2015年7月9日18:00-20:00(2小時)在深圳某科技有限公司講授問題分析與解決課程,參加學習的學員來自公司:質量、工程、生產、人力資源、倉庫、財務、采購等部門。
晚上用兩個小時將不停地講解,從開始到結束,我記得沒有休息過,也沒有喝過一滴水。
培訓后下面是一個學員發(fā)給我他的培訓總結報告,寫得非常好,如果我們學員都向她一樣每次這么認真對待培訓,培訓的力量就是無窮大。下面我分享下她的培訓總結:
本堂課程的主題是問題分析與解決,有比較高的實用性,我平時的工作正是需要發(fā)現問題,解決問題。通過為期兩天的課堂學習,有心得體會總結如下:
一、 學會探尋工作問題的根源,而不僅是關注問題表象。
在平時的工作中,因為自己的工作經驗不足,思考不夠深入,看問題總是浮于表面。正確響應問題的方式應該是:發(fā)生什么事情?為什么會發(fā)生?到底存在什么問題?有什么可能的解決辦法?如何解決?阻礙問題意識最大的敵人就是:差不多、沒關系、沒辦法、好面子、官本位。
例如在串貨號的問題中,以前總是機械的統(tǒng)計數據,匯報數據,至于串貨號的原因,有沒有辦法可以避免,是沒有認真考慮過的,認為串貨號是沒有辦法的事情:換條碼是一個純人工的作業(yè),有人工參與一定不可避免的會有錯誤產生。這種錯誤的觀念一直到今年才有變化,串貨號的貨品有自制產品和外協(xié)產品,自制產品是倉庫條碼組的員工自行穿掛,通常錯誤也比較多,再進一步思考原因有:
1、 自制產品基本為西服、大衣,該類貨品顏色款式區(qū)分不大,員工不易從外觀區(qū)分不同貨號貨品;
2、 現有系統(tǒng)中,車間和倉庫交接只能核對總數,不能核對細節(jié);
3、 員工責任心欠缺,沒有正負激勵,對于差錯根源的產生沒有追究,沒有處罰。
在經過部門的領導的指導后,現在對于每次的串貨號差錯,都盡力追蹤到問題產生的源頭,對于無法查明源頭的問題,也及時報備到負責主管,引起主管重視,在平時工作加強監(jiān)督和宣導工作,加強員工責任感。對于現在車間和倉庫交接的系統(tǒng)的缺陷,也要積極建議是否可以加以升級改進,糾正人工入庫偏差。
發(fā)現問題的最終目的不是問題本身,而且如何避免問題的再次產生,所以必須要追究問題的根源才能拿出解決對策。
二、 科學管理:掌握問題分析的工具和方法。
運用科學、優(yōu)選的對比法找出問題最可能的原因與機會,經由事實分析找到原因,然后在事實基礎上審核可能的原因。首先所關注的問題與觀察到的事實是什么?再全面辨識及發(fā)掘可能的原因,并比較診斷事實每一個可靠的原因,最后選擇最可能的原因。
老師在這里介紹了一個比較實用的工具就是因果鏈,即以魚骨圖的形式,先界定問題產生的所有原因類別,再各個原因類別內窮舉各要因,最終確認大、中、小要因,確定解決策略。
在確定原因的階段,原因的再分析是相當重要的一個環(huán)節(jié),盲目確定原因只能是與良策背道而馳,在不明確的情況下,一定要注意原因再分析才能正確界定原因。
老師在舉例環(huán)節(jié),有一個我印象非常深刻的實例:問題是,在“十一”期間,售后服務部貨品返修周期過長,引起門店不滿。在原因分析中,有一條是品控部對于產品生產質量把控不嚴,導致產品返修率增高。
如果原因是產品質量問題,則返修率高應該持續(xù)在整個銷售季節(jié),在特定的“十一”國慶環(huán)境中,最主要的矛盾應該是工廠放假,導致返修時間延長,那么產品本身的質量問題,則不是引起門店不滿的要因。
如果在原因分析中,沒有正確確定引起問題產生的原因,結果只能是事倍功半。
三、 科學管理:掌握運用解決問題的工具和有效手段。
高效解決問題和做出決策的步驟:1、明確問題產生;2、產生可選方案;3、評估可選方案;4、做出決策/選擇方案;5、實施方案;6、事后評估。
頭腦風暴方法是日常工作中常用和有效的問題解決工具,頭腦風暴法要遵從一定的原則:
1、 提倡自由發(fā)言,暢所欲言,任意思考;
2、 禁止批評和評論,也不要自謙;
3、 目標集中,追求設想數量,越多越好;
4、 鼓勵巧妙地利用和改善他人的設想;
5、 與會人員一律平等,各種設想全部記錄下來;
6、 主張獨立思考,不允許私下交談干擾別人思維;
7、 不強調個人成績,以小組的整體利益為重。
我們部門也多次采用頭腦風暴法解決問題,在我參與的幾次頭腦風暴中,有些是不太成功,主要有幾個原則沒有遵守:參與人員沒有獨立思考,容易人云亦云;批評評論他人的設想;主持人沒有激發(fā)參與人員的積極思考性,導致沒有達到設想數量。而且主持、書記、設想的數量也沒有事前明確規(guī)定,過程和結果都不是很理想。
頭腦風暴法不是一群人開大會,要遵循科學的原則,才能取得理想的效果。
四、 心得體會
問題的發(fā)生不是最糟糕的,發(fā)現不了問題,或者發(fā)現問題不去解決才是最可怕的,我們不能以“那不是我的問題”“那不可能解決”“我也沒辦法”等消極的想法回避問題,必須養(yǎng)成問題意識和改善意識。
在問題的原因分析中,因果鏈,原因界定和原因再分析可以幫助我們正確找出原因,頭腦風暴法則是常用的產生問題解決方案的方法。
日常工作積累經驗,培訓課程教會科學方法,兩者的合理結合才能提高工作效率,提高產能。