特邀專家：郭漢堯　 訂貨會的功能如何體現(xiàn)呢？郭漢堯認(rèn)為涉及訂貨會的運(yùn)作流程問題，相當(dāng)于訂貨會如何來策劃。整個運(yùn)作流程，可以分為三大塊：訂貨前、訂貨中、訂貨后。郭漢堯提出了五三二的概念，也就是訂貨前、訂貨中、訂貨后的工作各占5∶3∶2的比例。 會前準(zhǔn)備至關(guān)重要 “訂貨會前你如果搞不好，你就失敗了一半，那么50%的作用在訂貨前，訂貨前的籌備工作就變得非常重要了?！惫鶟h堯如是說。其中，首要解決的準(zhǔn)備工作，就是訂貨會的定位問題。 訂貨會的準(zhǔn)備工作分為三方面。 ①人員準(zhǔn)備常被忽視 郭漢堯特別指出，人員的準(zhǔn)備是一個比較重要的內(nèi)容。他認(rèn)為，現(xiàn)在很多訂貨會都沒有重視人員的準(zhǔn)備。 現(xiàn)在常有的情況是很多老板，政策發(fā)布下去，訂貨會前開會大家都說清楚了，可是到了現(xiàn)場，卻發(fā)現(xiàn)很多細(xì)節(jié)沒有弄好。為什么呢？員工事先準(zhǔn)備的時候不充分，等到現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)問題的時候，已經(jīng)無法挽救了，根本來不及了。 所以人員準(zhǔn)備，是最大的不可預(yù)知因素，也是最大的變數(shù)，往往一件事情本來很好了，因為人的關(guān)系導(dǎo)致這個活動做得很糟糕。 郭漢堯認(rèn)為，人員準(zhǔn)備很重要。訂貨會的流程方式、方法及所有有關(guān)訂貨會的流程，都需要人員培訓(xùn)，培訓(xùn)之后要有明確的分工，分工以后還要模擬，這樣才能做到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人心中有數(shù)。所以訂貨會前要有足夠的準(zhǔn)備時間，包括人員的心態(tài)都要進(jìn)行調(diào)整。 另外，郭漢堯提出最關(guān)鍵的是訂貨會要設(shè)立考核部，專門人員，負(fù)責(zé)考核各個部門訂貨會的操作，還有事后的評估工作，并且對相應(yīng)的評估結(jié)果實行獎懲。 ②硬件準(zhǔn)備 首先是客戶方面的準(zhǔn)備，包括我們要對所有來參加訂貨會的客戶摸排，摸排清楚以后，確定要邀請的客戶。客戶分為重點客戶、次重點客戶和一般客戶，客戶的性質(zhì)由在訂貨會中所起的作用來決定。 接下來就是會務(wù)工作的準(zhǔn)備。因為訂貨會關(guān)鍵是會務(wù)工作。首先是簡單的硬件準(zhǔn)備，硬件的東西包括會場要選在哪里，其次是展廳要準(zhǔn)備，展廳要怎么準(zhǔn)備，展廳要放在哪里，貨物，裝修，貨架這些東西也都要事先準(zhǔn)備好。第三是貨品的準(zhǔn)備，要先把貨品準(zhǔn)備好，包括設(shè)計、開發(fā)、樣板、篩選，這些也要有流程。比如，怎么樣讓你的貨品盡量讓經(jīng)銷商有更大的選擇空間，能夠讓經(jīng)銷商有一個簡單的篩選過程。 ③軟件功夫 訂貨會是什么樣的形式，要不要搞走秀，要不要搞論壇，要不要搞研討會、旅游會……各種情況，都要根據(jù)你的品牌和規(guī)模大小來決定。 還有，訂貨會政策的制訂：門店裝修的補(bǔ)貼，使用返點,抽獎或者積分政策來刺激訂貨。會議的流程要有詳細(xì)的時間安排。接下來就是費(fèi)用的預(yù)算，這場訂貨會準(zhǔn)備花多少錢，這個錢做預(yù)算的時候要預(yù)留一點作為應(yīng)付突發(fā)事件的經(jīng)費(fèi)，預(yù)算多少同你這場訂貨會要達(dá)到什么樣的效果成正比。 訂貨中要注意細(xì)節(jié) 經(jīng)銷商、代理商對整個訂貨會的貨品和活動，都是通過觀看來了解的，所以我們要通過經(jīng)銷商觀看的過程刺激他們對品牌的忠誠度，刺激他們在經(jīng)銷區(qū)域進(jìn)一步把市場做好。訂貨會的準(zhǔn)備工作必須做到事無巨細(xì)，擁有很好的現(xiàn)場效果，吸引經(jīng)銷商的眼球，讓經(jīng)銷商有很好的直觀印象。 經(jīng)銷商選擇的款式和訂貨的數(shù)量都要計算終端的相應(yīng)情況，這是需要溝通的。比如某個經(jīng)銷商準(zhǔn)備訂100萬元，作為總公司，有必要幫經(jīng)銷商分析，該經(jīng)銷商現(xiàn)有多少門店，要新增多少門店，貨品與門店的分配，這些都是溝通的過程。 在前面漫長的準(zhǔn)備過程之后，訂貨相當(dāng)于臨門一腳，直接決定訂貨會的成敗。比如說，本來一張噴得很好的海報貼在墻上，結(jié)果到了現(xiàn)場海報的四個角都卷起來了，對訂貨會的形象就有影響。比如樣衣是否保證都縫上了商標(biāo)。這些很細(xì)節(jié)的工作都直接影響著經(jīng)銷商對廠商品牌的判斷。 這里郭漢堯提出觀點：先做對，后做好。很多人為了把訂貨會做好，設(shè)計了非常復(fù)雜的東西，結(jié)果由于之前某個復(fù)雜的環(huán)節(jié)不到位，反而影響經(jīng)銷商對整個訂貨會的印象，所以，首先流程不要復(fù)雜，先把它做對再做好。 訂貨會開完要善于總結(jié) 現(xiàn)在很多企業(yè)，談到訂貨會基本上不談“訂貨后”，訂完了，好像已經(jīng)結(jié)束了，資金也來了。郭漢堯提醒，訂貨會還有很多工作要做。今年的訂貨會要跟去年的訂貨會比較，數(shù)字是否有增加，生產(chǎn)能力是否能跟上，貼牌加工的廠家是否進(jìn)一步去落實，這些都是亟待解決的。 訂貨會的標(biāo)準(zhǔn)化流程，很多公司都沒有，甚至發(fā)生今年搞訂貨會的人，明年已經(jīng)離開了，又從頭去想這個訂貨會怎么搞。很多企業(yè)里面文本的傳遞很糟糕，以至于換了一個人，所有的東西都換了。