“機(jī)遇只偏愛那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對(duì)一個(gè)人而言,無(wú)論做任何事,如果事前沒有做好充分的準(zhǔn)備,那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對(duì)一次會(huì)議而言,高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開始之前就開始了!一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開會(huì)的必要性。這個(gè)確定工作看似多余,實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”,它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選,從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1.無(wú)需開會(huì)的“五個(gè)如果”圖3-1 不需開會(huì)的“五個(gè)如果”◆如果還有比開會(huì)更好的方法,即如果能夠通過(guò)一些看似原始的方法達(dá)到與開會(huì)同樣的目的,就無(wú)需舉行會(huì)議,例如寫紙條、打電話或發(fā)郵件等?!暨@些方式可能在感覺上不如開會(huì)那么痛快淋漓,然而卻簡(jiǎn)潔有效,對(duì)于一些問題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢(shì)?!羧绻闶俏ㄒ豢梢宰鰶Q策的人,那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間,召開耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議。首先,因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問題變得更糟;其次,決策既然只能由你做出,就無(wú)需聚集他人集體討論,結(jié)果又全盤推翻他人意見,這種做法只會(huì)既不利于解決問題,又容易令自己陷入尷尬境地?!魰?huì)議成本是一個(gè)絕對(duì)不容忽視的問題,一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算,不能用高昂的會(huì)議成本來(lái)?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生,因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。2.必須開會(huì)的“五個(gè)如果”圖3-2 必須開會(huì)的“五個(gè)如果”◆“聽取部門匯報(bào)工作”最好采用會(huì)議的形式,不能用每周或每月交一次書面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書面報(bào)告往往會(huì)流于形式,往往會(huì)使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣,使公司內(nèi)部缺乏溝通,使問題和建議無(wú)法順暢流通,長(zhǎng)此以往,后果不堪設(shè)想。因此,每月一定要召開正式的會(huì)議,聽取部門匯報(bào)工作,使各種信息在公司內(nèi)部高效流通?!舯?yè)P(yáng)和批評(píng)是兩種很好的激勵(lì)方式,而當(dāng)眾的表?yè)P(yáng)和批評(píng)具有更強(qiáng)的影響力。采用會(huì)議的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng),有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用。在大會(huì)上當(dāng)眾表?yè)P(yáng)“明星員工”可以樹立標(biāo)桿,充分發(fā)揮榜樣的好作用,有效推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng);當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為,有利于警醒員工,避免同類事情再度發(fā)生?!舢?dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組,或者給你的部門分配任務(wù)時(shí),一定要舉行會(huì)議,不能采用郵件或者其他書面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的,只有通過(guò)會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化,才能促進(jìn)協(xié)作,從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。【自檢】請(qǐng)你回答下列問題:一家合資工廠著火了,經(jīng)過(guò)調(diào)查,原因在于一名員工違反了操作條例,在車間內(nèi)吸煙,所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理,你要采取下列哪種方式處理此事:A.一對(duì)一批評(píng)□ B.開會(huì)當(dāng)眾批評(píng)□ C.寫檢查處罰□(2)你為什么這么做?準(zhǔn)備工作的作用當(dāng)你確定有必要召開會(huì)議時(shí),首先要了解準(zhǔn)備工作究竟有什么作用。只有認(rèn)識(shí)到準(zhǔn)備工作的作用,才能有更大的積極性、更有信心地做好準(zhǔn)備工作。一般來(lái)說(shuō),會(huì)議的準(zhǔn)備工作具有以上4種作用,它可以幫助你確定在會(huì)議中應(yīng)該采取哪種討論方式達(dá)到最好的會(huì)議效果;通過(guò)充分的會(huì)議準(zhǔn)備、通過(guò)書面通知的形式告知參會(huì)者會(huì)議的目的、意圖以及會(huì)議對(duì)與會(huì)者發(fā)言的要求等情況。良好的會(huì)議準(zhǔn)備工作能夠幫助你節(jié)省會(huì)議時(shí)間,同時(shí)減少會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種沖突,使會(huì)議井然有序、卓有成效。1.1H 5W圖3-3 1H 5W1H 5W是指會(huì)議準(zhǔn)備工作需要特別注意的6個(gè)方面,用英文縮寫表示為1H 5W。2.特殊提醒根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示,會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過(guò)9個(gè),最為合適的人數(shù)是5至7人。這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少,不能集中反映群體思想,又能避免因?yàn)槿藬?shù)過(guò)多,從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然,會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件,因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多,然而卻是會(huì)議成功的有效保證。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1、了解會(huì)議的目的3、確定會(huì)議的形式5、決定會(huì)議的時(shí)間7、決定會(huì)議的地點(diǎn)9、確定出席人數(shù)11、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13、是否安排與會(huì)者住宿15、確定視聽教材17、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料2、是否一定要開會(huì)4、安排會(huì)議的議程6、確定會(huì)議的主持人8、研究會(huì)場(chǎng)如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會(huì)議通知16、確定輔助教材18、是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20、是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知以上20個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素,還有一些因素很容易被忽視,一定要特別注意:會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意:◆如果與會(huì)人員超過(guò)10個(gè),會(huì)場(chǎng)最好布置成“U”字型,主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央,這樣有利于協(xié)調(diào)討論;◆如果是全體會(huì)議,可以布置成階梯教室的形式;◆5到7人的會(huì)議,最好安排成圓桌型,也就是半島型。主持人的準(zhǔn)備工作1.主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作2.SWOT分析圖3-4 SWOT分析SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其中,“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì);而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會(huì)議主持工作對(duì)你周圍的環(huán)境(也包括你自身)可能帶來(lái)的機(jī)會(huì)或是威脅?!颈局v總結(jié)】一次成功的會(huì)議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會(huì)議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。無(wú)論是簡(jiǎn)潔明了的1H5W,還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備工作核對(duì)單,都需要我們對(duì)其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。好的準(zhǔn)備是成功的一半,一定要做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。