大型企業(yè)的信息化建設通常會建立項目的項目管理辦公室（Project Management Office，簡稱PMO),有時也可能稱為項目群管理辦公室、項目管理中心或者項目管理部，是在組織內(nèi)部將實踐、過程、運作形式化和標準化，同時在組織內(nèi)各機能間，為推動專案前進產(chǎn)生各種工作資源沖突時，負責協(xié)調(diào)整合的機能，所以是為了提高組織管理成熟度的核心部門，它根據(jù)業(yè)界最佳實踐和公認的項目管理知識體系，并結(jié)合企業(yè)自身的業(yè)務和行業(yè)特點，為組織量身定制項目管理流程、培養(yǎng)項目經(jīng)理團隊、建立項目管理信息系統(tǒng)、對項目提供顧問式指導、開展多項目管理等，以此確保項目成功率的提高和組織戰(zhàn)略的有效貫徹和執(zhí)行。

1.       什么是PMO輔導性工作

   PMO輔導性工作是指對以業(yè)主方企業(yè)成員（本文用業(yè)主指稱）開展的建設過程和成果進行輔導性的溝通活動安排，輔導性工作主要由PMO專家顧問為業(yè)主提供，包括以下內(nèi)容：

• 方法體系和模板的宣貫和解讀，PMO制定包括需求管理、技術(shù)管理和項目管理的規(guī)范、流程、文檔模板和檢查機制，并且伴隨規(guī)范制定過程和試行頒布進行知識轉(zhuǎn)移活動，另外，PMO日常通過與項目組的面對面溝通工作，有效地消除了各項目組在執(zhí)行各項PMO管理制度過程中的疑惑；
• 建設成果的檢查、閱讀和指導，PMO針對業(yè)主方企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略與業(yè)務發(fā)展規(guī)劃所映射的需求，依據(jù)IT規(guī)劃和PMO制度要求，對各項目的建設階段性成果進行常態(tài)化的收集、檢查和閱讀，提出針對性的建議，給出相應的意見、措施方案或方向建議；
• 評審活動的準備和補充，信息化建設項目成果的認定都要根據(jù)有關(guān)制度安排通過正式的評審活動來進行，正式評審是通過開評審會的方式 , 將涉及到的人員集合在一起 , 通過評審員對成果進行正規(guī)的會議評審。很多時候 , 因為成果涉及的內(nèi)容太多, 正式的評審會議中不可能將每一個細節(jié)都涉及到 , 評審員也有一個理解的過程 , 在短短的會議中不可能發(fā)現(xiàn)太多問題。因此, 需要正式的評審活動需要與非正式的輔導性工作相結(jié)合；
• 針對問題的顧問性意見和建議，針對業(yè)主難以解決或者定奪而主動提請的一些咨詢性具體問題，顧問提供行業(yè)最佳實踐經(jīng)驗和咨詢方法工具，提供解決問題的候選方案和可行路徑，并且結(jié)合業(yè)主的實際情況對于各種方案的分析和比較，協(xié)助業(yè)主做出合適的決策。

2.       為什么PMO需要開展輔導性工作

  在PMO的工作職責中，輔導性工作是制度性、管理性工作不可或缺的補充，這一方面由于信息化建設工作的高知識含量性質(zhì)決定的，PMO的實施過程也是一個知識建構(gòu)和轉(zhuǎn)移的過程；另外一方面，開展輔導性工作也是PMO能有效履職的必要補充，其必要性體現(xiàn)在以下幾個方面。

   一是，PMO的貫徹實施需要得到各建設團隊的高度理解和接受，PMO相關(guān)制度囊括了項目、需求、架構(gòu)多個知識領(lǐng)域，從業(yè)務戰(zhàn)略、組織流程、技術(shù)環(huán)境的選型和安排都有涉及，由于知識含量巨大所以可能在推行的過程中由于項目組的知識局限性造成理解上的困難，這個時候就需要提供有效的輔導性工作來配合PMO制度的執(zhí)行；

   二是，有效彌補評審活動的局限性，由于時間的局限性，評審活動不能深入到具體的細節(jié)，因此作為評審活動前后的有效補充，通過輔導性工作讓很多問題盡量消除在評審活動之前，避免評審活動由于成果質(zhì)量過于低下而失去權(quán)威性和時效性，大量的輔導性工作對于幫助項目組明確目標和建設要求，提升成果的有效性和質(zhì)量都是必須的；

  三是，輔導性工作能幫助PMO和業(yè)主建立更好的工作關(guān)系，PMO的主要職責定位是建設過程管控和成果質(zhì)量監(jiān)理，而通過輔導性工作來補充其管控性工作，以解決問題為導向與各項目組構(gòu)建更加良好的分工協(xié)助關(guān)系，形成良好的合作氛圍，輔導性工作發(fā)揮了高價值的潤滑和融合作用。

3.       PMO評審工作和輔導性工作的關(guān)系

在實際的信息化項目建設過程中 , 各項目的需求工作階段往往是由少部分需求分析人員與用戶溝通需求 , 然后根據(jù)自己的理解輸出需求說明文檔，接下來的項目計劃、軟件設計、編碼、測試等各個環(huán)節(jié)都以此為基準。需求在項目建設傳遞過程中往往存在很大偏差。需求分析過程輸出的需求文檔, 到設計人員、編碼人員、測試人員那里往往又會有不同的理解。因此 , 軟件需求分析說明書的正確性必須得到徹底的驗證 , 利益相關(guān)方必須徹底理解需求 , 并達成一致。要達成這一目標、降低風險 ,在項目階段性里程碑設置評審活動是一個行之有效的方法。

• PMO評審工作是對建設成果的正式認定：項目參與各方對于成果的充分溝通是非常有必要的，通過PMO評審把建設過程的里程碑成果通過充分溝通達成共識、建立基線，可以讓相關(guān)人員充分了解成果從而有效驗證成果，而通過項目參與各方相互之間的成果介紹、討論、解讀，澄清一些模糊的認識，進一步理解成果的含義,PMO評審不但是項目建設過程中一個重要的質(zhì)量控制機制，而且也是一個重要而有效的溝通方式。
• PMO輔導性工作是對評審活動的有效補充：PMO輔導性工作的作用和目的主要是希望盡早發(fā)現(xiàn)潛在的問題，盡早幫助項目組糾正缺陷，控制糾正成本的滾雪球效應，項目組在本階段造成的錯誤如果能夠及時地發(fā)現(xiàn)，或者在后面越早的階段發(fā)現(xiàn)，就能夠及早發(fā)現(xiàn)潛在的風險，及時做好防范的對策，做到未雨綢繆。所以，輔導性工作不僅是為了發(fā)現(xiàn)問題，更是為了有效跟蹤及改正，還應當對問題進行記錄，特別是需要對問題的真實性進行確認，剔除可能是誤解、似是而非或不必關(guān)心和采納的問題信息。

  原則上，PMO評審活動的是成果認定的重要工作安排，而輔導性工作是對PMO評審活動的有力支撐和有效補充，通過輔導性工作突破和彌補評審活動所受到的時間等客觀局限性，讓業(yè)主對于成果質(zhì)量的管控能更加有效。

4.       PMO輔導性工作經(jīng)驗總結(jié)

     靖笙結(jié)合自身在業(yè)界的咨詢工作總結(jié)出以下經(jīng)驗。

• 維護業(yè)主利益定位：PMO開展輔導性工作最根本的目的是維護業(yè)主在項目建設過程中的正當利益，就是確保建設過程和成果是符合業(yè)主的目標和質(zhì)量要求的，因此，輔導性工作不是發(fā)散性的腦力風暴和不切實際的坐而論道，更不是無意義的空洞說教，每一項輔導性的工作安排不能脫離PMO自身的職責，也不能脫離圍繞維護業(yè)主利益和解決現(xiàn)實問題的動機，這是安排輔導性工作必須的前提條件；
• 解決問題顧問服務：PMO開展輔導性工作本質(zhì)上是一個面向問題解決的顧問性工作，目的通過這樣的服務幫助業(yè)主解決問題，提高建設工作的過程效率和成果質(zhì)量，而輔導性工作的本身不能代替業(yè)主決策職責和決策機制，因此輔導雙方都要明確這個角色定位。業(yè)主不能過分依賴顧問的輔導而弱化主體責任，顧問不能越俎代庖替業(yè)主做決定和安排，業(yè)主才是建設工作的主體責任人，指導性的意見和建議不能代替他們的決策。具體以針對需求的輔導性工作為例，PMO對于已經(jīng)在形成的需求成果，以提升質(zhì)量為目的，從內(nèi)容的完整性，形式的可讀性，結(jié)構(gòu)的一致性等方面客觀指出存在的問題，并督促業(yè)主解決存在的遺漏和問題；而對于還沒提出的需求，可以給一些啟發(fā)性的思路建議反饋給業(yè)主，但同時也明確要求業(yè)主在下次提交的需求文檔中有所體現(xiàn)，通過這樣的對需求文檔內(nèi)容的反復輔導的過程，PMO幫助業(yè)主逐步明確目標、厘清思路、一致結(jié)構(gòu)、查缺補漏、清晰表達、提高質(zhì)量，逐步形成高質(zhì)量的需求成果基線；
• 遵循建構(gòu)性思想：當今的信息化建設項目屬于企業(yè)級組織變革戰(zhàn)略實施過程中不可或缺的內(nèi)容，涉及到企業(yè)方方面面的能力建設和資源重組，也會觸動很多固有的既得利益，所以信息化建設過程不應該只在一個封閉的技術(shù)黑房子里面進行，而應該由更廣泛的各層級各業(yè)務各領(lǐng)域的相關(guān)方參與建構(gòu)和相互學習、碰撞思想的過程。當代建構(gòu)主義思想認為，知識是在社會化協(xié)商中形成的，這個觀點運用在項目建設過程，我們在項目建設過程中不但要完成既定目標交付工作成果，也通過企業(yè)級協(xié)商積累了過程資產(chǎn)而充實企業(yè)知識庫，每個項目參與者都擁有自己的觀點和經(jīng)驗，在建設過程中貢獻出自己的觀點和經(jīng)驗，得到組織性認同和實踐檢驗后成為企業(yè)知識庫的一部分，因此，顧問應該推動這樣的企業(yè)知識的建構(gòu)性工作，與人魚不如與人漁，輔導性工作應該是一個引導式的過程，顧問應該引導業(yè)主完善自己的觀點，形成自己的解決方案，從而在解決具體問題的過程中建構(gòu)自己的知識和能力；
• 推進共識性溝通：輔導性工作是一個開放性、建構(gòu)性、基線化的溝通工作。俗話說 , 當局者迷，旁觀者清， 經(jīng)驗再豐富的人也可能犯錯，所謂智者千慮、必有一失 , 這是永遠不變的客觀規(guī)律。顧問在輔導性工作中，一方面要推動業(yè)主項目各方針對問題開展更加開放和建構(gòu)性的溝通，求大同存小異，從大局出發(fā)建立共識，通過共識來有效解決問題、化解矛盾和降低風險，讓建設過程中的各項決策都能在民主的氛圍中達成共識。另外一方面，就是重視共識的集中基線化工作，明確要求項目組對于達成共識的決策要集中體現(xiàn)在各項建設成果文檔中，大到提交階段評審活動的里程碑成果，小到各類型的會議紀要、備忘錄等過程成果，避免由于口說無憑而造成的理解不一致和分歧導致后續(xù)工作的反復和脫節(jié)。
• 堅持契約式執(zhí)行：成功的輔導性工作會自然地產(chǎn)生很多需要項目組執(zhí)行的后續(xù)工作跟進的事項，因此對于相同主題的輔導性工作要多次反復的，項目組和PMO對于事項的落實形成非正式的契約執(zhí)行過程，具體就是在輔導性工作中PM顧問提出針對性的意見和建議，從中包括了一些按照PMO制度和明確提出的質(zhì)量改進要求，業(yè)主對于這些對其工作過程和成果的改進意見和建議要給出反饋，雙方在反饋的基礎上進一步協(xié)商而形成對問題和解決方案的共識，基于這個共識形成改進契約，業(yè)主要安排專門的資源根據(jù)這些改進契約開展后續(xù)工作，PMO也要安排持續(xù)的跟蹤和檢查，并且根據(jù)問題的性質(zhì)和程度有可能安排在風險和問題管理流程中加以跟蹤管理和披露。

5.       小結(jié)

      PMO開展輔導性工作作為管控工作的有效補充，在凸顯PMO工作價值，提高PMO工作效率和效果方面發(fā)揮了重要的作用，也客觀上有效推動了業(yè)主自身的知識和能力建構(gòu)。