致勝職場

行政人員職業(yè)化訓(xùn)練(一)

陳馨賢

    對(duì)于一個(gè)組織而言，行政工作在其廣度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于組織其它方面的業(yè)務(wù)。行政工作本身涉及到組織內(nèi)部上上下下、左左右右、里里外外的溝通和協(xié)調(diào)。而行政管理有三大功能分別是：管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)。其中管理主干，行政管理工作內(nèi)部涉及面十分廣泛，涉及到一個(gè)組織全部動(dòng)作過程，而行政重審工作深度，又涉及到許多局外人難以想象的細(xì)微末節(jié)。協(xié)調(diào)是核心，行政管理工作是領(lǐng)導(dǎo)和各部門、領(lǐng)導(dǎo)與員工、員工與員工之間的橋梁。服務(wù)是根本，行政管理工作涉及到每個(gè)人的切身利益，這就要求行政人員以樹立服務(wù)為根本思想，盡職盡責(zé)去完成自己的使命中。

    所以說，行政工作對(duì)任何一個(gè)組織而言都十分重要，而行政人員的素質(zhì)、行政人員職業(yè)化水平，則是確保行政工作完成情況的關(guān)鍵因素?？傮w來說，行政人員需要從九個(gè)方面來完成自身的職業(yè)化訓(xùn)練。

    行政人員職業(yè)化訓(xùn)練之九九歸一----高素質(zhì)

    行政工作的特殊性要求行政工作人員的要具備比較高的素質(zhì)。

1.初級(jí)秘書：協(xié)助上司的工作

主要工作如下：

接聽電話、上傳下達(dá)；管理檔案、文件等；

使用各類辦公用具(傳真、復(fù)印、電腦)；使用互聯(lián)網(wǎng)；

使用辦公軟件:打字、制表、作幻燈；接待；

其它事務(wù)性的簡單工作；

2.中級(jí)秘書：分擔(dān)上司的工作

主要工作如下：

起草公文、文件及其它需要的文字工作；

溝通協(xié)調(diào)各種關(guān)系；

組織、召集相關(guān)的會(huì)議；

管理上司工作日程；

公司內(nèi)、外的簡單事務(wù)的處理；

收集相關(guān)信息資料等；

語言要求

3.高級(jí)秘書：管理、參謀、支持上司工作

主要工作如下：

安排、管理上司的工作時(shí)間；

主持大型商務(wù)、文化活動(dòng)；

信息的處理與分析；

對(duì)公司內(nèi)外經(jīng)營、管理事務(wù)提供參謀和決策支持；

語言支持

    行政人員職業(yè)化訓(xùn)練之九九歸一----明角色

    “角色”一詞的源于戲劇，自1934年米德（G.H.Mead）首先運(yùn)用角色的概念來說明個(gè)體在社會(huì)舞臺(tái)上的身份及其行為以后，角色的概念被廣泛應(yīng)用于社會(huì)學(xué)與心理學(xué)的研究中。社會(huì)學(xué)對(duì)角色的定義是“與社會(huì)地位相一致的社會(huì)限度的特征和期望的集合體”。在組織管理中，組織對(duì)不同的員工有不同的期待和要求，就是組織中員工的角色。這種角色不是固定的，會(huì)隨著組織的發(fā)展和組織管理的需要而不斷變化。角色是一個(gè)抽象的概念，不是指具體的個(gè)人，它本質(zhì)上反映一種社會(huì)關(guān)系，具體的個(gè)人是一定角色的扮演者。

    老子在<道德經(jīng)>第三十三章中指出，“知人者智，自知者明?！睂?duì)于一名行政工作人員，要清楚的明白自己的角色，從組織的角度來說，行政人員，是組織中不可或缺的一員，從領(lǐng)導(dǎo)的角度來說，行政人員，又是領(lǐng)導(dǎo)的助手，要輔助領(lǐng)導(dǎo)開展工作等等。具體得來說，行政人員具備六種角色，領(lǐng)導(dǎo)者替身、為領(lǐng)導(dǎo)提供決策支持、當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀、也是具體事務(wù)的執(zhí)行者、組織的服務(wù)者、組織的職業(yè)經(jīng)理人。

    行政人員職業(yè)化訓(xùn)練之九九歸一----巧溝通

    溝通能力對(duì)于一名行政人員來說可以說是尤為重要，行政工作的三個(gè)重要職能，管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)都需要溝通來完成。那么就需要行政人員明白：

1、傳遞信息不算是溝通，溝通是有感情交流的，是思想互動(dòng)的。

2、溝通中白金法則，比黃金法則更重要。

3、溝通中三寶：聽、說、反饋。

4、聽要聽懂，要能聽出別人的話中的意思。

5、說要說對(duì)，不能信口開河，想說什么就說什么。

6、反饋要及時(shí)，及時(shí)的反饋不僅可以讓我們的溝通對(duì)象感受到我們對(duì)他們的重視，更能使我們溝通可以盡快的達(dá)到一致。

7、問要有意，或是開放式、或是封閉式、或是焦點(diǎn)式。

    行政人員職業(yè)化訓(xùn)練之九九歸一----控時(shí)間

    行政工作受領(lǐng)導(dǎo)的影響比較大，很多的時(shí)候，自己安排工作計(jì)劃時(shí)一定要考慮到領(lǐng)導(dǎo)的需求。我們的領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格各不相同，有的領(lǐng)導(dǎo)屬于早起的鳥兒，他在早上工作的效率比較高，那么，我們就盡量安排領(lǐng)導(dǎo)在早上做重要的事情。有需要請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)候，也盡量安排在上午進(jìn)行。有的領(lǐng)導(dǎo)屬于晚上的神仙，他們的后勁十足。那么，我們也要做到心中有數(shù)，適時(shí)的安排。

    同時(shí)，行政人員也要安排好自己的工作，所以的工作時(shí)間不要全部安排滿，只需要安排工作時(shí)間的60%即可，其它的時(shí)間來應(yīng)對(duì)各種突發(fā)的情況，工作一定要有時(shí)間計(jì)劃表，沒有時(shí)間計(jì)劃的工作容易走形式。

    簡單的說，行政人員要會(huì)打時(shí)間管理的十八羅漢拳：

                一拳：時(shí)間計(jì)劃表

                二拳：管理好上司的時(shí)間

                三拳：區(qū)分你可掌控的時(shí)間

                四拳：每日工作效率單

                五拳：互不打擾原則

                六拳：日事日畢

                七拳：上級(jí)的最佳時(shí)間

                八拳：良好的工作習(xí)慣

                九拳：多頭并舉

                十拳：決不盡到

                十一拳：設(shè)定期限

                十二拳：整理整頓

                十三拳：有舍才有得

                十四拳：善借外力

                十五拳：一步到位

                十六拳：聚少成多

                十七拳：敢于說“不”

                十八拳：勞逸結(jié)合

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