運(yùn)維報告分為日常運(yùn)維報告和特殊運(yùn)維報告，日常報告一般有周運(yùn)維報告、月運(yùn)維報告、季度運(yùn)維報告、年度運(yùn)維報告，也有單位要求到日或半日運(yùn)維報告，這要根據(jù)實(shí)際情況而定。需要指出的是，報告太多，也會浪費(fèi)領(lǐng)導(dǎo)的時間，影響領(lǐng)導(dǎo)的精力，甚至成為一種形式；特殊運(yùn)維報告有升級、改造報告，故障處理報告，重大事件運(yùn)維保障報告等，就某一事件、階段或問題的專項(xiàng)報告。

一、運(yùn)維報告的意義和價值

    部分運(yùn)維人員，習(xí)慣編寫運(yùn)維報告，對自己和單位或用戶都是一種負(fù)責(zé)的態(tài)度。認(rèn)真、準(zhǔn)確、按時、嚴(yán)格編寫運(yùn)維報告能起到以下功效：

    1、通過編寫運(yùn)維報告，運(yùn)維人員可以進(jìn)行階段性運(yùn)維工作過程的回顧、運(yùn)維工作的總結(jié)，進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。通過編寫報告，可以分享自己的成功經(jīng)驗(yàn)，也可以再次認(rèn)識自己的失敗原因，避免出現(xiàn)類似錯誤，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)共同提高。

    2、通過匯報運(yùn)維報告，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以獲得某一階段的運(yùn)維信息，為他們作出決策提供參考依據(jù)和指南。比如，通過報告，領(lǐng)導(dǎo)知道現(xiàn)在運(yùn)維的狀況，是否有設(shè)備需要升級，是否有需要改進(jìn)的環(huán)節(jié)，需要重視的環(huán)節(jié)，在同行、同類中所處的位置和級別，是否需要預(yù)留資金，等等。

    3、通過編寫運(yùn)維報告，為以后工作提供事實(shí)依據(jù)。比如，報告中多次指明某設(shè)備已經(jīng)過期，需要更換，可是對方因資金等問題遲遲拖延，結(jié)果導(dǎo)致故障。事后，如果領(lǐng)導(dǎo)責(zé)怪運(yùn)維人員沒有及時提醒，可以通過運(yùn)維報告為自己證明。尤其運(yùn)維外包合作，一旦出現(xiàn)問題，都要涉及經(jīng)費(fèi)問題。同樣，如果運(yùn)維報告中確實(shí)沒有報告，那么運(yùn)維人員要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

    4、運(yùn)維報告是申請升級改造的依據(jù)。運(yùn)維報告一般不會越級送到一把手手中，即使送到一把手手中，他們也沒有時間細(xì)看（或者根本看不出問題），只有通過接口部門向上反映和匯報。當(dāng)需要升級、改造等工程時，一般都是由接口部門向一把手反映、匯報，運(yùn)維報告就成為他們匯報的依據(jù)。比如，問題已經(jīng)匯報了半年了，再不解決不行了。

    5、運(yùn)維報告反映了最近階段運(yùn)維工作的成績和缺陷，反映各成員的分工合作情況，為運(yùn)維部門申請運(yùn)維經(jīng)費(fèi)、員工績效和獎金，提供事實(shí)依據(jù)。

二、運(yùn)維報告的內(nèi)容和格式

1．日常運(yùn)維報告

    編寫運(yùn)維報告，要有一定的格式和順序，同時要有一定的內(nèi)容，這樣才是有血有肉的有機(jī)體。運(yùn)維報告一般包括：概述；運(yùn)維的背景情況；本階段運(yùn)維工作的核心內(nèi)容；表明決心。

（1）運(yùn)維報告概述。

    運(yùn)維報告概述講述運(yùn)維的對象，運(yùn)維工作的范疇、內(nèi)容、重要性，運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，運(yùn)維的時間和期限，運(yùn)維指標(biāo)，報告性質(zhì)、報告人、報告時間等。

（2）運(yùn)維背景介紹。

    運(yùn)維背景介紹主要針對上一報告周期內(nèi)容的回顧，尤其一些遺留問題，升級和改造工程等，以及對它們的建議和采取的實(shí)施方案（這些方案和建議，可以來自運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，也可以來自運(yùn)維對象的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，還可以來自于第三方）。有時，也會介紹一些社會環(huán)境、技術(shù)發(fā)展背景、資源支持背景等內(nèi)容。

（3）運(yùn)維工作的核心內(nèi)容。

    這一部分是報告的核心部分，編寫的方法一般是分門別類，也就是按運(yùn)維的地域、范圍、功能、模塊、管理、重要程度等進(jìn)行劃分。比如，運(yùn)維是跨地區(qū)的，可以先按地區(qū)劃分，然后每個地區(qū)再按類別劃分；如果在同一地區(qū)的，可以按類別劃分，類別里再按工種劃分；也可以按運(yùn)維的重要程度劃分。運(yùn)維工作的劃分，類似于WBS、RBS、OBS的分解。

    在分好類以后，在匯報每項(xiàng)工作的時候，首先，要說明本報告階段內(nèi)工作進(jìn)行情況，取得的成績，存在的問題，運(yùn)維建議和意見；然后，對幾個相鄰報告周期階段進(jìn)行對比分析（頻率、數(shù)量、種類、規(guī)模、重要性等方面）；最后，對這一項(xiàng)工作進(jìn)行總結(jié)。

    依次逐項(xiàng)完成匯報，然后將本報告的重點(diǎn)再進(jìn)行匯總總結(jié)，比如重大成績、急需解決的問題、重大安全隱患、需要升級改造的內(nèi)容等。不論以前是否匯報過，只要現(xiàn)在依然存在，就繼續(xù)匯報。需要提醒的是匯報只針對事情，不針對任何個人或團(tuán)隊(duì)（特殊情況除外）。

    最后，要對本階段的運(yùn)維工作進(jìn)行總結(jié)，突出成績，體現(xiàn)問題，附帶誠實(shí)的建議和意見。

（4）下一階段的計劃。

    在報告結(jié)束時，要對下一個報告階段作出規(guī)劃和愿景，即遺留問題的處理方法，日常運(yùn)維服務(wù)水平的提高，團(tuán)隊(duì)技能的提高，運(yùn)維環(huán)境的改善，盡力杜絕不該出現(xiàn)的故障等。

2．特殊運(yùn)維報告

    以上介紹了運(yùn)維報告的一般格式，對于特殊報告將如何編寫呢？比如，故障處理報告，系統(tǒng)升級改造工程，設(shè)備或設(shè)施的更換等。對于這種專項(xiàng)報告，主要是就某一件事情或過程進(jìn)行報告，它的格式也可以分為四部分，但是側(cè)重點(diǎn)不同：先作專項(xiàng)報告概述，介紹此報告針對什么事件；然后介紹事件發(fā)生的背景原因；接下來匯報該事件進(jìn)展過程及狀態(tài)變化情況；最后得出結(jié)論。

（1）專項(xiàng)報告概述。

    這部分主要介紹此專項(xiàng)報告涉及的事件名稱，發(fā)生和結(jié)束時間，發(fā)起部門、實(shí)施部門、監(jiān)督管理部門等，事件的影響力等內(nèi)容。
（2）背景原因。

    這部分要介紹事件產(chǎn)生的過程和原因，前期事件的分析過程，實(shí)施方案和過程，相關(guān)部門的重視度，事件造成的影響、影響程度和蔓延的控制等。此部分盡量提供事件發(fā)生時的相關(guān)數(shù)據(jù)、現(xiàn)場鑒定證據(jù)（尤其是圖片、視頻）等。

（3）事件處理進(jìn)展情況和狀態(tài)變化。

    如果事件按計劃順利處理完成，這部分就可以寫得簡單點(diǎn)；如果事件的實(shí)施過程有變化，要將變化的情況、請示的過程和結(jié)果、最后的處理結(jié)果等詳細(xì)報告；如果事件仍然存在，要提出應(yīng)急方案，以及立項(xiàng)的準(zhǔn)備工作等。

（4）總結(jié)。

    專項(xiàng)報告也要有結(jié)論，即經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便日后參考。

三、運(yùn)維報告編寫注意事項(xiàng)

1．報告內(nèi)容要完整

    有效的運(yùn)維報告，應(yīng)該包括：運(yùn)維工作的范疇、內(nèi)容、重要性，運(yùn)維團(tuán)隊(duì)，運(yùn)維的時間和期限，運(yùn)維指標(biāo)，報告性質(zhì)、報告人、報告時間，運(yùn)維對象等報告概述；報告的背景情況；報告的信息和數(shù)據(jù)資料，分析對比過程；報告的結(jié)論等。

2．報告要以客觀事實(shí)為依據(jù)

    編寫報告，一定要以客觀事實(shí)為依據(jù)，切忌胡編亂造，否則可能會釀成大錯。

    某通信公司，因一臺流控設(shè)備不穩(wěn)定，導(dǎo)致缺少當(dāng)月流量數(shù)據(jù)信息，運(yùn)維人員害怕領(lǐng)導(dǎo)批評，就對上一年同月的流量進(jìn)行了篡改處理，并編入了報告，效果很明顯?？山酉聛淼囊粋€月，流控徹底罷工了，領(lǐng)導(dǎo)要對日志進(jìn)行分析研究，結(jié)果發(fā)現(xiàn)這臺設(shè)備4個多月前就被黑客控制了。

3．報告要及時準(zhǔn)確

    曾有這樣一個事件，季度運(yùn)維報告延誤了3個月，部門接口領(lǐng)導(dǎo)獲知網(wǎng)絡(luò)入口帶寬不能承載業(yè)務(wù)需求，于是就向一把手申請增加帶寬。當(dāng)他再次接到最近期的季度運(yùn)維報告時，領(lǐng)導(dǎo)已批準(zhǔn)了擴(kuò)容申請。部門接口領(lǐng)導(dǎo)看完報告后，發(fā)現(xiàn)原申請的帶寬，已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的需求了。部門領(lǐng)導(dǎo)無奈，只能重新申請。

4．報告要清晰易懂，簡明扼要

    編寫報告時，一定要了解接受者的知識和行業(yè)背景，適當(dāng)使用專業(yè)術(shù)語可以起到簡明扼要的好處，但太“時尚”的專業(yè)術(shù)語會造成不理解或誤解現(xiàn)象。

5．報告具有時效性

    報告的時效性，即報告的頻率、有效期限都應(yīng)該與實(shí)際需要一致。

注：本文摘自《項(xiàng)目經(jīng)理溝通管理技巧與實(shí)務(wù)》