做領(lǐng)導(dǎo)的“管家” ——透析行政、辦公室的管理技能 【主講：孫海藍(lán)】 【時間：1-2天】 優(yōu)秀的行政秘書，是決策者的守門人，也是老板的“管家”。是主管的數(shù)據(jù)處理中心。一位靈活機敏的秘書，應(yīng)能化繁為簡，有條不紊，構(gòu)筑起主管與部屬間的橋梁。高級秘書更有可能是公司的形象代言人和發(fā)言人。作為秘書的您是否意識到自己職位的重要性，又能否從剪不斷理還亂的日常瑣碎的事務(wù)中解脫出來，甩掉“勤雜工”的帽子？秘書與助理工作是看起來很簡單，但要做到優(yōu)秀是非常困難的，因為只有專業(yè)的知識是不夠的，還要有豐富的工作經(jīng)驗、足夠的細(xì)心、過人的悟性、高效的工作方法、游刃有余的關(guān)系協(xié)調(diào)能力?！　∷愿呒壝貢c助理如果沒有受過系統(tǒng)、專業(yè)的訓(xùn)練，將無法從戰(zhàn)略的高度、全方位的視角認(rèn)知秘書與助理的工作；主要靠自己的經(jīng)驗工作，缺乏理論支持，工作總是被動行事、抓不住工作重點、達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的要求；想為領(lǐng)導(dǎo)作的更多、更好卻找不到好的思路、方法；有時遇到一些難題解決不好，還會導(dǎo)致工作失誤?！　≈T如此類的問題，都是每個高級秘書與助理都要面對的，如何把握正確思路和方向、找到最適當(dāng)方法，迅速提升自身職業(yè)素養(yǎng)就是我們這次訓(xùn)練的主要目的。 本課程參照海爾好的行政管理模式，將告訴您：好的行政秘書就是老板的“管家”，是老板的得力助手，輔佐老板進(jìn)行日常管理，也是老板的“管家婆”，協(xié)助老板理順日常企業(yè)的行政管理。 【為什么學(xué)習(xí)本課程】：本課程專門為董事會或總經(jīng)辦秘書、行政部門工作人員、部門經(jīng)理助理、其他行政文員設(shè)計提升專業(yè)能力，成為上司在工作中的得力助手而設(shè)計的，目的是要使學(xué)員能夠幫助上司提升工作效率與品質(zhì)，維護(hù)商業(yè)形象，取得事業(yè)更大成功，成為老板的“管家”，成為老板的左膀右臂，輔佐老板經(jīng)營好企業(yè)。【課程提綱】：第一講 必備的職業(yè)心態(tài)一、了解遵循辦公室的游戲規(guī)則 二、行政秘書的職業(yè)心態(tài)：努力和敬業(yè)態(tài)度 三、了解行政秘書的職業(yè)職責(zé)和功能發(fā)揮 第二講 辦公室領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù) 一、1.新時期辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)與機遇； 2. 辦公室基本職能與工作特點； 3. 新時期辦公室工作的“四個轉(zhuǎn)變”； 4. 搞好辦公室工作的思路； 5. 提高辦公室工作質(zhì)量和效率的有效途徑。 二、新時期辦公室領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)： 1.領(lǐng)導(dǎo)決策藝術(shù)； 2.領(lǐng)導(dǎo)用人藝術(shù)； 3.領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)藝術(shù)； 4.領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)藝術(shù)； 5.領(lǐng)導(dǎo)溝通藝術(shù)； 6.領(lǐng)導(dǎo)激勵藝術(shù)； 7.領(lǐng)導(dǎo)公關(guān)藝術(shù)； 8.領(lǐng)導(dǎo)開會藝術(shù)； 9.領(lǐng)導(dǎo)藝術(shù)修煉途徑與方法。 （三）辦公室工作危機處理： 1.單位突發(fā)事件預(yù)防； 2.突發(fā)事件處理原則； 3.突發(fā)事件處理程序與技巧； 4.辦公室危機處理能力提升方法。 （四）辦公室績效考核設(shè)計： 1.辦公室績效考核的評價標(biāo)準(zhǔn)； 2.辦公室績效考核的方法； 3.辦公室績效考核的方案設(shè)計； 4.辦公室績效考核結(jié)果的實施與履行； 案例：海爾1010，8020原則第三講、 有效溝通與協(xié)調(diào)能力提升 　1、溝通的意義　2、常用溝通方式比較　3、溝通方法的技巧　　聽的技巧　 說的技巧　 問的技巧　看的技巧 　4、如何與你的上司良好溝通 　　　原則　 方法　 技巧　　　　案例分析：分組討論、實景演練 5、與客戶之溝通協(xié)調(diào)能力　6、電話溝通的技巧 　　接聽電話的基本原則　　接聽電話的幾項注意 　　案例：如何處理上級的電話　7、　傳真管理的技巧　8、　郵件管理的技巧第四講、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧　1、時間管理的誤區(qū)　2、時間管理的原則　　　　第一原則：目標(biāo)管理　　　　第二原則：抓住重點原則 80/20法則　　　　第三原則：輕重緩急的優(yōu)先管理　　　　時間管理的20個策略第五講、會務(wù)管理技巧　　1、　會務(wù)分類－組織思路　　2、　組織階段：會前準(zhǔn)備、會中協(xié)助、會后整理　　3、　如何擔(dān)任會議主持人　　4、　如何當(dāng)好會議秘書？如何組織開會　　　　案例：海爾某部例會會議及活動策劃案　　5、　如何避免陷于會議忙碌之中？第六講、文件資料管理與運用 1、文檔分類標(biāo)準(zhǔn)　　2、檔案管理的原則　　3、文檔的索引　　4、電子文檔的保管　案例分析：如何利用檔案為公司業(yè)務(wù)服務(wù)？海爾如何進(jìn)行文件檔案管理5、信息檔案管理　　信息管理基本流程　　信息的收集整理　　信息的傳遞　　信息的儲存與保密 6、海爾---辦公系統(tǒng)的應(yīng)用1 扁平化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化的組織創(chuàng)新的基礎(chǔ)——協(xié)同辦公管理平臺2 海爾的協(xié)同辦公管理的典型應(yīng)用第七講、辦公室公文寫作技巧與處理技巧 　辦公室公文處理： 1.公文格式規(guī)范； 2.公文文種規(guī)范； 3.公文處理規(guī)范； 4.辦公室主任（秘書）如何簽發(fā)文件。 第八講 為上司安排好差旅與行程 六、如何安排主管出差行程 　　當(dāng)主管預(yù)備到外地出差時，身為助理或秘書人員，就應(yīng)掌握時效，做好所有前置作業(yè)。 （一） 出差之準(zhǔn)備工作： （二） 出差回來之后續(xù)動作： （三）名片整理： 1.整理名片的工具類別： 2.名片分類方法： 3.名片整理方法： 第九講 辦公室商務(wù)禮儀1、、專業(yè)形象與儀態(tài) 2、、基本餐桌禮節(jié) 3、、饋贈禮儀 4、、接待禮儀面面觀 1）.接待禮儀的重要性 2）.接待計劃 3）.接待前的準(zhǔn)備 4）. 接待人員的儀表 5）. 接待禮節(jié) 6）. 奉茶禮儀 7）. 遇訪客搭乘汽車時 8）. 接待場合八不 9）. 公司有訪客時 10）. 送客禮儀 11）. 合宜接待八大步驟 第十講 提升自身專業(yè)素養(yǎng) 1、提升個人職場專業(yè)素養(yǎng) 職業(yè)秘書助理的職責(zé)和定位 個人的三項收入2、職業(yè)秘書應(yīng)掌握的工作方法和工作工具3、讓你輕松成為老板的“關(guān)鍵”