彩云公司是一家化妝品制造廠,公司的產(chǎn)品以高檔,華麗著稱,主要定位為高端客戶。雖然內(nèi)外包裝,標(biāo)簽對(duì)產(chǎn)品的內(nèi)在質(zhì)量并無大礙,但卻是使用者的第一觀感印象,因而,彩云公司對(duì)其產(chǎn)品的內(nèi)外包裝,標(biāo)簽的質(zhì)地要求都很苛刻。產(chǎn)品檔次高,利潤(rùn)也比較好,相比較于質(zhì)量和交期,價(jià)格要素并沒有過大的壓力。彩云公司的主要技術(shù)力量也主要投入于化妝品的成份和質(zhì)量開發(fā)上。標(biāo)簽的采購交給了一位采購員李浩明負(fù)責(zé)處理。五年來這個(gè)標(biāo)簽的供貨情況一直沒有出現(xiàn)問題。
五年來,這類標(biāo)簽一直由單一供應(yīng)商——美致藍(lán)印刷公司提供。五年來采購情況一直比較正常。根據(jù)公司流程,每年對(duì)美致藍(lán)印刷公司有一次審核,包括價(jià)格,質(zhì)量,交期等指標(biāo)。然后,再與美致藍(lán)印刷公司重新談判價(jià)格,定下下一年度的價(jià)格,從而,保持一年不變。即使如此,采購員每次采購時(shí),訂單發(fā)出之前,都必須由公司的于副總確認(rèn)簽字,
五年以來,彩云公司的于副總經(jīng)理一直行使著對(duì)訂單的審核簽字審核權(quán)力,但他越來越感到,實(shí)際上他也只是對(duì)價(jià)格是否符合于年初合同上的數(shù)字,數(shù)量是否符合ERP的范圍,庫存是否低于訂購點(diǎn)等查閱一下,如果忙起來也只能立刻簽字執(zhí)行?;瘖y品市場(chǎng)的激烈動(dòng)蕩,使得生產(chǎn)跟著市場(chǎng)跑,采購跟著生產(chǎn)轉(zhuǎn),往往采購提交的單子都是急單,不能延誤片刻,于副總經(jīng)理的簽字筆成為了采購員的工具而已。本來就有些不放心,更有人悄悄告訴他,在這個(gè)標(biāo)簽的采購中,采購員可能會(huì)有問題,于副總經(jīng)理有點(diǎn)坐不住了,難道多年都這么糊涂地簽著訂單?不行!于副總經(jīng)理決定做些什么。
首先,他將工藝工程師小伊找來,小伊也認(rèn)為這標(biāo)簽的價(jià)格有些高,但彩云公司的質(zhì)量要求也高呀。具體拿出原來的美致藍(lán)印刷公司報(bào)價(jià)單,也還說得過去。下表是美致藍(lán)印刷公司的報(bào)價(jià)單的具體成本分解:
項(xiàng)目 | 金額(人民幣,元) |
紙張 | 7.22 |
顏料 | 2.67 |
人工 | 0.86 |
輔料 | 1.02 |
制造 | 3.67 |
小計(jì) | 15.44 |
損耗, 2% | 0.31 |
管理費(fèi)用,6.2% | 0.98 |
利潤(rùn),5% | 0.84 |
總計(jì) | 17.57 |
于是于副總經(jīng)理決定進(jìn)行招標(biāo),他直接下令,責(zé)成李浩明對(duì)標(biāo)簽進(jìn)行招標(biāo)。不久李浩明拿出了一份招標(biāo)書,找于副總經(jīng)理審批,于副總經(jīng)理轉(zhuǎn)給了小伊。小伊仔細(xì)審核了標(biāo)書,修改了一些措詞,交還給了于副總經(jīng)理,于副總經(jīng)理要求李浩明尋找三到五家供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo),與此同時(shí)于副總經(jīng)理還打聽到與彩之公司有關(guān)聯(lián)的其它兩家現(xiàn)有包裝印刷供應(yīng)商,希望他們也參與投標(biāo),其中一家表示他們的生產(chǎn)任務(wù)非常滿,沒有能力接單了,另一家公司則說將標(biāo)書帶回去討論后回復(fù)。幾天后也表示一年只有20萬張的量太少,如果讓他們做可以報(bào)價(jià),但不愿費(fèi)時(shí)費(fèi)力參加競(jìng)標(biāo)。
兩周以后李浩明將四個(gè)供應(yīng)商的名單交給了于副總經(jīng)理,于副總經(jīng)理又打電話給美致藍(lán)印刷公司,希望美致藍(lán)印刷公司找一家供應(yīng)商一起參加投標(biāo),美致藍(lán)印刷公司表示了極大的為難,經(jīng)于副總經(jīng)理的一再勸導(dǎo),終于答應(yīng)愿意幫助找一家競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手投標(biāo)。
公司成立招標(biāo)小組,五家供應(yīng)商都如期遞交了投標(biāo)書,并按要求送來了樣品,有兩家價(jià)格比較低,但樣品的質(zhì)量太差,而另外兩家的價(jià)格很高,分別高出36%及47%,顯然,他們離公司的期望值相距甚遠(yuǎn),不可能被考慮。
于副總經(jīng)理再次把美致藍(lán)印刷公司找來進(jìn)行談判,在強(qiáng)大的壓力下,美致藍(lán)印刷公司又將價(jià)格下調(diào)了1%。最終招標(biāo)小組仍然選擇了美致藍(lán)印刷公司。
討論:
1. 在上述案例的描述中彩云公司的采購流程有什么問題?
2. 于副總經(jīng)理如何才能更有效地審核訂單?
3. 彩云公司和于副總經(jīng)理所做的一些決策中有問題嗎?
4. 美致藍(lán)印刷公司的報(bào)價(jià)單中能看出什么問題嗎?
5. 請(qǐng)您拿出更有效的方案。
6. 什么環(huán)境下用招標(biāo)采購?如何使招標(biāo)采購更加有效?
點(diǎn)評(píng):
于副總經(jīng)理確實(shí)成為了采購員李浩明的一支簽字筆,于副總經(jīng)理控制不了價(jià)格,數(shù)量也是從ERP里運(yùn)算得出的結(jié)果,這個(gè)采購控制點(diǎn)的設(shè)置就存在著問題。公司的管理層更要關(guān)注的是采購戰(zhàn)略,采購流程,及預(yù)算的控制。公司應(yīng)該研究如何考慮如何制定采購的目標(biāo)及考核指標(biāo)。
即使彩云公司產(chǎn)品檔次高,利潤(rùn)也比較好,相比較于質(zhì)量和交期,價(jià)格要素并沒有過大的壓力,但對(duì)于價(jià)格沒有控制也是不可取的。
五年來都用一家供應(yīng)商不是不可以,但要考慮一下價(jià)格要素,是否彩云公司的量不足以選取第二家供應(yīng)商?是否是公司希望、并有具體的措施發(fā)展單一供應(yīng)商作為長(zhǎng)期合作伙伴?是否五年來有對(duì)供應(yīng)商的價(jià)格降低有計(jì)劃,有落實(shí),有見效?
于副總經(jīng)理單憑“有人悄悄告訴”這種非正式的小道消息來判斷、并決定招標(biāo),似乎理由不足,也說明彩云公司沒有一個(gè)正式的渠道反映采購的道德問題。這只能擾亂采購的流程,給公司帶來損失,也動(dòng)搖的采購人員的信心。
用招標(biāo)來防止采購流程中腐敗的發(fā)生,是許多企業(yè)常用的武器,但效果并不理想。應(yīng)當(dāng)記住的是:招標(biāo)不能防止采購活動(dòng)中腐敗的發(fā)生,在招標(biāo)過程中必須采取措施防止腐敗的滋生。千萬不要將因果倒置了,于副總經(jīng)理應(yīng)該審核采購及供應(yīng)商管理的流程,而不是立刻做出招標(biāo)的決策。
可以看出整個(gè)招標(biāo)的過程是混亂的,于副總經(jīng)理有將招標(biāo)直接交給了采購員,而不是組成招標(biāo)小組,采購員又主持招標(biāo),又寫標(biāo)書,還選定供應(yīng)商,于副總經(jīng)理還再親自找供應(yīng)商,請(qǐng)供應(yīng)商找其競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手來參與招標(biāo),等等,都能看得出來,彩云公司沒有一個(gè)規(guī)范的招標(biāo)流程,招標(biāo)后才發(fā)現(xiàn)那兩家供應(yīng)商的產(chǎn)品不能滿足公司的要求,開標(biāo)之后不滿意又重新談判,這些都違背了招標(biāo)的基本原則。
坐在辦公室,單單從美致藍(lán)印刷一家公司的報(bào)價(jià)單中能看出什么問題是不現(xiàn)實(shí)的,有比較才有鑒別。貨比三家,也是為了有一個(gè)參照物。或者采購對(duì)供應(yīng)商的現(xiàn)場(chǎng)非常熟悉,也可以找到報(bào)價(jià)單中的問題。但從報(bào)價(jià)單中可以發(fā)現(xiàn),紙張和顏料占主要成分,這是可以找到報(bào)價(jià),并可以進(jìn)一步專研的。還有制造費(fèi)用和人工成本,經(jīng)過這許多年了,可以找到學(xué)習(xí)曲線,不斷地降低。而制造費(fèi)用中的廠房設(shè)備折舊又是如何計(jì)算的,都可以再詳細(xì)深究,從中找出可以節(jié)省的可能項(xiàng)目。
招標(biāo)用于這個(gè)情形是否合適值得討論,第一條就是這個(gè)采購量是否能引起供應(yīng)商的興趣值得懷疑,我們?cè)跊Q定招標(biāo)時(shí)往往會(huì)思考這個(gè)量對(duì)我們來說是否足夠大了,但更要看供應(yīng)商是怎么看待這個(gè)量的。提高招標(biāo)的成功可能性,必須有足夠的供應(yīng)商。還有這是一個(gè)持續(xù)性的采購,每年招標(biāo),每年換供應(yīng)商,是否會(huì)影響產(chǎn)品質(zhì)量的穩(wěn)定性?如果不采用招標(biāo),換一種方式,多家采購,造成競(jìng)爭(zhēng),是否也是一種更好的選擇?
在這個(gè)短短的案例中如果仔細(xì)去搜索,還能發(fā)現(xiàn)許多問題,不一一累贅敘述。彩云公司管理層應(yīng)該做的是采購流程的改善,加強(qiáng)供應(yīng)商的管理,制定考核目標(biāo)。而不是于副總經(jīng)理親自下廚操刀。