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張松:員工在使用公司郵件時應(yīng)吸取的五個教訓(xùn)
2016-01-20 5886
     幾乎每個人都聽說過索尼影視娛樂公司(Sony Pictures Entertainment)遭遇黑客攻擊的事件,該公司大量敏感信息遭泄露,其中包括公司內(nèi)部郵件。雖然這次事件突顯了有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的問題,但也對在業(yè)務(wù)往來中使用郵件的所有員工敲響了警鐘。

  每一位員工在使用公司郵件時都應(yīng)該吸取以下五個教訓(xùn):

  教訓(xùn)一:對隱私不抱期望。你使用雇主郵箱系統(tǒng)發(fā)出的郵件通常會被視為公司財產(chǎn)。所以要注意,你的雇主可能會閱讀你發(fā)出的每一封郵件。
  教訓(xùn)二:不要以為你雇主的郵箱系統(tǒng)是安全的。索尼影視的員工曾認(rèn)為,除了收件人,沒有人會看到他們的郵件。不幸的是,那是一個不正確的假設(shè),泄露的部分郵件內(nèi)容既不得體也不適宜,造成了嚴(yán)重的破壞。為了安全起見,假設(shè)你的工作郵件并不安全,該系統(tǒng)可能會遭到黑客攻擊。
  教訓(xùn)三:在每封郵件中都要表現(xiàn)出職業(yè)水準(zhǔn)。通過電子郵件發(fā)送信息之前,要三思,并考慮如果你即將發(fā)出的這封郵件會被別人公布出來,它可能會帶來的影響。努力使自己寫的每一封郵件都能體現(xiàn)出你很高的職業(yè)水準(zhǔn)、品行和操守。
  教訓(xùn)四:避免用郵件交流敏感話題。確定討論的議題應(yīng)該是現(xiàn)場進(jìn)行還是通過郵件,尤其是如果它屬于敏感話題的話。會議結(jié)束后,發(fā)郵件跟進(jìn),以確保參會者清楚所要采取的行動,這是沒問題的,但不要使用郵件去八卦、詆毀他人或者分享你個人的觀點—尤其如果它們是負(fù)面的話。
  不要使用公司郵件發(fā)送非公司的“資料”,比如貓咪賣萌的視頻,或者你最近在沙灘度假的照片。有一點不言自明,但是我還是要在這里說一下:絕不要在郵件中寫任何可能在法律上連累你或者你雇主的內(nèi)容,比如有關(guān)別人種族、宗教、性別、性取向或者根據(jù)國家法律,屬于“受保護(hù)類別”中任何事物的評論。
  教訓(xùn)五:不妨展開對話,而不是使用電子郵件。根據(jù)Radicati集團(tuán)公司(Radicati Group, Inc)發(fā)布的研究顯示,2014年,人們每日為工作而發(fā)送的郵件為1,087億封。企業(yè)用戶平均每天要發(fā)送121封郵件。你可能會認(rèn)為,現(xiàn)場討論要比發(fā)送郵件花費更長的時間,但是對于很多議題而言,一個快速的電話或者走過去和同事聊一聊都可以節(jié)省時間,還有助于你避免多次來回發(fā)郵件。

  總而言之,郵件是世界上幾乎每家企業(yè)和每位員工都使用的工具。它可以是一種非常不錯的溝通設(shè)備,但在使用時,要有負(fù)責(zé)任的態(tài)度,并注意自己的言論,這樣,你才不會因自己的粗心大意毀掉職業(yè)生涯。

    來源:和訊網(wǎng)

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