七、把數據徹底隱藏起來
　　工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
　　1.選中需要隱藏內容的單元格(區(qū)域)，執(zhí)行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”標簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然后在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀態(tài)下的分號)。
　　2.再切換到“保護”標簽下，選中其中的“隱藏”選項，按“確定”按鈕退出。
　　3.執(zhí)行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼后，“確定”返回。
　　經過這樣的設置以后，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。
　　提示：在“保護”標簽下，請不要清除“鎖定”前面復選框中的“∨”號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。
　　八、讓中、英文輸入法智能化地出現
　　在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?
　　選中需要輸入中文的單元格區(qū)域，執(zhí)行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”標簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項后，“確定”退出。
　　以后當選中需要輸入中文的單元格區(qū)域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。
　　九、讓“自動更正”輸入統一的文本
　　你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
　　1.執(zhí)行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。
　　2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“確定”按鈕。
　　3.以后如果需要輸入上述文本時，只要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然后確認一下就成了。
　　十、在Excel中自定義函數
　　Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：
　　1.執(zhí)行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt+F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。
　　2.在窗口中，執(zhí)行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。
　　3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：
　　Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
　　4.關閉窗口，自定義函數完成。
　　以后可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。
　　提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。
　　十一、表頭下面襯張圖片
　　為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
　　1.執(zhí)行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片后，按下“插入”按鈕，將圖片襯于整個工作表下面。
　　2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標在不需要襯圖片的單元格(區(qū)域)中拖拉，同時選中這些單元格(區(qū)域)。
　　3.按“格式”工具欄上的“填充顏色”右側的下拉按鈕，在隨后出現的“調色板”中，選中“白色”。經過這樣的設置以后，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區(qū)域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。
　　提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。
　　十二、用連字符“&”來合并文本
　　如果我們想將多列的內容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合并到一列中)。
　　1.在D列后面插入兩個空列(E、F列)，然后在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。
　　2.再次選中D1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合并到E列對應的單元格中。
　　3.選中E列，執(zhí)行“復制”操作，然后選中F列，執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“確定”按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。
　　4.將B、C、D、E列刪除，完成合并工作。
　　提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的“值”。

                  

生成績條
　　常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這里給出一種用函數實現的簡便方法。
　　此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區(qū)域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。
　　1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。
　　2.再次選中A1單元格，用“填充柄”將上述公式復制到B1至G1單元格中；然后，再同時選中A1至G1單元格區(qū)域，用“填充柄”將上述公式復制到A2至G185單元格中。
　　至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。
　　3.調整好行高和列寬后，同時選中A1至G2單元格區(qū)域(第1位學生的成績條區(qū)域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區(qū)域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。
　　4.同時選中A1至G3單元格區(qū)域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然后按住鼠標左鍵，自A4拖拉至G186單元格區(qū)域，為所有的成績條添加邊框。
　　按“打印”按鈕，即可將成績條打印出來。
　　十四、Excel幫你選函數
　　在用函數處理數據時，常常不知道使用什么函數比較合適。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。
　　執(zhí)行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然后單擊“轉到”按鈕，系統即刻將與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。
　　十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據
　　有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的“監(jiān)視窗口”功能來實現。
　　執(zhí)行“視圖→工具欄→監(jiān)視窗口”命令，打開“監(jiān)視窗口”，單擊其中的“添加監(jiān)視”按鈕，展開“添加監(jiān)視點”對話框，用鼠標選中需要查看的單元格后，再單擊“添加”按鈕。重復前述操作，添加其它“監(jiān)視點”。
　　以后，無論在哪個工作表中，只要打開“監(jiān)視窗口”，即可查看所有被監(jiān)視點單元格內的數據和相關信息。
　　十六、為單元格快速畫邊框
　　在Excel 2002以前的版本中，為單元格區(qū)域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。
　　單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在隨后彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執(zhí)行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。
　　單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然后在需要添加邊框的單元格區(qū)域中拖拉，即可為相應的單元格區(qū)域快速畫上邊框。
　　提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然后在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顏色”按鈕，在隨后彈出的調色板中選中需要的顏色后，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

十七、控制特定單元格輸入文本的長度
　　你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。
　　例如我們將光標定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然后在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，將“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“標題”和“錯誤信息”欄中分別填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。
　　很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正確“樣式”的數值后方可繼續(xù)錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測標準，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
　　十八、成組填充多張表格的固定單元格
　　我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。
　　那么如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名“Sheet1”，然后按住Shift鍵，單擊最后一張表格的標簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的標題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什么，我們發(fā)現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。
　　但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎么辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然后在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這里我們選擇“格式”一項，點“確定”后，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。
　　十九、改變文本的大小寫
　　在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。
　　在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分別是：“=UPPER(源數據格)”，將文本全部轉換為大寫；“=LOWER(源數據格)”，將文本全部轉換成小寫；“=PROPER(源數據格)”，將文本轉換成“適當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然后在目標單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車后得到的結果將會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然后我們在目標單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那么我們得到的結果就將是“Mr.Weiwei”了。
　　二十、提取字符串中的特定字符
　　除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。
　　如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就只須在目標單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符后的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。

二十一、把基數詞轉換成序數詞　　將英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”后綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分別是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找準函數，只須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明確：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”后綴；②如果第1原則無效，則檢查最后一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那么就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。
　　二十二、用特殊符號補齊位數
　　和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符號”，填充位數)”。
　　比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用“#”號填充至16位，就只須將公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要將A3單元格中的數字從左側用“#”號填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”號將A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠專業(yè)，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符號的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。
　　二十三、創(chuàng)建文本直方圖
　　除了重復輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創(chuàng)建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。
　　比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然后將“E列”作為直方圖中“預算內”月份的顯示區(qū)，將“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區(qū)。然后根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：
　　在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。
　　二十四、計算單元格中的總字數
　　有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛擬計算外，還要動用“TRIM”函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那么我們就可以用如下的表達式來幫忙：
　　“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″))+1)”
　　該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創(chuàng)建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數刪除其中字符間的空格，然后計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最后將空格數+1，就得出單元格中字符的數量了。
　　二十五、關于歐元的轉換
　　這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那么很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然后在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“確定”后Excel 2002就會自行安裝了。
　　完成后我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠標設置貨幣轉換的“源區(qū)域”和“目標區(qū)域”，然后再選擇轉換前后的不同幣種即可。所示的就是“100歐元”分別轉換成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業(yè)，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換后的貨幣數值都是歐元的樣式了。