致勝職場

行政人員職業(yè)化訓(xùn)練(二)

陳馨賢

    行政人員職業(yè)化訓(xùn)練之九九歸一----緩壓力

    人都有七情六欲，每個(gè)人也都有壓力，我們行政工作人員那當(dāng)然也是如此。對于一般的工作人員而言，他的情緒最多會(huì)影響到他的上級(jí)、同事，而行政人員情緒還有可能會(huì)帶來不必要的猜疑與誤會(huì)。所以，行政人員要懂得緩解自己的壓力，調(diào)整自己的情緒。

    緩解壓力首先從了解自己的壓力源開始，每個(gè)人的產(chǎn)生壓力的壓力源都不相同；有人的是因?yàn)槌删透行枰a(chǎn)生壓力；有的人是因?yàn)樽陨韮r(jià)值需要；有的人是因?yàn)樯钯|(zhì)量需要；有的人總覺得自己不夠好，他想彌補(bǔ)自身不足需要，也會(huì)產(chǎn)生壓力；有的是所處環(huán)境帶來的壓力；有的是因?yàn)樯鐣?huì)引導(dǎo)，有的是因?yàn)榧彝ピ?；有的是面子原因；有的跟隨性需要；當(dāng)然也有很少一部分是因?yàn)樯嫘枰?/p>

    當(dāng)我們明白自己產(chǎn)生壓力的壓力源是什么之后才能夠有地放矢的去緩解自己的壓力。

     行政人員職業(yè)化訓(xùn)練之九九歸一----好會(huì)議

    日常的行政工作離不開會(huì)議，而對會(huì)議的管理能力如何，則不僅關(guān)系于一次會(huì)議開得結(jié)果如何，還關(guān)系到組織工作效率水平。如何一個(gè)組織在會(huì)議在浪費(fèi)的時(shí)間太多，一些會(huì)影響這個(gè)組織日常的工作效率。所以，會(huì)議前的準(zhǔn)備工作就顯得非常重要了。

    做好會(huì)前準(zhǔn)備工作“六心”：“巧心”安排議題、議程，“精心”擬訂與會(huì)人員名單，“悉心”申請會(huì)議所需資金，“用心”會(huì)場選擇與布置(設(shè)備、用具等準(zhǔn)備)，“妙心”安排食宿和茶水，“真心”發(fā)出會(huì)議通知并確認(rèn)。除了要做好會(huì)前的準(zhǔn)備工作，會(huì)議中的組織，會(huì)議主持人的選擇與擔(dān)當(dāng)，會(huì)議后善后處理也有相應(yīng)的要求。

    行政人員職業(yè)化訓(xùn)練之九九歸一----善文檔

    行政工作離不開文件，有了文件就一定會(huì)有文檔的處理。文檔管理是以管理規(guī)范為主，對文檔進(jìn)行有效管理的解決手段。它主要提供對文檔的分類、整理、存儲(chǔ)、更新及使用的統(tǒng)一解決和管理辦法。

1、分類

原則：方便使用；操作簡單；設(shè)置合理

方法：

按工作的主要內(nèi)容分，例如：申請、報(bào)告、合約等，類別下面再劃分次類別。

按事件的完成時(shí)間分，如今天要完成的、明天要完成的、以后再辦的；

按事件的處理狀態(tài)分，如：已完成文檔、未完成文檔、辦理中文檔；

按公司部門分，例如：人事部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)部等，類別下面再劃分次類別。

2、整理

原則：以時(shí)間順序?yàn)橹?，以檔案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。

先發(fā)生的檔案存檔在前，后發(fā)生的檔案存檔在后；

方法：

（1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的東西應(yīng)該在你的手邊，隨手可取。

（2）把暫時(shí)不用的文件移走。

（3）建立文檔編號(hào)，一部分編號(hào)01—12，代表每年的每一個(gè)月；另一部分編號(hào)01—31號(hào)，代表一個(gè)月的每一天。

（4）一般歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。

（5）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列

3、存儲(chǔ)

普通文件：文件柜、箱

電子文件：硬盤光盤

原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨(dú)存放；保證安全；

檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應(yīng)適當(dāng)標(biāo)識(shí)。案卷封面標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確，左上角應(yīng)有檔號(hào)、檔案箱號(hào)、縮微號(hào)，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。

4、更新和使用

定期整理、更新，三個(gè)月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國家規(guī)定的除外）

讓你的檔案更加有效的小秘訣：

（1）使用大寫、清楚的字母標(biāo)示檔案。

（2）使用彩色標(biāo)識(shí)能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。

（3）將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標(biāo)示。

（4）為大型的資料建立索引。

    行政人員職業(yè)化訓(xùn)練之九九歸一----妙公文

    一提到公文，我們就不能不提到一個(gè)人，曹丕。曹丕是一位愛好寫作的君主,史稱他“年八歲,能屬文,有逸才,遂博貫古今經(jīng)傳諸子百家之書”“,好文學(xué),以著述為務(wù)”。作為文學(xué)家,他一生著述豐富,且詩、賦、散文均有傳世佳作。不僅如此,曹丕還是我國古代公文發(fā)展史上的重要人物,首先,他是公文寫作的實(shí)踐者,他一生創(chuàng)作了大量的各種文體公文,其中詔69篇,書37篇,令26篇,表3篇,銘3篇;其次,他是公文理論的開拓者,魏晉以前,我國公文理論基本上是一片空白,曹丕推出了有關(guān)公文寫作的理論專著《典論·論文》,該書首倡公文“經(jīng)國之大業(yè),不朽之盛事”的經(jīng)國緯世的功用,提出文章“四科八體”之論,《典論·論文》成為中國公文理論的濫觴。公文對一個(gè)國家的重要性可見一斑，公文對一個(gè)而言也是有著十分重要的意見?？梢哉f公文寫作水平就是一家單位的臉面。

    有關(guān)于行政人員公文寫作訓(xùn)練請參看，筆者相關(guān)文章“公文寫作‘明’、‘文’、‘規(guī)’、‘定’”，在這里筆者不多做論述。

    行政人員職業(yè)化訓(xùn)練之九九歸一----佳形象

    孔子有云：君子不可以不學(xué)，見人不可以不飾。不飾而無貌，無貌則不敬，不敬而無禮，無禮不以立。告訴我們每一個(gè)都要注意自己的形象，作為一名行政人員同樣是如此。

    行政人員經(jīng)常要在組織內(nèi)部與各個(gè)部門的人打交道，一個(gè)良好的職業(yè)形象，可以增強(qiáng)別人對自身的信心，使我們內(nèi)部的交往更加通暢。行政人員還需要與組織外部的人員打交道，此時(shí)行政人員的形象就不僅僅是代表著自己，還帶代表著組織。試問一個(gè)優(yōu)秀的組織怎么可能會(huì)雇傭一名素質(zhì)很低的員工，優(yōu)秀的組織中一定都有優(yōu)秀的員工，這些員工優(yōu)秀不僅僅是能力上，還包括這些員工對自己是不是負(fù)責(zé)。一個(gè)對自己負(fù)責(zé)的員工會(huì)讓自己時(shí)刻保持良好的形象。

     正如余世維老師說得那樣，什么是職業(yè)化，職業(yè)化就是我們在合適的時(shí)間，合適的地點(diǎn)，用合適的方式去做合適的事情。我們行政人員職業(yè)化訓(xùn)練一定要結(jié)合我們實(shí)際工作，來學(xué)會(huì)在合適的時(shí)間，合適的地點(diǎn)，用合適的方式去做合適的事情。

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