新一代的時(shí)間管理理論，把時(shí)間按其緊迫性和重要性分成 ABCD四類，形成時(shí)間管理的優(yōu)先矩陣。如下圖所示：

　　　　　　　　圖：時(shí)間管理的優(yōu)先矩陣

　　緊迫性是指必須立即處理的事情，不能拖延。

　　重要性與目標(biāo)是息息相關(guān)的。有利于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的事物都稱為重要，越有利于實(shí)現(xiàn)核心目標(biāo)，就越重要。

　　有些事情緊迫又重要，如有限期壓力的計(jì)劃；

　　可能有些事情是緊迫但不重要，如有不速之客，或者某些電話；

　　有些事重要，但是不緊迫，如學(xué)習(xí)新技能、建立人際關(guān)系、保持身體健康等。

　　當(dāng)然有很多事情不重要，又不緊迫，如瑣碎的雜事，無聊的談話等。

　　如下圖所示。

　　　　　　圖：時(shí)間管理重要性與緊迫性示意圖

　　不同類的事情要如何去安排，時(shí)間如何加以調(diào)整，加以運(yùn)用，這些事情讓你去做一個(gè)什么樣的人，有四種可以參考。

　　壓力人（ A），認(rèn)為每樣事情都很重要，很緊迫。應(yīng)該做的是有條有理、有條不紊地去完成你的工作，你應(yīng)該學(xué)習(xí)投資你的時(shí)間，去做一個(gè)從容不迫的人(B)。你千萬不要去做那種很緊急，但不重要的，那種叫做沒有用的人(C)，你總在應(yīng)付一些雜事，做不重要又不緊迫的事的人稱之為懶人（D）。注重哪一類事務(wù)，你就成為哪一類人。

如何使用時(shí)間管理優(yōu)先矩陣

　　1.將有待進(jìn)行的行動(dòng)方案列一分清單。

　　例如，秘書在上班半個(gè)小時(shí)之后列了一分今天上午需要做的事情的清單：

　　a.到餐館訂餐，并查看宴請(qǐng)環(huán)境。

　　b.給A公司的小王打電話，約定今晚的活動(dòng)

　　c.給遠(yuǎn)在北京的B公司副總寄一封信

　　d.完成報(bào)告寫作工作，并打印成文

　　e.安排老板與客戶會(huì)面

　　f.給一個(gè)同學(xué)打電話

　　g.為老板報(bào)銷出差費(fèi)用

　　2.繪制一張矩陣圖。根據(jù)每一個(gè)行動(dòng)方案的重要性和緊迫性的不同，將所有方案填入圖形之中。

　　3.根據(jù)個(gè)行動(dòng)方案所在象限不同，確定將各行動(dòng)方案的優(yōu)先順序。

　　本例：根據(jù)優(yōu)先矩陣，秘書排定了今天商務(wù)待做事情的先后順序是e、c、g、d、a、b、f。

時(shí)間管理優(yōu)先矩陣自檢

　　請(qǐng)回答下列問題：

　　(1)ABCD這四類人中，你認(rèn)為自己屬于哪一類人？

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　　你要成為一名從容不迫的人，成為一名壓力很重的人，成為一名無用的人，甚至要成為一名懶人的話，選擇權(quán)在于你，決定權(quán)在于你。上述的情形都是決定于人們的心態(tài)，應(yīng)如何看待自己，以及怎樣決定讓自己成為一名什么樣的人，才能夠適應(yīng)這個(gè)社會(huì)，能夠讓你的未來活得更瀟灑，活得更有意義。

　　(2)你是否是一名目標(biāo)明確的人？

　　來一起來玩?zhèn)€游戲?，F(xiàn)在給每個(gè)人都發(fā) 500元錢，你可以用這些錢去買下列的每一種商品，直到把錢花完為止。同時(shí)買完商品以后，不能退貨，請(qǐng)慎重考慮。

　　如果你經(jīng)過認(rèn)真思考，把它記下來，因?yàn)樗麄兙褪悄阋臇|西，這些都是您的時(shí)間與精力所實(shí)現(xiàn)的人生目標(biāo)。你來想一想看一下，這 500元錢你會(huì)買什么。

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　　相信每個(gè)人一定會(huì)想，時(shí)光倒流 200元，當(dāng)然愿意買。時(shí)間大于金錢，時(shí)間比金錢更重要。你應(yīng)該重新地檢討自己，確立你人生的目標(biāo)。

　　因此你對(duì)時(shí)間的安排應(yīng)該是針對(duì)性的投入與完成，能夠直接幫助你在人生奮斗目標(biāo)中，或者是日常生活中具體的目標(biāo)，也可以幫助實(shí)現(xiàn)人生的目標(biāo)，所以時(shí)間管理中一定要對(duì)時(shí)間善加運(yùn)用或投資，因?yàn)闀r(shí)間永遠(yuǎn)沒有辦法倒流。

要用時(shí)間管理優(yōu)先矩陣的意義

• 優(yōu)先矩陣可以由一個(gè)人或若干人來實(shí)施，既可用于制定計(jì)劃，也可用于決策思考。

• 注意不要讓太多的人參與進(jìn)來，那也的話會(huì)由于意見太多而無法實(shí)施。