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周光輝:杜絕管理工作的六種浪費

企業(yè)管理

2016-01-20 21796

杜絕管理工作的六種浪費

管理中所歸納的“六種浪費”，主要發(fā)生在現(xiàn)場，但是產(chǎn)生這些浪費的深層次的原因是什么？如果僅僅關(guān)注現(xiàn)場存在的浪費，而不解決被現(xiàn)象所掩蓋的本質(zhì)問題，無疑是舍本逐末。為了使消除浪費的活動深入有效地開展下去，我首次提出管理工作中的“六種浪費”的概念，來引導(dǎo)大家共同參與這項工作。

第一種：等待浪費

1、等待上級的指示上級不安排工作下級就坐等，上級不指示下級就不執(zhí)行，上級不詢問下級就不匯報，上級不檢查下級就拖著辦。

2、等待下級的匯報任務(wù)雖已布置，但是沒有檢查、監(jiān)督。不主動深入調(diào)查情況，掌握第一手資料，只是被動地聽下級匯報，不做核實就做決定或者向上級匯報。

3、等待對方的回復(fù)我已與對方聯(lián)系過，什么時候得到回復(fù)我無法決定，延誤工作的責(zé)任應(yīng)該由對方負(fù)責(zé)，我只能等。

4、等待生產(chǎn)現(xiàn)場的聯(lián)系職能部門不主動去為現(xiàn)場提供服務(wù)，而是坐等現(xiàn)場的聯(lián)系，認(rèn)為多等一會有什么了不起，卻沒有設(shè)身處地去為現(xiàn)場著想，嚴(yán)重地影響了生產(chǎn)現(xiàn)場問題的及時解決。
點評：這些“等待”在工作中是大量存在的，主要是中層管理人員缺乏責(zé)任心和主動精神，不愿意承擔(dān)責(zé)任。對于這種浪費，我認(rèn)為，可以用5W1H來進(jìn)行計劃分解，然后進(jìn)行控制、檢查和考核。實際上，X和Y理論都不能從根本上解決問題，X+Y相輔相成也許更好一些。

第二種：無序浪費

“沒有規(guī)矩，不成方圓”，這句古語說明了秩序的重要性。缺乏明確的規(guī)章、制度、流程，工作中容易產(chǎn)生混亂，這是眾所周知的。但如果有令不行、有章不循，按個人意愿行事造成的無序浪費，更是非常糟糕的事。

1、職責(zé)不清造成的無序由于制度、管理等方面的原因，造成某項工作好像兩個部門都管，卻糾纏不休，整天扯皮，使原來的有序反而變成無序，造成企業(yè)制定混亂。

2、業(yè)務(wù)能力低下造成的無序素質(zhì)低下、能力不能滿足工作需要，都會造成了工作的無序。應(yīng)該承擔(dān)某項工作的部門和人員，因能力不夠而導(dǎo)致工作混亂無序；當(dāng)出現(xiàn)部門和人員變更時，工作交接不力，協(xié)作不到位，人為增加了從“無序”恢復(fù)到“有序”的時間。

3、業(yè)務(wù)流程的無序直線職能制的縱向部門設(shè)置，對橫向的業(yè)務(wù)流程嚴(yán)重割裂，各部門大多考慮一項工作在本部門能否得到認(rèn)真貫徹，而很少考慮如何協(xié)助相關(guān)部門順利實施。

點評：管理者應(yīng)該分析造成無序浪費的原因，努力抓住主要矛盾，思考在這種的無序狀態(tài)中，如何通過有效的方法，使無序變?yōu)橄鄬τ行颍瑥亩腺Y源，發(fā)揮出最大的效率。這是中高層管理者應(yīng)該注意和重點考慮的問題之一。

第三種：協(xié)調(diào)不力浪費

所謂協(xié)調(diào)，就是指組織中的一切要素、工作或活動要和諧地配合，以便于組織的整體目標(biāo)能夠順利實現(xiàn)。有了良好的協(xié)調(diào)，就會出現(xiàn)1＋1＞2的協(xié)同效應(yīng)。因此法約爾把協(xié)調(diào)視為管理的一項基本職能。而如果在管理工作中協(xié)調(diào)不力，就會造成工作停滯等方面的浪費。

1、工作進(jìn)程的協(xié)調(diào)不力由兩個部門共同承擔(dān)的工作出現(xiàn)問題，雙方都不主動聯(lián)系，還需要第三個部門協(xié)調(diào)，相互間的工作缺乏協(xié)作精神和交流意識，結(jié)果工作沒人管，原來的小問題也被拖成了大問題。

2、上級指示的貫徹協(xié)調(diào)不力對上級的工作指示及相關(guān)會議布置的工作沒有傳達(dá)，即使傳達(dá)了卻沒有進(jìn)行有效的協(xié)調(diào)來組織落實，形成口號接力，工作在本部門出現(xiàn)停滯，沒有得到有效地貫徹，形成工作盲區(qū)。

3、信息傳遞的協(xié)調(diào)不力信息流轉(zhuǎn)到某個部門出現(xiàn)了停滯，使應(yīng)該得到這些信息的相關(guān)部門掌握不到，難以有效地開展工作。

4、業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)不力絕大多數(shù)的管理活動，不是一個部門所能獨立完成的，需要兩個以上部門相互配合，按橫向的業(yè)務(wù)流程來完成。

點評：協(xié)調(diào)不力是管理工作中最大的浪費之一，它使整個組織不能形成凝聚力，缺乏團(tuán)隊意識、協(xié)調(diào)精神，導(dǎo)致工作效率的低下。即使豐田這樣的管理水平較高的企業(yè)，協(xié)調(diào)也是非常令人傷腦筋的。如果出現(xiàn)協(xié)調(diào)不力，嘗試進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)調(diào)整，減少縱向的職能部門數(shù)量，通過對部長課長的授權(quán)，建立項目責(zé)任制，逐步打通橫向業(yè)務(wù)流程中的瓶頸，分階段地實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的重組和再造。

第四種：閑置浪費

我把管理工作中的庫存浪費稱之為“閑置”。機構(gòu)重疊，職能重疊……形成人浮于事，使生產(chǎn)經(jīng)營要素不能得到有效利用，造成了閑置的浪費。

1、職能的閑置或重疊公司在進(jìn)行組織設(shè)計時為某些部門設(shè)置了一些職能，但在實際工作中，該職能卻沒有發(fā)揮作用，造成了部門職能的閑置，而且對公司的相關(guān)工作產(chǎn)生了影響。

2、工作程序復(fù)雜化形成的重疊在某些情況下，對于一些不重要的任務(wù)，上級其實只承擔(dān)簽字的職能，但如果沒有上級的簽字或認(rèn)可，則業(yè)務(wù)就無法進(jìn)行，會出現(xiàn)等待和停滯等浪費。

3、人員的閑置人多好辦事，都強調(diào)本部門工作的重要性，增加人員，三個人干兩個人的工作。由于工作量不飽和，帕金森定律就發(fā)生作用了：為了避免上級“人浮于事”的批評，就開始制造出額外的工作。

4、信息的閑置。有些公司在信息閑置方面的浪費是極其驚人的，需要從根本上進(jìn)行變革，從信息的有目的搜集開始，經(jīng)匯總、分析、存檔、再輸出的全過程中，找出不準(zhǔn)確、不及時的浪費，并進(jìn)行根除。

點評：扁平化管理、業(yè)務(wù)流程再造、組織再造、過程管理等方法，都是工作流程化、規(guī)范化、職責(zé)化的有效措施，可以從某種程度上減少閑置的浪費。但是，更重要的是思想不能閑置，流水不腐，如果能不斷地用新的管理思想去沖擊舊的思維，自然會采取有效的對策去消除因閑置而發(fā)生的浪費。

第五種：應(yīng)付浪費

顧名思義，應(yīng)付就是工作雖然干了，但是不主動、不認(rèn)真，敷衍了事，不追求最好的結(jié)果，從而缺乏實際效果，是責(zé)任心不強的一種表現(xiàn)形式，這種浪費在工作中是經(jīng)常見到的。

1、應(yīng)付檢查公司布置的工作，沒有按計劃要求去完成，只做一些表面文章，去應(yīng)付公司的檢查。

2、應(yīng)付造成虎頭蛇尾在工作中沒有計劃與自查，做事只做前面，隨著時間的推移，后面的就忘做了甚至不做了。

南哥點評：應(yīng)付的浪費主要是由責(zé)任心不強和素質(zhì)低下等造成的，它實際上是工作中的失職，這種浪費對組織的損害是隱性的，將逐步侵蝕組織的肌體，是一種慢性毒藥。對這種司空見慣的浪費現(xiàn)象，決不能麻木不仁，聽之任之，而應(yīng)該建立健全以績效為中心的監(jiān)督考核機制，以減少浪費。

第六種：低效反復(fù)發(fā)生浪費

工作的低效率或者無效率相對于管理工作的高效率而言，低效率造成的隱性浪費是非常大的；原來只要一個人承擔(dān)的工作，需要兩個以上人員來完成；應(yīng)該按計劃完成的任務(wù)反復(fù)拖期。

1、管理者的低素質(zhì)學(xué)習(xí)能力的不足，危機意識的淡化，造成許多人員的素質(zhì)滿足不了工作高效的需求。

2、方法不當(dāng)人員安排不得當(dāng)，會導(dǎo)致低效率，計劃安排不合理，工作難以按期完成；順序安排有問題，會造成主次不分，重點工作無人跟進(jìn)。

3、固步自封的僵化思想過去的成功經(jīng)驗、過去行之有效的方法，會使某些“成功”人沾沾自喜，從而不思進(jìn)取，不繼續(xù)提高自己，使用原有的一套來面對千變?nèi)f化的內(nèi)部和外部環(huán)境，不僅導(dǎo)致了低效率，甚至?xí)侠壅麄€組織的前進(jìn)腳步，成為整個組織前進(jìn)的絆腳石。

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