一、時間管理心理學(xué) (一)心理建設(shè)：要把時間管理好，基本上要先作自我心理建設(shè)。（1）欲望：您要有把事情做好、時間管理好的強烈欲望；（2）決定：決定達(dá)成作好時間管理的目標(biāo)；（3）操練：時間管理是一種技巧，觀念與行為有一段差距，必須經(jīng)常地去演練，才能養(yǎng)成良好的習(xí)慣；（4）決心：下定決心持續(xù)學(xué)習(xí)，直到能運用自如。 (二)時間 = 金錢 = 生活：甚至於時間 > 金錢，即時間比金錢還重要。若時間管理好，才能夠達(dá)到自我理想，建立自我形象，進(jìn)一步提升自我價值。每個人應(yīng)把自己當(dāng)成一個時間管理的門外漢，而努力不斷地學(xué)習(xí)。若能每天節(jié)省2小時，一周就至少能節(jié)省10小時，一年節(jié)省500小時，則生產(chǎn)力就能提高25%以上。每一個人皆擁有一天24小時，而成功的人單位時間之生產(chǎn)力則明顯的較一般人高。 (三)成就感：引起動機的關(guān)鍵就是成就感。要成就一件事情，一定要以目標(biāo)為導(dǎo)向，才會把事情做好，把握「現(xiàn)在」，專注在「今天」，每一分每一秒都要好好把握。一位領(lǐng)導(dǎo)人物，有二個關(guān)鍵，第一就是工作表現(xiàn)，要有能力去完成工作，而非只強調(diào)其努力與否而已，第二是重視結(jié)果，凡事一定要以結(jié)果為導(dǎo)向，做出成果來。時間管理好，能讓人更滿足、更快樂、賺取更多的財富、自我價值亦更高。 二、策略性的目標(biāo)設(shè)定 （一）立定標(biāo)竿、全力以赴：譬如射標(biāo)，一定要有一個靶，才會射中標(biāo)的。同樣地，人生若沒有目標(biāo)，只會任由環(huán)境影響，而非自己影響環(huán)境。根據(jù)耶魯大學(xué)研究，只有3% 的學(xué)生為自己訂下目標(biāo)，而其他的學(xué)生則沒有。經(jīng)過長時間的研究指出，當(dāng)初有訂下目標(biāo)的3%學(xué)生，其成就遠(yuǎn)超過其余97%學(xué)生的總和。 （二）一般人不愿為自己設(shè)定目標(biāo)的三個原因：（1）恐懼：怕萬一達(dá)不到怎麼辦？會有失敗感；（2）無此意愿：為何要設(shè)定目標(biāo)，每天過得好好的就可以了；（3）誤將行動當(dāng)成就：每天忙來忙去，好像很有成就感。其實行動不等於成就，有結(jié)果才算有成就，所以一定要設(shè)定成就目標(biāo)。 （三）目標(biāo)設(shè)定原則：（1）目標(biāo)要具體，例如「我想要升教授、當(dāng)主任、得到碩士學(xué)位」等；（2）目標(biāo)必須是可衡量的；（3）目標(biāo)是可能實現(xiàn)的；（4）目標(biāo)是切合實際的；（5）一定要設(shè)定時間表。 （四）耶魯大學(xué)的目標(biāo)設(shè)定七個步驟：（1）先擬出您期望達(dá)到的目標(biāo)；（2）列出好處：您達(dá)到這目標(biāo)有什麼好處?譬如您有一個目標(biāo)想買房子，列出買房子對您有那些好處；（3）列出可能的障礙點：您要達(dá)到此目標(biāo)之障礙，可能是錢不夠、能力不夠等，一一列舉；（4）列出所需資訊：思索需要那些知識、協(xié)助、訓(xùn)練等；（5）列出尋求支持的對象：一般而言，很難靠自己一個人即能達(dá)到目標(biāo)，所以應(yīng)將尋求支持的對象亦一并列出；（6）訂定行動計畫：一定要有一個行動計畫；（7）訂定達(dá)成目標(biāo)的期限。 三、設(shè)定優(yōu)先次序 （一）每個人每天都有非常多的事情要做，為有效時間管理一定要設(shè)定其優(yōu)先次序；會設(shè)定優(yōu)先次序是快速晉升職位者的人格特質(zhì)； （二）根據(jù)柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可決定80%的成果； （三）目標(biāo)須與人生、事業(yè)之價值觀相互符合：如此才不致浪費力氣； （四）發(fā)展專長，從事高價值的活動：無益身心之低價值活動，會腐蝕我們的精力與精神盡量不要去做； （五）要設(shè)定優(yōu)先順序，將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類，一般人每天習(xí)慣於應(yīng)付很多緊急且重要的事，但接下來會去做一些看來緊急其實不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不緊急的事，例如讀書、進(jìn)修等，若您不優(yōu)先去做，則您人生遠(yuǎn)大的目標(biāo)將不易達(dá)成。 四、規(guī)劃與組織 （一）保持整潔能夠提升我們的自我價值、自我形象以及自我尊嚴(yán)。例如將桌面保持整潔、做完事立即歸檔、做事只經(jīng)手一次，經(jīng)手五、六次才完成就很浪費時間，盡可能一次就把它做完，凡事若能預(yù)作準(zhǔn)備，則才能有效地掌握時間。 （二）文件處理流程：（1）投擲：將不用的資料丟掉；（2）轉(zhuǎn)手：將資料轉(zhuǎn)交給別人去做；（3）行動：重要的事情一定要馬上去做；（4）歸檔：有使用價值且重要者才歸檔，根據(jù)統(tǒng)計約80%-90%的歸檔資料是不會再去用它。若在五分鐘之內(nèi)無法找到所要的檔案，就是不好的檔案系統(tǒng)，所以一段時間要整理檔案并將不需要的檔案丟掉。 （三）成功的關(guān)鍵：（1）有毅力、耐心的持續(xù)工作，直到完成；（2）做完工作，給自己適度的報酬與獎勵；（3）花1分鐘時間規(guī)劃，可節(jié)省4分鐘的執(zhí)行時間；（4）有組織的檔案系統(tǒng)；（5）重視規(guī)劃：善於利用內(nèi)在及外在的巔峰時刻：內(nèi)在巔峰時刻是指利用自己精神最好的時刻來做重要的事情；外在巔峰時刻是指與別人接洽時要掌握別人最有空的時段；（6）列出工作清單；（7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的時間通常會超出您所預(yù)定時間的30%以上；（8）善加規(guī)劃能減輕壓力；（9）練習(xí)會導(dǎo)致完美；（10）不要制造藉口，要妥訂計畫將工作完成。 五、提高生產(chǎn)力 （一）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收獲，牢記播種與收割定律； （二）養(yǎng)成環(huán)境及桌面整潔的習(xí)慣；專注工作的焦點，專心工作； （三）用一整段的時間工作，找出至少30分鐘或1小時不會被打擾的時間，來做重要的事； （四）要有堅忍的毅力，一氣呵成；一次處理完成，才不會浪費時間； （五）工作中斷時，要有“ 回去工作 ”的驅(qū)動力； （六）要有完成工作、結(jié)束工作的強制力：不要每件事都只作一半而無結(jié)果； （七）維持高生產(chǎn)力的肢體語言：坐正挺胸，做出很有精神的樣子，如此生產(chǎn)力自然會提高； （八）集中能力於自己的優(yōu)點上，發(fā)揮自己的專長； （九）設(shè)定完成工作的期限； （十）達(dá)成對別人的承諾。 六、有效的專案管理 （一）當(dāng)在工作上和時間管理上愈來愈有績效時，可能會被指派更多的工作，有效的專案管理（組織和執(zhí)行能力）將是成功的關(guān)鍵，其內(nèi)容包括( 1 )多重的工作計畫：若您越能做多重的工作計畫，即代表您的能力越強； ( 2 )規(guī)畫和組織：事先一定要有很好的規(guī)畫及組織；( 3 )定義理想的結(jié)果：譬如您希望屆時會有署長、處長等人之蒞臨及熱鬧場面等的理想成果； ( 4 )設(shè)定完成期限：任何事情一定要設(shè)定一個期限來完成它； ( 5 )列出完整的工作清單； ( 6 )判定限制的步驟：看看那些事情會影響結(jié)果，想辦法解決； ( 7 ) 多重工作計畫的管理可依循序法或并行法進(jìn)行； ( 8 )指派和授權(quán)：事情實在太多，不可能自己一個人完全承擔(dān)，有些事情一定要指派給別人； ( 9 ) 檢核：當(dāng)事情指派給別人時，一定要記得做檢核的動作，檢視對方是否有依照自己的理想去做； ( 10 )風(fēng)險預(yù)估和替代方案：要評估風(fēng)險，若失敗的話是否有其它方案可以替代。 （二）墨非定律：( 1 ) 凡是可能出錯的都會出錯； ( 2 ) 每次出錯的時候， 總是在最不可能出錯的地方； ( 3 )不論您估算多少時間，計畫的完成都會超出期限； ( 4 )不論您估算多少的開銷，計畫的花費都會超出預(yù)算； ( 5 )您做任何事情之前，都必須先做一些準(zhǔn)備的工作。 （三）崔西定律：( 1 )任何工作的困難度與其執(zhí)行步驟的數(shù)目平方成正比：例如完成一件工作有3個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個執(zhí)行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程；( 2 )簡化工作是所有成功主管的共同特質(zhì)，工作愈簡化，愈不會出問題。 七、消除時間殺手 所謂時間殺手就是浪費時間的事情，如：( 1 )電話干擾：一般人在接電話後習(xí)慣聊天一陣子，這樣很浪費時間； ( 2 )開會：不重要的會盡量不要召開，開會一定要準(zhǔn)時開始及結(jié)束，要好好地計劃，才不會浪費時間； ( 3 )不速之客：臨時有人敲門拜訪，一閑聊就花掉數(shù)十分鐘，所以盡量花費數(shù)分鐘即結(jié)束； ( 4 )救火：即總是在做應(yīng)急的事情； ( 5 )拖延的習(xí)慣； ( 6 )猶豫不決； ( 7 )過度承諾； ( 8 )個人組織能力不佳； ( 9 )缺乏目標(biāo)； ( 10 )缺乏優(yōu)先等級； ( 11 )缺乏完成期限； ( 12 )授權(quán)能力不佳； ( 13 )權(quán)力或責(zé)任界定不清； ( 14 )缺乏所需資源。 若要消除時間殺手，您一定要厘清工作的重點：把工作重點擬出來，然後作出抉擇。通常自己就是時間殺手，要設(shè)法控制自己。 八、克服拖延的習(xí)慣 ( 1 )要有良好的組織；( 2 )由重要的事情開始著手工作；( 3 )建立一個報酬時間表；( 4 )培養(yǎng)緊急的意識；( 5 )以快節(jié)奏工作；( 6 )一旦開始，不要停止；( 7 )訂出一段特定的時間工作；( 8 )從最糟的事情開始；( 9 )詳細(xì)的計劃；( 10 )不可找藉口；( 11)設(shè)定截止期限。 九、授權(quán)與溝通 ( 1 )工作時間中有75% 的時間是花在與人溝通上；( 2 )在世界上最浪費時間的，就是不良的人際關(guān)系；( 3 )在職業(yè)生活中您是否成功，百分之84決定於您如何有效地與別人溝通；( 4 )每一次溝通的破裂，都發(fā)生於意見表達(dá)不明確；( 5 )不良授權(quán)是浪費時間的主要因素；( 6 )您與上司的溝通，要弄清楚您要去溝通什麼 ? ( 7 )要使自己成為解決方法導(dǎo)向的人；( 8 )要將可能交辦出去的工作授權(quán)出來；( 9 )要教導(dǎo)您的部屬，如何做您所交辦的工作；( 10 )要向外界爭取資源協(xié)助您。 十、時間管理哲學(xué) ( 1 )培養(yǎng)個人的時間管理哲學(xué)； ( 2 )要有遠(yuǎn)大的眼光； ( 3 ) 要有延後滿足的能力； ( 4 )培養(yǎng)個人的特質(zhì)，在行動中自我操練； ( 5 )學(xué)習(xí)微視，以每分鐘來衡量時間； ( 6 )學(xué)習(xí)如何說 “ 不 ”； ( 7 )要記住時間等於金錢； ( 8 )要以每小時的工資為基礎(chǔ)，來衡量每一件您被期待去做的事； ( 9 )完成較高價值的工作； ( 10 )時間管理是一生的技巧； ( 11 )以榜樣去引導(dǎo)您的部屬； ( 12 )平衡與適度：放輕松、要休假和運動； ( 13 )確定您的目標(biāo)與價值一致； ( 14 )定期健康檢查； ( 15 )吃清淡的食物； ( 16 )下定決心活到100歲。