近年來(lái)，薪酬支付方面的最佳實(shí)踐變化不斷。但為什么要關(guān)注這方面的最佳實(shí)踐？如同薪酬本身一樣，這都是跟錢(qián)相關(guān)的問(wèn)題。根據(jù)現(xiàn)有對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，凡能改進(jìn)薪酬支付流程的企業(yè)，都能通過(guò)削減流程成本、減少謬誤、減少短付與超額支付并解決其他相關(guān)問(wèn)題而節(jié)省大量支出。
如果有人還是覺(jué)得薪酬支付業(yè)務(wù)無(wú)足輕重，那就可以看看不同企業(yè)之間薪酬開(kāi)支的差距。根據(jù)美國(guó)生產(chǎn)力及質(zhì)量中心(American Productivity and Quality Center 簡(jiǎn)稱APQC) 統(tǒng)計(jì)的對(duì)標(biāo)數(shù)據(jù)，薪酬支付處理成本最高者與最低者之間存在非常大的差距。APQC 的數(shù)據(jù)還顯示，前25% ( 最佳表現(xiàn)) 的企業(yè)“薪酬支付流程的員工人均成本”是67 美元，最靠后的25% （最差表現(xiàn)）則人均耗費(fèi)了398 美元。
顯然，最高成本與最低成本之間差距顯著，改進(jìn)空間也相當(dāng)大。而且，企業(yè)不一定要達(dá)到最佳表現(xiàn)才能節(jié)省成本。與最差績(jī)效相比，即便是薪酬支付流程人均成本218 美元的中等績(jī)效，對(duì)企業(yè)而言也意味著巨大的改進(jìn)機(jī)會(huì)。那些與最佳績(jī)效相差甚遠(yuǎn)的企業(yè)，可以暫時(shí)以達(dá)到中等績(jī)效為目標(biāo)。
決定薪酬支付流程成本的一個(gè)最大因素是流程的自動(dòng)化程度。“將員工的工作時(shí)間信息輸入薪酬支付系統(tǒng)，確實(shí)是導(dǎo)致成本上漲的一個(gè)因素?！?/span>APQC 高級(jí)研究員德里斯科爾(Mary Driscoll)
說(shuō)。流程中涉及的人工因素越多，企業(yè)需要付出的成本也就越高，系統(tǒng)中出現(xiàn)錯(cuò)誤的概率就越大。
通過(guò)考察162 家企業(yè)的薪酬支付流程，APQC 發(fā)現(xiàn)在表現(xiàn)最佳的企業(yè)當(dāng)中，有24.7% 的企業(yè)對(duì)88.5% 乃至100% 的時(shí)間考勤表實(shí)現(xiàn)了電子化處理。這些表現(xiàn)最佳者在員工勞動(dòng)時(shí)間的采集和統(tǒng)計(jì)流程中涉及人工的步驟是比較少的。但在這162 家企業(yè)當(dāng)中的大部分公司，只有不到1% 的時(shí)間考勤表是通過(guò)電子手段處理的。
探究最佳實(shí)踐的具體做法
探究薪酬支付的最佳實(shí)踐，其過(guò)程的艱辛令人生畏。成功的關(guān)鍵在于對(duì)流程的管理。有個(gè)好辦法就是將支付流程分解成各個(gè)組成部分，這樣企業(yè)就能有針對(duì)性、分步驟地解決問(wèn)題，而不是同時(shí)處理所有問(wèn)題。第一步是確保所提供的服務(wù)和服務(wù)交付的模式既能幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)其總體戰(zhàn)略目標(biāo)，又能解決具體的薪酬支付問(wèn)題。 然后，企業(yè)要想辦法實(shí)現(xiàn)如下目標(biāo)：去掉不必要的步驟和流程；對(duì)余下的步驟和流程予以簡(jiǎn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，以降低繁復(fù)程度；盡可能地提高自動(dòng)化水平，減少出錯(cuò)幾率，節(jié)省完成整個(gè)流程所需的人力；充分利用自助和外包等可獲得的交付工具，通過(guò)最佳途徑來(lái)交付服務(wù)。 此外，在績(jī)效咨詢公司哈科特集團(tuán)(The Hackett Group) 擔(dān)任跨國(guó)薪資支付咨詢項(xiàng)目總監(jiān)的奇克(Felicia Cheek) 指出，“每家企業(yè)都能利用一個(gè)正式或非正式的服務(wù)交付模式，在每個(gè)組成部分應(yīng)用最佳實(shí)踐。”哈科特集團(tuán)確認(rèn)了服務(wù)交付模式的七個(gè)組成部分：
1、信息，包括數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)、報(bào)告的設(shè)計(jì)、關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)和主數(shù)據(jù)元素；
2、服務(wù)規(guī)劃部署，它詳細(xì)指明哪些環(huán)節(jié)執(zhí)行哪些活動(dòng)和流程；
3、流程溯源，確定流程和子流程的源頭以及相關(guān)程序；
4、流程設(shè)計(jì)，重點(diǎn)放在流程、異常處理機(jī)制、流程表繪制和其他與職能、角色和責(zé)任相關(guān)的元素上；
5、支持服務(wù)流程所需的技術(shù)；
6、用以確保服務(wù)完成、流程改進(jìn)和執(zhí)行的技能和人員；
7、對(duì)于決策過(guò)程、組織結(jié)構(gòu)、各部門(mén)和匯報(bào)關(guān)系的管理。
運(yùn)用諸如此類的模式，企業(yè)就能使用一種更為系統(tǒng)的方式來(lái)實(shí)施薪酬支付方面的最佳實(shí)踐。奇克指出，在服務(wù)部署方面的最佳實(shí)踐并不一定是評(píng)估某項(xiàng)服務(wù)本身的效率而是去衡量該項(xiàng)服務(wù)應(yīng)安置在哪個(gè)環(huán)節(jié)從而來(lái)推動(dòng)其他的最佳實(shí)踐。
隨著全球化的蔓延，許多企業(yè)開(kāi)始尋求與跨國(guó)經(jīng)營(yíng)相適應(yīng)的最佳薪酬支付實(shí)踐。在這些情況下，“企業(yè)首先關(guān)注的是，哪些最佳實(shí)踐是可以在國(guó)際化的基礎(chǔ)上應(yīng)用的，哪些最佳實(shí)踐是可以在地區(qū)性或地方性的基礎(chǔ)上應(yīng)用的?！逼婵苏f(shuō)。對(duì)于跨國(guó)企業(yè)而言，服務(wù)部署的目標(biāo)是要確定應(yīng)當(dāng)在地方層面、地區(qū)層面、集團(tuán)層面還是在跨國(guó)層面上實(shí)施一項(xiàng)活動(dòng)或流程來(lái)實(shí)現(xiàn)最佳實(shí)踐。考慮到法律法規(guī)的多樣差異，某些流程只能在地區(qū)或地方層面上實(shí)行。
總體上，企業(yè)需要考慮服務(wù)模式和相應(yīng)的服務(wù)流程是僅僅針對(duì)薪酬支付這一個(gè)環(huán)節(jié)，還是涵蓋了從員工錄用至其退休的全過(guò)程。“如果它著眼于從錄用到退休的整個(gè)過(guò)程，那這些改革將會(huì)對(duì)人力資源、福利、薪酬支付和會(huì)計(jì)等等產(chǎn)生廣泛的影響?！逼婵苏f(shuō)。 薪酬支付在改變，對(duì)薪酬支付的看法也在改變
如果企業(yè)要在最大程度上利用好薪酬支付的最佳實(shí)踐，可能還需要進(jìn)行一些內(nèi)在的改進(jìn)。比如，對(duì)于許多企業(yè)而言，最佳薪酬支付實(shí)踐是做到百分百的電子支付。企業(yè)能在多大程度上達(dá)到這一目標(biāo)，取決于一系列內(nèi)在和外在因素。
企業(yè)文化也可能成為絆腳石。并非所有企業(yè)都樂(lè)意向員工強(qiáng)加規(guī)定，特別是當(dāng)事關(guān)員工薪酬之時(shí)。然而，企業(yè)應(yīng)重新思考他們之前的假設(shè)。比如，奇克就指出，當(dāng)企業(yè)開(kāi)始實(shí)行工資直接匯款制時(shí)，他們主要是針對(duì)受薪員工。之所以這樣做，是因?yàn)槠髽I(yè)假設(shè)了小時(shí)工相對(duì)而言達(dá)不到直接存款的標(biāo)準(zhǔn)，也還不夠開(kāi)設(shè)銀行賬戶的資格。“這種假設(shè)是說(shuō)，小時(shí)工的收入比受薪員工少，他們可能因?yàn)橐恍?a target="_blank" style="color: black;" >財(cái)務(wù)問(wèn)題而不能在銀行開(kāi)通正常賬戶，”奇克說(shuō)，“但是，我認(rèn)為雇主們不應(yīng)該這么想。在某些行業(yè)，或?qū)δ承﹩T工類型來(lái)說(shuō)，實(shí)行最佳的薪酬支付實(shí)踐可能比較難，但這并不意味著你就做不到。 隨著企業(yè)嘗試通過(guò)入口網(wǎng)站和自助終端部分地實(shí)現(xiàn)薪酬支付和工時(shí)記錄的自助服務(wù)，對(duì)員工能力和接受度的一些假設(shè)也屬杞人憂天?！安荒芗僭O(shè)小時(shí)工、客房部的員工不會(huì)使用計(jì)算機(jī)，”奇克說(shuō)，“我們現(xiàn)在可是生活在電子化世界?！?/span>
對(duì)許多企業(yè)來(lái)說(shuō)，最佳薪酬支付實(shí)踐的實(shí)施所涉及的不只是流程的改變問(wèn)題，還有變革管理問(wèn)題。在傳統(tǒng)觀念中，薪酬支付一直被視為一個(gè)很簡(jiǎn)單的內(nèi)部流程，沒(méi)有多大價(jià)值。如果一家企業(yè)正在醞釀兼并或收購(gòu)計(jì)劃，那么即便這對(duì)于薪酬支付系統(tǒng)可能影響甚大，企業(yè)也不會(huì)把這一消息最先告知與薪酬支付相關(guān)的部門(mén)。
然而，這種局面已在改變。借助最佳薪酬支付實(shí)踐，薪酬支付系統(tǒng)正在改進(jìn)自身，薪酬支付部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)者也有更多機(jī)會(huì)為組織提供更多的價(jià)值。奇克說(shuō)，“當(dāng)薪酬支付越來(lái)越全球化，在企業(yè)運(yùn)用相關(guān)技術(shù)和戰(zhàn)略型外包手段支付薪酬之際，薪酬支付部門(mén)也越來(lái)越成為企業(yè)內(nèi)部的一個(gè)戰(zhàn)略業(yè)務(wù)伙伴?！毙匠曛Ц恫块T(mén)整體職能的轉(zhuǎn)變至關(guān)重要。一旦其領(lǐng)導(dǎo)者決定要實(shí)施最佳實(shí)踐，就要在一開(kāi)始就參與到各項(xiàng)活動(dòng)當(dāng)中，即便是像企業(yè)并購(gòu)這類的變動(dòng)。 建立跨國(guó)薪酬支付流程
隨著企業(yè)在全球范圍內(nèi)擴(kuò)張，許多企業(yè)都在尋找途徑，建立薪酬支付的全球化流程。如要推行適用于全球的最佳實(shí)踐，薪酬部門(mén)需要準(zhǔn)備就緒。曾有一段時(shí)間，為了確保必要的審計(jì)和管控，薪酬支付轉(zhuǎn)由到財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)。但是，當(dāng)越來(lái)越多的企業(yè)不再擔(dān)心審計(jì)、管控的執(zhí)行狀況時(shí)，薪酬支付便逐漸轉(zhuǎn)為人力資源部門(mén)的業(yè)務(wù)。這種轉(zhuǎn)變使得薪酬支付業(yè)務(wù)在從員工錄用到其退休的整個(gè)管理過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。 只要薪酬支付業(yè)務(wù)和其他業(yè)務(wù)的關(guān)系是基于整個(gè)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)設(shè)置的，它具體被劃歸哪個(gè)部門(mén)就不重要了。奇克說(shuō)：“薪酬支付流程與會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)乃至人力資源都關(guān)系密切，所以，它隸屬哪個(gè)部門(mén)并不會(huì)影響到薪酬支付的績(jī)效，也不會(huì)影響到實(shí)施最佳實(shí)踐的能力?！?/span> 當(dāng)企業(yè)開(kāi)始在全球范圍內(nèi)實(shí)施薪酬支付的最佳實(shí)踐，隨之而來(lái)的是一些更為復(fù)雜的問(wèn)題。盡管“跨國(guó)薪酬支付流程”這種叫法讓人聽(tīng)起來(lái)覺(jué)得不知所云，但企業(yè)確實(shí)能摸索出一套跨國(guó)的流程。不過(guò)，跨國(guó)薪酬支付流程與僅限于一國(guó)范圍內(nèi)的薪酬支付流程截然不同，原因之一就在于不可能有哪一套方案能適用于所有國(guó)家。“沒(méi)有一家機(jī)構(gòu)能在所有國(guó)家都提供第三方薪酬支付服務(wù)，”奇克說(shuō)，“基本上可以說(shuō)，沒(méi)有一個(gè)機(jī)構(gòu)知道如何在世界上所有國(guó)家處理薪酬支付業(yè)務(wù)?！?/span>
缺乏整合往往會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)率的下降和成本的上升。在許多國(guó)家，薪酬支付的流程和操作仍然離不開(kāi)繁多的人工手續(xù)。如果企業(yè)要解決這個(gè)問(wèn)題，關(guān)鍵是要確定薪酬支付跨國(guó)流程的管理需要運(yùn)用哪一層面的資源以及這些資源需要配置在哪些地方，比如國(guó)際層面、地區(qū)層面、地方層面或者集團(tuán)層面。其中也有地方法律法規(guī)因素的影響。奇克說(shuō)，至少某些資源必須要位于當(dāng)?shù)?。比如，拉丁美洲大部分?guó)家都要求員工手簽薪水支票，以確認(rèn)支票上的信息是正確的。奇克說(shuō)：“這道手續(xù)非常繁復(fù)，且十分耗費(fèi)人力?！?/span> 如果企業(yè)試圖實(shí)施用電子方式分發(fā)薪資明細(xì)表的最佳實(shí)踐，它就需要搞清楚地方法規(guī)和慣例將對(duì)之造成的影響?！凹幢銌T工按照慣例一直都是手簽薪水支票，也不意味著這些支票就沒(méi)法通過(guò)電子途徑發(fā)放，”奇克說(shuō)，“這意味著，身處這些國(guó)家的企業(yè)需要在流程中設(shè)置一個(gè)額外步驟讓員工簽收支票，可能會(huì)是使用電子簽名?！?/span>
盡管薪酬支付的跨國(guó)流程聽(tīng)起來(lái)頗具挑戰(zhàn)，但成功的關(guān)鍵是發(fā)揮創(chuàng)造性思維，并在操作中適應(yīng)各國(guó)法律。
來(lái)源: 世界經(jīng)理人
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