上述的問題會造成時間的嚴(yán)重浪費,那么如何開好一個會議?流程!需要一個規(guī)范的流程作為指導(dǎo):
1.確定會議的時間、地點、人物、主題、目標(biāo)、主持人、會議準(zhǔn)備人員
2.通知與會人員,事先就會議的主題、目標(biāo)進(jìn)行溝通,對需要審查的資料事先審查
3.預(yù)定會議室、投影儀、白板、筆記本電腦
4.打印會議資料,發(fā)放下去
5.接待與會人員,對外地趕來的與會人員安排好接站、住宿、車船票、送站
6.事先聯(lián)調(diào)設(shè)備,確保會議環(huán)境良好
7. 如果需要,則對會議的主持人進(jìn)行開會技巧的培訓(xùn)
8. 會議的變更及時通知相關(guān)人員(時間 地點等)
9. 會議要簽到
10.會議中服務(wù):添水、水果與點心、就餐等
11.會議中控制進(jìn)度
12.記錄會議決議
13.跟蹤會議決議的執(zhí)行
14.總結(jié)會議的得失,改進(jìn)會議的流程
以上是一個簡要的流程,當(dāng)然在實踐中您可以自己來豐富、完善。
在上述流程中有一個關(guān)鍵是會議的準(zhǔn)備,這是成功的起點,為確保準(zhǔn)備的充分,你可以設(shè)計一個檢查單,來提醒自己,如:
§ 與會的人員是否都通知到了?
§ 開會前需要準(zhǔn)備的設(shè)備是否齊全了?如:筆記本 投影儀 白板 白板筆 光筆 錄音機 板檫等
§ 地點是否明確?
§ 場地的容量是否足夠?
§ 場地的位置擺放是否合理?
§ 主題是否明確?
§ 主要發(fā)言人是否準(zhǔn)備充分了?
§ 需要發(fā)放的資料是否準(zhǔn)備齊全了?
§ 會議資料是否發(fā)放到每個人手里了?
§ 會議的變更是否通知了相關(guān)的所有人員?