項目為什么失敗
【案例】
某大學(xué)醫(yī)療中心是一所很大的教學(xué)和研究性醫(yī)院，其優(yōu)秀的保健業(yè)務(wù)、教育和研究在國內(nèi)享有聲譽。醫(yī)療中心（WCMC）的高層執(zhí)行委員會從提高和維護(hù)其聲譽出發(fā)，決定在中心安裝一套復(fù)雜的醫(yī)療診斷系統(tǒng)。系統(tǒng)將會聯(lián)接到WCMC的計算機服務(wù)器上，醫(yī)生們可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)獲得服務(wù)。因為WCMC的每一個醫(yī)生的辦公室都有一臺個人電腦，醫(yī)生和職員能從辦公室，也可以從他們的家里或者私人醫(yī)生開業(yè)辦公室通過簡單的點擊圖標(biāo)來訪問醫(yī)療系統(tǒng)，然后鍵入關(guān)于病人的癥狀、醫(yī)療史等等，就能夠得到一份有相關(guān)統(tǒng)計表格的診斷清單。
執(zhí)行委員會給每一個部門的經(jīng)理都發(fā)了一份關(guān)于他們的專業(yè)需求調(diào)查表,征集他們的看法，詢問系統(tǒng)將會怎樣提高醫(yī)生的工作績效。得到的反饋是：大多數(shù)醫(yī)生都認(rèn)為它將會節(jié)省醫(yī)生的時間并提高他們的工作效率。
醫(yī)院的計算機和信息系統(tǒng)（CIS）組織被指定進(jìn)行成本研究和完成系統(tǒng)的可行性研究。CIS職員與醫(yī)療中心的經(jīng)理和專門的診斷系統(tǒng)軟件銷售商面談。研究報告顯示回答者高度的熱情和一長串可能獲得的好處。建立在研究報告的基礎(chǔ)之上，高級委員會批準(zhǔn)了這個系統(tǒng)。
CIS經(jīng)理聯(lián)系了三個著名的專門研究醫(yī)療診斷系統(tǒng)的咨詢公司，并且邀請每個公司都來做一個方案介紹。在介紹的基礎(chǔ)之上，他選擇了一個公司來幫助CIS組織確定、選擇和整合，由數(shù)個軟件包組成的一個單獨的、完整的診斷系統(tǒng)。
花費一年時間和幾百萬美元之后，項目完成了。但是在它完成后的一年內(nèi)，系統(tǒng)卻失敗了。雖然它實現(xiàn)了每一件咨詢?nèi)藛T和銷售商承諾的事情，而極少數(shù)真正訪問過它的醫(yī)生都抱怨許多系統(tǒng)的“好處”都是不相關(guān)的，缺少他們期望的某些性能。
在項目的啟動過程中，需要關(guān)注哪些關(guān)鍵因素？
1.項目的產(chǎn)品
產(chǎn)品包括無形產(chǎn)品和有形產(chǎn)品，在項目管理中，能夠看得見、摸得著的東西，都可以把它視為有形產(chǎn)品，看不見、摸不著的都是無形產(chǎn)品。
另外，產(chǎn)品還包括最終產(chǎn)品和中間產(chǎn)品、過程產(chǎn)品，它們都需要圍繞客戶的需求展開。
2.確定項目范圍
為了達(dá)到目標(biāo)，需要確定項目范圍。明確了項目范圍，還必須關(guān)注項目風(fēng)險、項目資源。
3.項目的委托人或發(fā)起人
項目的委托人就是關(guān)鍵的項目干系人，他們關(guān)系到項目的需求，關(guān)系到項目的目標(biāo)，他們是項目產(chǎn)品的使用者。
在項目管理中，可以采用職責(zé)表。把項目的主角，項目的委托人、客戶、項目經(jīng)理、項目成員在不同階段的職責(zé)、任務(wù)一一列出來。
_明確項目干系人及職責(zé)
首先明確有哪些項目干系人，誰是項目干系人，誰和這個項目有利害關(guān)系，除了項目經(jīng)理，項目團(tuán)隊的成員，一些承包商，客戶，公司的高層領(lǐng)導(dǎo)，都是項目的干系人，當(dāng)然這些人的重要程度和角色不一樣。
干系人會以什么樣的方式來影響項目，項目經(jīng)理必須心中有數(shù)。有些項目看起來非常簡單，實際上在很多情況下，可能存在一些模糊的問題，比如公司的內(nèi)部項目經(jīng)常會出現(xiàn)多重委托人，甚至沒有委托人的現(xiàn)象。到拍板的時候，不知由誰來進(jìn)行決策。因此，在項目開始時，要把項目的主體、主角、配角弄清楚。
表7-1 項目主角及其職責(zé)表
項目主角 制訂章程 制訂計劃 執(zhí)行計劃 收尾
委托人 ▲ ★ △ ★
客戶 ● ★/● ● ★/●
項目經(jīng)理 ● ▲ ▲ ▲
項目成員 △ ● ● ●
▲ 負(fù)責(zé)完成 △ 被告知
● 共同合作 ★ 批準(zhǔn)
_清晰的定義項目表
在明確這些人的職責(zé)的基礎(chǔ)上，接下來就可以清晰定義項目表。比如通過合同來啟動一個項目，在合同里標(biāo)明明確的目標(biāo)，同時還要考慮潛在的目標(biāo)。因為潛在的目標(biāo)往往會導(dǎo)致項目過程中的一些變更。
總之，在明確目標(biāo)時，需要把問題考慮得更廣泛，思路更開闊，這樣，項目工作就可以多一份從容，多一份主動。
4.確定項目需求
最終項目產(chǎn)品的描述及要求：
_性能及數(shù)量
_可靠性與保修期
_適應(yīng)性
_可操作性
_可制造性
_靈活性
_遵循規(guī)則
_材料使用
_公共關(guān)系及公司形象
5.明確客戶/干系人的目標(biāo)
_究竟想要的是什么？
_有無具體的時間要求？由什么決定這一時間框架？
_哪些可以不必考慮？
_用什么來衡量最終項目產(chǎn)品？
_如何看待最終項目產(chǎn)品？
_最終項目產(chǎn)品的用途是什么？
6.明確項目的背景
_為什么要開展這一項目？
_為什么現(xiàn)在做？
_以前做過什么？結(jié)果如何？
_有哪些風(fēng)險？
_根據(jù)預(yù)測，本產(chǎn)品會在公司及市場產(chǎn)生何種影響？
_近期利益及長遠(yuǎn)打算是什么？
_成本是多少？
_要獲得哪些有形及無形的收益？
1.項目章程的主要內(nèi)容
項目章程的主要內(nèi)容一般包括以下幾個方面：
_對項目的背景做一個說明。包括機會與機遇的說明。
_這一問題究竟是什么樣的問題？
_為什么要做這個項目？
_這個項目的范圍如何界定？
_目標(biāo)是什么？項目的產(chǎn)品是什么？有什么要求，完成標(biāo)準(zhǔn)是什么？
除了以上五方面的內(nèi)容外，還有一些假設(shè)條件，或者相關(guān)的一些影響，包括項目風(fēng)險及所需的資源、人員或者其他條件，這些都可以作為項目章程的一部分。
另外，項目章程最主要的任務(wù)是從總體上對項目的目標(biāo)、范圍做一個界定，即所有項目的初步計劃、相應(yīng)計劃，都是根據(jù)項目章程的要求確定的。一般來說，項目章程是由企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)或者項目的委托人、發(fā)起人確定的。
項目章程要求發(fā)給所有關(guān)鍵的項目干系人，這樣便于大家溝通、對目標(biāo)有一致的了解，以便在項目工作當(dāng)中齊心協(xié)力做好工作，避免產(chǎn)生偏差。
2.項目章程的主要環(huán)節(jié)
在章程里有幾個必要的環(huán)節(jié)：
_一個項目應(yīng)該有一個名稱。
_列一個產(chǎn)品清單，說明項目的產(chǎn)品，包括最終產(chǎn)品、中間產(chǎn)品。
_說明項目經(jīng)理的權(quán)力、范圍。必須在項目章程上體現(xiàn)項目經(jīng)理的權(quán)力范圍，并有一個專門的證書正式確認(rèn)項目經(jīng)理的權(quán)利。
召開項目啟動會議
1.會議前的準(zhǔn)備工作
_審閱項目文件
_召開預(yù)備會議
_明確關(guān)鍵問題
_編制初步工作計劃
_編制人員和組織計劃
_開發(fā)團(tuán)隊工作環(huán)境
_準(zhǔn)備會議發(fā)放材料
2.明確會議的參加人員
典型的啟動會議都是由項目經(jīng)理作為項目的主持人，參加人員有項目的委托人、企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)、客戶的項目經(jīng)理、客戶部門的部門負(fù)責(zé)人，本企業(yè)職能部門的一些經(jīng)理及該項目的整個項目團(tuán)隊。
3.會議目標(biāo)
_建立初始溝通
_相互了解
_獲得支持
_擔(dān)負(fù)起職業(yè)化經(jīng)理的角色
4.會議議題
_采用的項目開發(fā)過程
_項目產(chǎn)品
_項目資源和進(jìn)度
_項目管理系統(tǒng)
_下一步的工作
通過項目啟動會議，使大家明確共同的目標(biāo)、要求以及將要開展的工作內(nèi)容和工作程序，讓大家心中有數(shù)，以便日后順利開展項目工作，為項目的開始打下良好的基礎(chǔ)。
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