職場(chǎng)勵(lì)志書稿

跟上上司腳步

——高效工作密碼

劉靖【著】

第四節(jié)：掌握超效能工作10個(gè)技巧

現(xiàn)在的社會(huì)是強(qiáng)調(diào)效率的時(shí)代，大家都知道效率在職場(chǎng)的重要作用，所以效率的話題是人人都不能回避的。但要成為職場(chǎng)的弄潮兒，還要掌握超效能工作的技巧。

我在一家港資企業(yè)從事管理咨詢時(shí)，曾建議總經(jīng)理對(duì)行政部經(jīng)理給予降級(jí)使用，其原因就是那位行政經(jīng)理在效率方面差強(qiáng)人意。每次安排她的事情，十有六七不能如期完成，而且一大堆的借口。有這樣的職員當(dāng)經(jīng)理，行政部的工作可想而知。

因?yàn)槊孀舆^不去，那位行政經(jīng)理在降職第二天就遞交了辭職書。我們給行政部新招聘一位注重高效和實(shí)效的經(jīng)理，行政部的工作局面很快就打開了。在高效經(jīng)理的帶領(lǐng)下，行政部的所有職員工作效率得到不同程度的提升，為企業(yè)高效運(yùn)營(yíng)起到了很好的促進(jìn)作用。

這里介紹幾個(gè)超效能工作的技法供讀者參考。

1．建立正確的效率觀。

思想觀念對(duì)于個(gè)人成長(zhǎng)是非常重要的，但思想觀念是可以通過不斷的學(xué)習(xí)逐步升華的。一旦樹立起正確的效率觀念，就能從內(nèi)心世界給工作打上高效的烙印。

許多成功的人士，也常常得益于他們的效率觀比別人棋高一籌。海爾集團(tuán)總裁張瑞敏先生倡導(dǎo)的“日事日畢、日清日高”是正確的效率觀；臺(tái)塑大王王永慶奉行的“把復(fù)雜的事情簡(jiǎn)化”是效率觀；日本豐田汽車公司的大野奈一創(chuàng)立的“精益生產(chǎn)”模式，同樣是正確的效率觀……

唯有樹立起高效工作的意識(shí)，然后尋求快捷的工作方法，才能創(chuàng)造出理想、快捷的工作業(yè)績(jī)。

2．讓時(shí)間管理熔合在工作當(dāng)中。

時(shí)間是我們工作中可資利用的特殊資源。要提高工作效率，科學(xué)的時(shí)間管理是必不可少的。事實(shí)證明，工作高效的人士都是善于利用時(shí)間并且注重時(shí)間管理的。

我們每個(gè)人都要面對(duì)瑣碎而復(fù)雜的工作，如果不能對(duì)時(shí)間作科學(xué)合理的安排，要高效工作就是一句空話。

那么，怎樣高效利用時(shí)間呢？

（1）將工作事項(xiàng)整理分類。我們常常看到這樣的情況：有的人工作開展的得心應(yīng)手，事務(wù)處理的井井有條，業(yè)績(jī)非?？捎^。而另有一些人卻顯得力不從心，工作的效率和質(zhì)量都大打折扣。細(xì)細(xì)觀察就會(huì)發(fā)現(xiàn)，工作井井有條、業(yè)績(jī)非常可觀的人，是懂得對(duì)工作整理分類的人，他們會(huì)按照重要程度和時(shí)間要求將工作分出主、次和先、后，然后進(jìn)行統(tǒng)籌安排。另一種人則缺少這方面的意識(shí)，工作處于無序狀態(tài)，所以很難高效起來。例如辦公室工作，就可以按照“事務(wù)型”和“思考型”，將其分為兩個(gè)大類：

A．事務(wù)型工作：填寫工作報(bào)表、收發(fā)E-mail、整理備忘錄、處理信函等。這些常規(guī)性的工作因其性質(zhì)相近，可以將其劃為一個(gè)大類，集中整塊的時(shí)間處理（甚至可以安排情緒不佳的時(shí)候或零碎的工作間隙來完成）。

B．思考型工作：這類工作需要?jiǎng)幽X筋，要有靈感作依托才有效率，所以要安排在頭腦清醒、精力充沛、沒有干擾的時(shí)間段才有效率。

（2）認(rèn)真分析工作重點(diǎn)、難點(diǎn)。我們的工作常常存在這樣的情況：有的較為緊迫，必須馬上完成；有的則可以適度放緩；有的要求精度很高，需要用心做細(xì)做好；有的不必花費(fèi)太大精力；有的卻非一人之力所能解決，需要借助他人或者團(tuán)隊(duì)的力量。經(jīng)過認(rèn)真的分析，找出其中的重點(diǎn)、難點(diǎn)，為制訂工作計(jì)劃提供可行的參考依據(jù)。

（3）制訂相應(yīng)的工作計(jì)劃。導(dǎo)入有效的計(jì)劃，能讓工作有條不紊的展開，減少盲目性和工作遺漏狀況。

制訂工作計(jì)劃要注意2點(diǎn)：

A．有效性。任何的計(jì)劃都要具備時(shí)效性，所以要對(duì)完成任務(wù)的時(shí)間作好考量，先梳理工作內(nèi)容，將要做的工作按照輕重緩急進(jìn)行劃分，合理安排具體時(shí)間。有些較特殊的工作，還要考慮多投入時(shí)間和精力。

B．可行性。工作計(jì)劃不是做給別人看的，是高效工作必不可少的科學(xué)管理手段，所以要求能切切實(shí)實(shí)的執(zhí)行，不能有應(yīng)付的心態(tài)。

（4）加強(qiáng)完成任務(wù)的緊迫感。工作計(jì)劃一旦確定下來，就要加強(qiáng)執(zhí)行。因此要有緊迫感，學(xué)會(huì)給自己施加壓力。

3．隨時(shí)調(diào)整工作方法。

要實(shí)現(xiàn)工作高效，除了上面的努力之外，還要學(xué)會(huì)變通，尋找行之有效的第二條或第三條路。

譚先生是香港人，在一家港資金屬制造有限公司就任生產(chǎn)經(jīng)理。公司要對(duì)生產(chǎn)車間推行標(biāo)準(zhǔn)化戰(zhàn)略，實(shí)施“7S”管理（即整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)、安全、節(jié)約）。剛開始時(shí)，譚先生采用常規(guī)方式，將7個(gè)項(xiàng)目同時(shí)推進(jìn)，結(jié)果效果很不理想，受到老板的質(zhì)疑。譚先生向我訴說他們推行“7S”管理的困惑，并誠(chéng)意請(qǐng)我給他們指點(diǎn)一二。

我了解到該公司的實(shí)際情況后，引導(dǎo)譚先生先在7個(gè)項(xiàng)目中找出關(guān)鍵因素——素養(yǎng)，以及素養(yǎng)的核心因素——人。

我在從事管理培訓(xùn)時(shí)，發(fā)現(xiàn)很多學(xué)員對(duì)“5S”和“7S”都有不同程度的誤解，認(rèn)為幾個(gè)項(xiàng)目同樣重要。其實(shí)不管是推行“5S”管理還是“7S”管理，最重要的都是“素養(yǎng)”這個(gè)要素。因?yàn)閷?shí)施“5S”和“7S”管理的關(guān)鍵是要做好整理、整頓、清掃、清潔后的維持工作，所以要讓車間所有員工都認(rèn)識(shí)到實(shí)施“5S”和“7S”管理的好處，并培養(yǎng)他們遵守紀(jì)律、規(guī)則和維護(hù)成果的自覺性，讓大家共同維持那些來之不易的成果。如果不在“人”的思想意識(shí)方面加強(qiáng)，其他項(xiàng)目做的再好也沒有多大意義。

我建議譚先生調(diào)整工作方法，將原來“7個(gè)項(xiàng)目同時(shí)推進(jìn)”的做法調(diào)整為重點(diǎn)加強(qiáng)素養(yǎng)教育，提高干部和員工的素養(yǎng)。

在培訓(xùn)課上，我也向?qū)W員提出：要在實(shí)施“5S”和“7S”管理工作中取得良好業(yè)績(jī)，一定要從“素養(yǎng)”這個(gè)關(guān)鍵要素入手，先解決“人”的問題。

譚先生接受我的建議，將其他6個(gè)項(xiàng)目暫停，重點(diǎn)實(shí)施素養(yǎng)教育。

等大家對(duì)實(shí)施“7S”管理的重要性充分理解了，提高了認(rèn)識(shí)，我又建議他們選擇一個(gè)部門作為實(shí)施“7S”管理的示范點(diǎn)。并要求示范點(diǎn)對(duì)每一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)節(jié)分解，將所有的細(xì)節(jié)做到位。譚經(jīng)理要求示范部門嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)操作，很快收到了不同尋常的效果，在公司標(biāo)準(zhǔn)化管理中樹立了典范。

緊接著，我建議譚經(jīng)理帶領(lǐng)各部門到示范點(diǎn)參觀學(xué)習(xí)，對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)作強(qiáng)調(diào)要求。這樣一來，各部門的干部、員工不但提高了對(duì)“7S”管理的認(rèn)識(shí)，也掌握了實(shí)施“7S”的步驟和操作技巧，從而減少了盲目性。

在時(shí)機(jī)成熟時(shí)，該公司全面導(dǎo)入“7S”實(shí)施，結(jié)果收到了意想不到的效果。公司老板對(duì)譚經(jīng)理徹底扭轉(zhuǎn)7S困局的工作效果給予很高評(píng)價(jià)。

4．隨時(shí)記錄靈感。

靈感是稍縱即逝的東西，對(duì)從事思考型工作的員工來說，靈感就是效率，更應(yīng)該隨時(shí)抓住。

2010年冬天，我在深圳講《現(xiàn)場(chǎng)管理與現(xiàn)場(chǎng)改善》課程，中間休息時(shí)，無意中聽到兩個(gè)公司的老板在聊成本的事情，從表情來看，他們對(duì)成本既非常關(guān)心又頗為無奈。的確，這幾年企業(yè)的老板被成本上漲問題折磨得很頭疼，又苦無良策。雖然我講的《現(xiàn)場(chǎng)管理與現(xiàn)場(chǎng)改善》課程也涉及到成本，但針對(duì)性不強(qiáng)。我抓住企業(yè)老板最關(guān)注成本的問題，馬上將這個(gè)靈感記錄下來。回到東莞市，我就抽時(shí)間研發(fā)成本管理的課程。通常的成本包括外部成本、內(nèi)部成本、運(yùn)營(yíng)成本、倉(cāng)儲(chǔ)成本、管理成本、制造成本、營(yíng)銷成本、工資成本等等，可謂包羅萬象。要講這樣的課需要耗費(fèi)許多時(shí)間。而企業(yè)老板對(duì)耗費(fèi)太多時(shí)間的課程通常不太感冒。我就決定開發(fā)一個(gè)針對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)成本管理的課程，授課時(shí)間限定在1天，課題叫做《低成本卓越現(xiàn)場(chǎng)管理》。結(jié)果這個(gè)課程從2011年在珠三角地區(qū)開講以來，很受企業(yè)歡迎。公開課、內(nèi)訓(xùn)課講了好多場(chǎng)。

5．超越一點(diǎn)點(diǎn)。

可能有人覺得一點(diǎn)點(diǎn)是微不足道的事情。但再大的數(shù)字、再高的效率，都是從一點(diǎn)點(diǎn)做起來的。如果我們能堅(jiān)持比同事或者比自己的昨天多超越一點(diǎn)點(diǎn)，很可能就會(huì)獲得高效的效果。

1996年夏天，我在東莞市一家剛籌建的港臺(tái)合資企業(yè)任彩繪部主管。當(dāng)時(shí)公司里9個(gè)部門主管，我負(fù)責(zé)的部門人員最多，事情也雜。要在9個(gè)部門中脫穎而出并不容易。我雖然無意在眾人中脫穎而出，但我總覺得要做什么事情就要做得更好。不管是我個(gè)人的工作還是彩繪部的工作，我都堅(jiān)持比別的部門主管要超越一點(diǎn)點(diǎn)。3個(gè)月后，我每天、每事都超越一點(diǎn)點(diǎn)的效果就顯現(xiàn)出來了，個(gè)人工作效率和部門管理效果在9個(gè)部門中都名列榜首。又過了2個(gè)多月，香港總經(jīng)理將我負(fù)責(zé)的彩繪部樹為全公司的標(biāo)桿部門，我個(gè)人的綜合素養(yǎng)和工資待遇也與別的部門主管拉開了距離。1997年春天，我被提升為后段課長(zhǎng)，分管包裝、成檢、彩繪、白檢、施釉5個(gè)部門。

后來我加盟企業(yè)管理咨詢行業(yè)，依然堅(jiān)持比別人超越一點(diǎn)點(diǎn)，比昨天超越一點(diǎn)點(diǎn)，同樣收到高效的效果。幾年時(shí)間，我從咨詢師一步步成長(zhǎng)為項(xiàng)目總監(jiān)、高級(jí)培訓(xùn)師、培訓(xùn)師導(dǎo)師、總經(jīng)理，直到后來?yè)碛凶约旱淖稍児尽A企盛世企業(yè)管理咨詢有限公司。

每天不論是超越別人的一點(diǎn)點(diǎn)還是超越自己昨天的一點(diǎn)點(diǎn)，都極有可能成為決定你工作效率的關(guān)鍵點(diǎn)。

6．學(xué)會(huì)把握行動(dòng)時(shí)機(jī)。

善于把握時(shí)機(jī)也是提高工作效率的有效方式。我們看看成功人士是怎樣做的。

在中國(guó)的企業(yè)家中，被稱為中國(guó)管理教父的張瑞敏就是一個(gè)善于把握時(shí)機(jī)的領(lǐng)導(dǎo)人。1985年，海爾冰箱遇到了質(zhì)量瓶頸，公司采取了不少控制質(zhì)量的措施，結(jié)果卻不盡人意?？蛻敉对V呈增多趨勢(shì)。張瑞敏讓品質(zhì)部門對(duì)剛?cè)雮}(cāng)庫(kù)尚未銷售的冰箱進(jìn)行拆封檢查，結(jié)果從400多臺(tái)包裝好的冰箱中檢查出76臺(tái)有問題的產(chǎn)品。張瑞敏決定抓住這個(gè)時(shí)機(jī)，對(duì)海爾干部職工進(jìn)行質(zhì)量意識(shí)教育。于是，海爾發(fā)生了被消費(fèi)者稱道的砸冰箱事件。后來，哈佛大學(xué)商學(xué)院還把海爾砸冰箱作為商業(yè)案例進(jìn)行研究。

因?yàn)樾袆?dòng)時(shí)機(jī)把握得好，使張瑞敏對(duì)海爾的質(zhì)量改善收到了驚人的效果。張瑞敏將此方式推而廣之，教導(dǎo)下面的干部職工學(xué)會(huì)把握行動(dòng)時(shí)機(jī)提高工作效率。海爾今天能在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中迅速脫穎而出，也是和張瑞敏這種“把握行動(dòng)時(shí)機(jī)提高工作效率”的領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)分不開的。

在日常工作中能夠把握好行動(dòng)的時(shí)機(jī)，可以收到事半功倍的工作效率。

7．認(rèn)真做好一件事。

在職場(chǎng)不乏這樣的員工，他們自詡為“高效工作者”，但做事情卻缺乏認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，偏面追求所謂的速度，結(jié)果在效果方面打了折扣，留下不少遺留問題，讓上司和同事為之頭痛。每次做完工作，上司都要費(fèi)心審核，甚至還要幫他們做善后工作。其實(shí)，這樣的員工對(duì)高效工作存在很大的誤解。高效的定義是在保證效果的情況下提高工作效率，所以效率和效果是孿生兄弟。

山東省的著名書畫家劉畔丁先生，就是名符其實(shí)的高效率書畫家。2011年，劉畔丁先生到東莞市游歷習(xí)書作畫，因我年輕時(shí)也喜歡信筆涂鴉的寫畫幾筆，所以畔丁先生時(shí)常和我聊些書畫方面的事，我們相交甚深。雖然是聲名很高的書畫家，劉畔丁在對(duì)待每一幅書法和繪畫作品時(shí)，其態(tài)度都是認(rèn)真審慎的。一次，我的一個(gè)編輯朋友想要一幅蘇東坡的《赤壁懷古》，要我請(qǐng)劉畔丁寫。因那首詞字?jǐn)?shù)較多，個(gè)別字寫的效果稍微不理想，如果不是書畫內(nèi)行人士根本看不出來，但畔丁先生堅(jiān)持要重新寫，四易其稿，終于給了我一幅完美無缺的書法作品。劉畔丁先生的書畫在山東的銷售勢(shì)頭很好，在東莞市習(xí)書作畫時(shí)，他每周都要往家里的畫廊發(fā)回很多書畫作品，但他從來不為追求效率而降低作品的藝術(shù)價(jià)值。因此，從他的書畫工作室出來的每一幅作品，都可稱得上是書畫精品。我多次到他的畫室看他寫字作畫，他對(duì)待書法作品的每一個(gè)筆劃，繪畫作品的每一個(gè)細(xì)節(jié)都一絲不茍。正因?yàn)檫@樣，他才得以被書畫界人士稱之為高產(chǎn)的書畫家。

8．練好基本功。

高效工作離不開扎實(shí)的基本功，而練習(xí)基本功需要一定的精力和耐心。

說起豐田的高效管理，大家都會(huì)豎大拇指。豐田之所以能在世界汽車市場(chǎng)占據(jù)如此重大的份額，是和產(chǎn)品質(zhì)優(yōu)價(jià)廉分不開的。能做到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的前提是他們公司的員工在工作之余苦練基本功，以適應(yīng)大野奈一先生提出的“恰好準(zhǔn)時(shí)制”工作要求。以前豐田要變換800噸沖床的程序需要3個(gè)多小時(shí)，豐田精益生產(chǎn)的創(chuàng)造者大野奈一要求流水線員工苦練基本功，經(jīng)過努力，大家都熟練掌握了快速更換程序所需的工作技能，整體配合非常默契，結(jié)果將變換程序的時(shí)間壓縮到3分鐘左右。

在中國(guó)的文字中，“雞”和“吉”是諧音，所以許多人喜歡有著吉祥寓意的雞圖案。若干年前，有個(gè)善于畫雞的畫師被召進(jìn)皇家畫院為宮廷作畫。在高手云集的皇家畫院里，畫師覺得自己畫雞的效率和功底都不很理想。為了將雞子畫出最快的效率，最高的水準(zhǔn)，畫師到很多地方去寫生，并刻苦練習(xí)畫雞技法。一年后，他接到為皇帝畫雞的命令。這時(shí)候的畫師已將畫雞的基本功練習(xí)得爐火純青?，F(xiàn)場(chǎng)作畫時(shí)，他僅用了短短5分鐘時(shí)間，一幅大寫意的雄雞報(bào)曉圖就栩栩如生的躍然紙上，深得皇帝贊賞。而以前這位畫師畫一幅同樣的雞子需要半個(gè)多小時(shí)，畫出的效果也比不了現(xiàn)在。將前后進(jìn)行對(duì)比，畫師真正達(dá)到了超效能工作的目的。

9．執(zhí)著于工作。

我們?nèi)本?、踏踏?shí)實(shí)的投入到工作當(dāng)中，也不見得就一定能高效做好工作。如果三心二意的對(duì)待本職工作，則注定沒辦法把工作做好。我有位咨詢界同行這樣說：“短時(shí)間的有效率不是高效率工作。只有長(zhǎng)時(shí)間的堅(jiān)持不渝，才能獲得真正的高效率?！?/span>

張中山是享譽(yù)豫東的農(nóng)民書法家，1990年曾奪得“中國(guó)中青年書畫大賽書法二等獎(jiǎng)”的桂冠，我給他撰寫一篇文章《農(nóng)家墨香飄海外》，刊登在《河南日?qǐng)?bào)》和《周口日?qǐng)?bào)》上。我和張中山是好朋友，對(duì)他比較了解。他能取得如此殊榮，除了天分之外，對(duì)書法的執(zhí)著精神是他取得成就的基石。在此之前，他就獲得了大大小小幾十個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)，證書和獎(jiǎng)杯裝滿了一大柜子。即便如此，他還是堅(jiān)持每天臨池不輟。不管是行、楷、草、隸、篆，他都練到爐火純青的地步。每遇創(chuàng)作，他都能以較快速度一氣呵成。應(yīng)該說，這樣快速的完成精品創(chuàng)作，是他執(zhí)著工作的結(jié)果。

10．勤于總結(jié)。

總結(jié)的目的是為了檢討工作效果、尋找差距，一旦發(fā)現(xiàn)問題，好及時(shí)糾正，確立正確、有效的工作方向。

我以前在一家管理咨詢公司任職總經(jīng)理時(shí)，每周都要對(duì)講師進(jìn)行訓(xùn)練。每次訓(xùn)練，我都會(huì)要求參加培訓(xùn)的講師對(duì)學(xué)習(xí)內(nèi)容和自身問題進(jìn)行認(rèn)真總結(jié)。每次總結(jié)，大家都能找到自身的不足，然后有針對(duì)性的強(qiáng)化訓(xùn)練。這樣的總結(jié)，既縮短了對(duì)講師的培訓(xùn)周期，也使他們的授課效果得以加強(qiáng)，學(xué)員的滿意度得以快速提升。

說明：

《跟上上司腳步——高效工作密碼》由企業(yè)管理出版社出版，全國(guó)新華書店發(fā)行，各售書網(wǎng)站均有銷售。