因此不容易發(fā)現(xiàn)問題。而一旦超過3個人，這些因素就馬上會將矛盾凸現(xiàn)出來。而為了解決這些矛盾，只有追根溯源將三要素理清。下面我們進(jìn)行逐個的分析問題所在。
 
　　分工：
 
　　如果是一項單人就可以勝任的工作，項目經(jīng)理一般會指派給專人負(fù)責(zé)。個人獨立工作并無分工的問題。而在同伴(兩人)協(xié)作中，彼此則可以通過平等的協(xié)商和溝通從而對工作量和工作內(nèi)容進(jìn)行有效的分配。而一個大的項目組，由于其成員人數(shù)較多，因此在工作量與工作內(nèi)容的分配問題上，顯然難以通過彼此的平等協(xié)商和溝通而得出一個有效并令眾人都滿意的方案。即使項目經(jīng)理可以進(jìn)行安排與協(xié)調(diào)，但這本身就需要項目經(jīng)理懂得怎樣進(jìn)行團(tuán)隊協(xié)作。
 
　　合作：
 
　　有分工，就需要合作，即彼此相互配合。在同伴協(xié)作中，由于人員構(gòu)成簡單，在彼此合作、協(xié)調(diào)、溝通的難度上遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于團(tuán)隊協(xié)作。而在一個大的項目組中，由于其成員身份背景的差異，彼此間的人際關(guān)系的復(fù)雜以及對彼此工作的不熟悉等原因，因此造成了在彼此相互合作上存在相當(dāng)大的難度。
 
　　監(jiān)督：
 
　　監(jiān)督作為一種協(xié)作手段，其存在的主要原因是由于成本和收益的關(guān)系存在。用西方經(jīng)濟(jì)學(xué)的概念來解釋：即任何理性的人，都希望以最小的成本來達(dá)到最大的收益。反映在一個大的項目組中，即項目組中的任何成員都想花費自己最少的精力來完成既定的任務(wù)，而他們節(jié)約自己工作成本的方式，就是讓其他組員承擔(dān)原本須由自己完成的工作。因此，如果缺乏有效的監(jiān)督，就會導(dǎo)致所有項目組成員都偷工減料，從而使該項目徹底失敗。這在三個和尚的案例中體現(xiàn)地尤為明顯。
而在個人獨立工作時，一切工作成本都須由自己負(fù)擔(dān)，因而沒有讓其他人分擔(dān)的可能。在同伴協(xié)作中，彼此可以進(jìn)行簡單有效的互相監(jiān)督，因而也這方面存在問題的可能性也較小。
 
　　由此可知，在一個大的項目組中，建立起良好的團(tuán)隊協(xié)作至關(guān)重要。因而在對一個項目的管理過程中，團(tuán)隊協(xié)作顯然是不可忽略的重要環(huán)節(jié)。而在處理團(tuán)隊協(xié)作問題時，建立起合理完善的團(tuán)隊機(jī)制就是首先解決的問題了。
 
　　所謂團(tuán)隊機(jī)制，簡單的說，即是對團(tuán)隊內(nèi)各成員的分工、合作以及監(jiān)督等職責(zé)的規(guī)定。在具體反映在建立一系列規(guī)章制度的同時，它著重落實到給團(tuán)隊各成員建立起其在團(tuán)隊內(nèi)的“身份”。而這種身份事實上即是對其團(tuán)隊職責(zé)的反映。所以說，一個完善合理的團(tuán)隊機(jī)制，其重點即是對團(tuán)隊各成員職責(zé)的合理劃分和規(guī)定，即是給團(tuán)隊內(nèi)各成員都確定一個合理的“團(tuán)隊身份”。使得無論是項目經(jīng)理還是組員，都可以找到自己在整個項目中的坐標(biāo)。
 
　　那么，在團(tuán)隊機(jī)制已經(jīng)建立的前提下，如何在項目管理過程中建立起良好的團(tuán)隊協(xié)作關(guān)系呢?
 
　　根據(jù)團(tuán)隊協(xié)作的三要素，顯然也必須從分工、合作以及監(jiān)督三方面入手。
 
　　如何分工：
 
　　項目經(jīng)理進(jìn)行分工的原則應(yīng)該是：團(tuán)隊每個成員的具體工作及相應(yīng)職責(zé)都必須被合理并明確的劃分。
 
　　所謂合理的劃分，即每個團(tuán)隊內(nèi)成員的能力必須與其從事的具體工作相匹配。從前在美國有一種流行的觀點，即如果你擅長做什么事，那么你就可以管理其他人做同樣的事。這在今天看來，顯然是荒謬的，因為一個人的業(yè)務(wù)能力和其管理能力不存在正比關(guān)系。但是直到今天，在許多項目組這種情況仍然很普遍，即一個項目經(jīng)理通常由一個成功的業(yè)務(wù)員擔(dān)任。雖然他在業(yè)務(wù)上具有出眾的能力，但是一個項目經(jīng)理的職責(zé)顯然更偏重于管理好整個團(tuán)隊，在項目組中維持良好的團(tuán)隊協(xié)作。這需要優(yōu)秀的管理才能，顯然，這一情況往往被忽視了。
 
　　而所謂明確的劃分，即是使每個團(tuán)隊成員的具體工作和職責(zé)都得到的無法模糊的確認(rèn)，使得團(tuán)隊內(nèi)各成員都必須對其本職工作負(fù)全責(zé)。
 
　　合理的分工使得團(tuán)隊內(nèi)的各成員得到真正的“物盡其用”，每一個成員都可以在合適的崗位上發(fā)揮其最大的價值。而明確的分工使得團(tuán)隊內(nèi)各成員擁有明確的責(zé)任意識，他們無法逃避自己所犯的過錯，因此，他們必須做好自己的工作。同時這種在具體工作上的細(xì)致分工也可以有效避免重復(fù)勞動，由于各成員具體工作的明確，也可以大幅提高相互協(xié)調(diào)合作的效率。
 
　　對成員進(jìn)行分工的工作一般是由項目經(jīng)理負(fù)責(zé)的，因此，一個合格的項目經(jīng)理至少必須具備準(zhǔn)確考量人才的判斷力。當(dāng)一個項目組成員無法適應(yīng)其工作時，就必須考慮調(diào)動其到合適的位置，如果他無法適應(yīng)所有的工作，則他必須離開這個項目組。
怎樣合作：
 
　　分工是第一步，緊接著就是項目過程中具體的合作了。而合作的關(guān)鍵在于：對團(tuán)隊內(nèi)各成員具體負(fù)責(zé)的工作進(jìn)行有機(jī)整合，以實現(xiàn)項目目標(biāo)。
 
　　由于團(tuán)隊內(nèi)各成員背景、學(xué)識、性格、以及彼此人際關(guān)系與具體工作的差異，如果缺乏一個良好的協(xié)調(diào)機(jī)制的話，他們彼此之間是很難自發(fā)完成良好的合作的。
 
　　那么如何解決呢?事實證明：協(xié)調(diào)機(jī)制的重點是溝通。在團(tuán)隊協(xié)作上，溝通主要體現(xiàn)在縱向的上下級及橫向同級成員間的相互交流上。良性的溝通事實上往往建立在項目組內(nèi)部良好融洽的人際關(guān)系上。上下級互相尊重，而同級人員則相互信任，而不是勾心斗角。同時在加強(qiáng)溝通時，要避免溝通過度，即過于頻繁的團(tuán)隊會議會導(dǎo)致溝通效率的低下以及時間的浪費。
 
　　團(tuán)隊內(nèi)部自發(fā)的相互的溝通往往會遇到很多障礙：等級、利益沖突、個人矛盾等等都會影響到溝通的順利進(jìn)行，團(tuán)隊內(nèi)個人的工作也就無法整合成有機(jī)的整體。此時就需要項目經(jīng)理出面協(xié)調(diào)，協(xié)調(diào)的作用首先是協(xié)調(diào)各成員所負(fù)責(zé)的具體工作，使之可以得到順利的銜接，得到有機(jī)整合;其次是協(xié)調(diào)各成員彼此間的人際關(guān)系，從而促進(jìn)合作的積極性，使得整個團(tuán)隊可以更緊密協(xié)作。因此，一個合格的項目經(jīng)理必須具備良好的溝通能力。
 
　　為何監(jiān)督：
 
　　不少人認(rèn)為項目監(jiān)督應(yīng)該由外部進(jìn)行，其實這一觀點是片面的。因為這里的監(jiān)督不僅僅是對項目本身，還包括了對團(tuán)隊內(nèi)各成員是否完成自身職責(zé)進(jìn)行考量，以及相應(yīng)的獎懲手段。因此如果缺乏行之有效的監(jiān)督機(jī)制，那么一個項目組只能退化成為一個各成員不負(fù)責(zé)任地?fù)迫€人利益的工具。
 
　　因此，監(jiān)督的目的即是促使項目組內(nèi)各成員都負(fù)責(zé)地完成好本職工作，并使之不進(jìn)行任何可能危害項目實施的行為。因此，在對各成員完成職責(zé)的情況進(jìn)行考察的同時，它還應(yīng)該包括懲罰和激勵機(jī)制。
 
　　懲罰的作用是矯正成員的不負(fù)責(zé)態(tài)度和危害性行為，使之樹立起認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，并給其他成員以警示的作用。而激勵的作用則是鞏固成員對本職工作負(fù)責(zé)的態(tài)度，從而延續(xù)這種正確的工作態(tài)度，并給其他成員以榜樣的作用。
 
　　監(jiān)督的一般分為項目組內(nèi)的互相監(jiān)督以及獨立于項目組外的上級監(jiān)督。上級監(jiān)督由于其相對的獨立性，因此它可以有效排除人際關(guān)系以及利益關(guān)系的因素，顯得更準(zhǔn)確、嚴(yán)格和客觀。然而，由于工作量的關(guān)系，上級監(jiān)督往往無法隨時進(jìn)行，因而其缺乏快速反應(yīng)的能力。項目組內(nèi)部的互相監(jiān)督正可以彌補(bǔ)上級監(jiān)督的這種缺點，它可以隨時進(jìn)行，具有靈敏的反應(yīng)能力。當(dāng)然，它的缺點即是容易受人際關(guān)系和利益關(guān)系的影響而出現(xiàn)縱容、包庇的行為。因而，它同樣需要與上級監(jiān)督配合使用。而項目經(jīng)理在兩種監(jiān)督方式中的身份都很關(guān)鍵，監(jiān)督是否有效，項目經(jīng)理在其中能否承上啟下是關(guān)鍵所在。
三要素其實就是項目管理中“三個和尚”難題的解決之道。一個擁有共同目標(biāo)、人人物盡其用、彼此精誠合作、人際關(guān)系和睦、對工作高度負(fù)責(zé)同時又賞罰分明的具有高度團(tuán)隊協(xié)作能力的項目組，其所從事的項目毫無疑問一定是可以成功的。
 
　　那么對比“三個和尚”的失敗案例，我們看一下現(xiàn)實中成功應(yīng)用的團(tuán)隊協(xié)作三要素的案例——舉世聞名的美國海軍陸戰(zhàn)隊“海豹突擊隊”。顯然，一個作戰(zhàn)小分隊就是一個項目組，只有通過建立起良好的團(tuán)隊協(xié)作才可以確保任務(wù)的最終完成。
 
　　由于必須承擔(dān)特種作戰(zhàn)任務(wù)，突擊隊通常都是以小分隊的形式來組織行動的。由于人數(shù)不多，因此每一個小隊都根據(jù)隊員的具體特長進(jìn)行了最為明確的分工，從具體工作上分為班長、機(jī)槍手、通信員、突擊手、狙擊手、軍醫(yī)以及爆破手。他們都有各自相應(yīng)的獨立的職責(zé)，如班長負(fù)責(zé)指揮管理整個小隊，并協(xié)調(diào)隊員間的關(guān)系，類似于項目經(jīng)理。而各個隊員根據(jù)自己的具體工作也承擔(dān)了相應(yīng)職責(zé)，如通信員擔(dān)負(fù)與總部及友軍聯(lián)系的任務(wù)，狙擊手則負(fù)責(zé)狙擊對方重要目標(biāo)，軍醫(yī)則是各成員生命地保障。由于具體分工的明確和嚴(yán)格，因此每一個成員都必須盡自己最大的努力做好自己的本職工作，否則任何環(huán)節(jié)的差錯都會導(dǎo)致小隊的全軍覆沒。
 
　　而同時，小隊成員間也必須進(jìn)行默契的配合，因為只有當(dāng)他們成為一個完整的團(tuán)隊時，他們才可以完成自己的任務(wù)，而將小隊內(nèi)的任何成員單獨抽出來，放在敵人面前都會顯得孤立無助。就好比將小隊的核心——班長抽出來，顯然單憑他一人是無法獨立完成任務(wù)的。但是如果脫離了他的領(lǐng)導(dǎo)，小隊也將因為領(lǐng)導(dǎo)、管理的混亂成為一盤散沙。
 
　　在作戰(zhàn)時，小隊成員彼此信任，同時也彼此互相監(jiān)督。因為他們知道任何人不負(fù)責(zé)任的舉動都會使任務(wù)泡湯，甚至讓自己喪命。而上級的監(jiān)督則來自于憲兵，因為如果單憑自己小隊內(nèi)部的相互監(jiān)督，戰(zhàn)友的友誼很容易形成一種包庇行為。至于獎勵措施，則往往包括職位的升遷、軍銜的提升以及榮譽(yù)獎?wù)碌念C發(fā)。而懲罰的措施則來自于軍事法庭，一個叛徒或逃兵往往會被判處極刑。
 
　　這個成功的案例說明個人的力量終究是有限的，而團(tuán)隊協(xié)作是項目成功的力量源泉。在戰(zhàn)場上如此，在商場上的項目更是如此。