成功管理者對(duì)有效時(shí)間管理的關(guān)鍵
文/交廣企業(yè)管理咨詢公司首席專家譚小芳

前言：

有效的管理者知道，時(shí)間是一項(xiàng)限制因素。任何生產(chǎn)程序的產(chǎn)出量，都會(huì)受到最稀有資源的制約。在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源，就是時(shí)間。但人們卻往往最不善于管理自己的時(shí)間。管理時(shí)間，是一種管理行為。我們的行為將決定我們的回報(bào)。

愛迪生說(shuō)："最大的浪費(fèi)莫過(guò)于浪費(fèi)時(shí)間"。每個(gè)人的生命都是有限的，屬于每個(gè)人的時(shí)間也是有限的。時(shí)間是公平的，給每個(gè)人都是每天24小時(shí)。人們可以用金錢去換文憑，可以收買人心，可以賣官鬻爵，甚至可以剝奪別人的生命，但卻永遠(yuǎn)也買不到自己的時(shí)間。時(shí)間如此珍貴，魯迅先生曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，浪費(fèi)自己的時(shí)間，是在慢性自殺；浪費(fèi)別人的時(shí)間，是在謀財(cái)害命。因而我們所有人的時(shí)間都是經(jīng)不起透支和揮霍的。

這個(gè)世界上根本不存在“沒(méi)時(shí)間”這回事。如果你跟很多人一樣，也是因?yàn)椤疤Α倍鴽](méi)時(shí)間完成自己的工作的話，那請(qǐng)你一定記住，在這個(gè)世界上還有很多人，他們比你更忙，結(jié)果卻完成了更多的工作。這些人并沒(méi)有比你擁有更多的時(shí)間。他們只是學(xué)會(huì)了更好地利用自己的時(shí)間而已！有效地利用時(shí)間是一種人人都可以掌握的技巧，就像駕駛一樣，有效利用時(shí)間，不是成為時(shí)間的奴隸，而是實(shí)現(xiàn)自己的人生目標(biāo)。切完全取決于是否能夠成功管理自己的時(shí)間，這就是所有成功的秘訣所在。

所有管理者每天都面對(duì)這樣的困擾：面前攤著一大堆便條，張張都標(biāo)著“十萬(wàn)火急”；電腦里面有大量郵件沒(méi)有處理；電話鈴響個(gè)不停，差不多個(gè)個(gè)都要馬上處理；傳真文件和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的東西，從桌上一直堆到地上；再過(guò)三分鐘就要開會(huì)了，可是連一點(diǎn)準(zhǔn)備都沒(méi)有；越忙越添亂，記事本楞找不出來(lái)，一定是壓在哪份文件下頭了；忙得昏天黑地的時(shí)候，竟然連今天周幾都想不起來(lái)；晚上突然從夢(mèng)中驚醒：媽呀，我怎么把那么重要的一件事給忘了呢！他們面對(duì)的不僅是繁忙的工作，還有來(lái)自公司、同事及下屬的壓力。各方面的壓力使他們窮于應(yīng)付，卻抽不出時(shí)間做真正該做的事：戰(zhàn)略問(wèn)題、統(tǒng)籌布局、培養(yǎng)下屬......

國(guó)內(nèi)權(quán)威的時(shí)間管理專家譚小芳老師（官網(wǎng)www.tanxiaofang.com）表示，對(duì)個(gè)人而言，時(shí)間是一種最重要、最寶貴的資源。什么是時(shí)間管理？時(shí)間管理是有效地運(yùn)用時(shí)間，降低變動(dòng)性。時(shí)間管理的實(shí)質(zhì)是面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的自我管理。時(shí)間管理是對(duì)金錢的管理、對(duì)效益的管理，是職業(yè)成功的源泉。時(shí)間管理最重要的功能：是透過(guò)事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。

譚小芳老師（預(yù)定時(shí)間管理培訓(xùn)，請(qǐng)聯(lián)系13938256450）以兩個(gè)高級(jí)管理顧問(wèn)的故事展開今天的時(shí)間管理課程——弗萊德從事顧問(wèn)事業(yè)賺得千萬(wàn)財(cái)富。他并非商學(xué)院出身，卻有能力管理一個(gè)成功的大公司。公司上下除了他以外，幾乎每人一星期都要工作70小時(shí)以上。弗萊德很少進(jìn)公司，每月只與股東開一次會(huì)，而且是全球股東都得參加的會(huì)議，他比較喜歡把時(shí)間用來(lái)打網(wǎng)球和思考。他以強(qiáng)硬手腕管理公司，但從不大聲講話，他通過(guò)5個(gè)主要部屬來(lái)掌握公司的一切。這就是他的管理方法。

藍(lán)迪是位陸軍中校。在他的管理咨詢公司中——除了創(chuàng)立者以外，他是唯一不是工作狂的人。后來(lái)他前往另一個(gè)遙遠(yuǎn)的國(guó)家，在那兒有一個(gè)快速成長(zhǎng)的公司，員工主要來(lái)自家鄉(xiāng)，工作非常努力。沒(méi)有人知道藍(lán)迪如何運(yùn)用時(shí)間，也不知道他的工作時(shí)間是多少，但他的確逍遙自在。藍(lán)迪只參加重要客戶的會(huì)議，其他事務(wù)則授權(quán)給年輕合伙人處理。

藍(lán)迪雖是公司領(lǐng)導(dǎo)者，卻不管任何行政事務(wù)。他把所有精力拿來(lái)思考如何在與重要客戶的交易中增加獲利上，然后再安排用最少人力達(dá)到此目的。藍(lán)迪的手上從不曾同時(shí)有3件以上的急事，通常一次只有一件，其他的則暫時(shí)擺在一旁。為藍(lán)迪工作的人在時(shí)間效率上充滿挫折感，因?yàn)橥{(lán)迪比起來(lái)，他們的效率實(shí)在是太低。

這樣闡述時(shí)間管理的概念，太過(guò)晦澀。我想各位身處企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的企業(yè)家、經(jīng)理人一般都比較佩服毛主席吧，作為帶領(lǐng)幾億農(nóng)民鬧革命的領(lǐng)頭人，當(dāng)時(shí)他面對(duì)的環(huán)境是如此復(fù)雜，需要考慮的事情多到什么程度大家可想而知，一個(gè)人——即使他再好學(xué)、好舞文弄墨加上精力旺盛，時(shí)間終歸有限，他也只能將才情的重點(diǎn)放在關(guān)乎國(guó)家性命的題材上。

不巧的是毛又偏偏是一個(gè)感情豐富的人，這可從“數(shù)風(fēng)流人物還看今朝”中窺見一斑，所以他只能借詩(shī)詞來(lái)抒懷，詩(shī)詞篇幅短小但有這個(gè)承載能力，寫得好反而傳達(dá)的情感更豐富更有想像空間，還益于傳唱。最主要是耗時(shí)少，靈感來(lái)時(shí)，揮手即就。譚老師認(rèn)為，當(dāng)然詩(shī)詞不是誰(shuí)都能寫好的，但毛有扎實(shí)的文史功底和不遜屈原的文采，所以他才能寫就澎湃激昂、雄憾寰宇的千古名篇！

所以，作為志向遠(yuǎn)大但又被事業(yè)相關(guān)的“俗事”纏身的現(xiàn)代人，也可以學(xué)學(xué)毛主席的處理辦法，花主要精力用來(lái)思考、書寫有事業(yè)相關(guān)的文章，偶爾賦點(diǎn)小詞來(lái)抒發(fā)一下作為一個(gè)普通人的喜怒哀樂(lè)。不僅“立言”的正事不會(huì)耽擱，說(shuō)不定還可以創(chuàng)造一種新的文體來(lái)！

時(shí)間管理的重要性往往被我們所忽略，當(dāng)我們?nèi)ド虒W(xué)院學(xué)了MBA那些看似很耀眼的課程后，才發(fā)現(xiàn)最重要的一門課也許是時(shí)間管理。管理學(xué)中有個(gè)“不值得定律”，不值得定律告訴我們：一流的人做一流的事情，不值得做的事情，堅(jiān)決不做。這個(gè)定律似乎再簡(jiǎn)單不過(guò)了，但它的重要性卻時(shí)時(shí)被人們疏忘。達(dá)爾文的捍衛(wèi)者，英國(guó)博物學(xué)家赫婿黎說(shuō)得很形象：“時(shí)間是最不偏私的，給任何人都是二十四小時(shí)，同時(shí)時(shí)間是最偏私的，給任何人都不是二十四小時(shí)?！?/P>

但譚小芳老師在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)——很多人的習(xí)慣就是覺得每一件事情都很重要，每一件事情都需要完成，有時(shí)為了一件很小的事情，在那兒找資料，打電話求證，反復(fù)研究對(duì)比，但實(shí)際上事后仔細(xì)一分析，這件事情對(duì)他今天的工作，是無(wú)關(guān)緊要的，根本不值得花很多時(shí)間去處理。因此，在日常生活中，我們不要眉毛胡子一把抓，這樣會(huì)累死人的？假如不信，可以去看一下《三國(guó)演義》，諸葛亮便是累死的。但如果時(shí)間運(yùn)用得當(dāng)，則可以在商海中馳騁飄逸——

微軟的“工作任意小時(shí)”沒(méi)有從早上九點(diǎn)到下午五點(diǎn)的傳統(tǒng)繁文瑣節(jié)，是員工工作時(shí)間管理制度的升華，這也是微軟“家庭式辦公”觀點(diǎn)的一個(gè)表現(xiàn)。微軟在大多數(shù)情況下沒(méi)有對(duì)工作小時(shí)數(shù)的設(shè)定，這也許對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)是不可想象的，因?yàn)檫@種管理方式靠的是公司對(duì)員工的信任、員工對(duì)公司所負(fù)的責(zé)任和每個(gè)人對(duì)成功的渴望。但是在微軟，每個(gè)員工心里繃著的一根弦：對(duì)自己工作的把握。

我們一般企業(yè)總是設(shè)定時(shí)間卡、工作時(shí)數(shù)、時(shí)間鐘點(diǎn)如早九晚五等，就等于說(shuō)花在辦公室的時(shí)間比工作更重要，這樣反映出的是降低了的工作效率，而不是真實(shí)的工作效率。相反，微軟的“工作任意小時(shí)”是讓員工在狀態(tài)最佳的時(shí)候工作，提高了工作效率。所以，微軟在工作時(shí)間管理上顯得更加輕松和聰明，對(duì)如何有效運(yùn)用員工工作時(shí)間上研究的更加深刻。

其實(shí)，早在1968年，美國(guó)麻省理工學(xué)院一位研究人員就對(duì)時(shí)間的利用問(wèn)題進(jìn)行了一次大規(guī)模的調(diào)查研究。他先后調(diào)查了美國(guó)的3000名職業(yè)經(jīng)理人，從中發(fā)現(xiàn)，凡是成功的經(jīng)理都能做到這樣兩點(diǎn)：一是限定自己的工作范圍，不把手伸得過(guò)長(zhǎng)，把職責(zé)內(nèi)的工作盡量做好；二是合理安排時(shí)間，使時(shí)間的浪費(fèi)減少到最低限度。最后，附上譚小芳老師的獨(dú)家心得秘訣，我稱之為時(shí)間管理的天龍八部——

1、按輕重緩急依次排列你的任務(wù)。由于每個(gè)活動(dòng)的意義不同，你的精力應(yīng)該花在那些既重要又有價(jià)值的事情上。
2、改善效率法：學(xué)習(xí)最新的知識(shí)，掌握最新的工具，改進(jìn)效率，本來(lái)花1個(gè)小時(shí)的工作，想辦法變成0.5小時(shí)完成，這樣可以節(jié)省更多時(shí)間用于學(xué)習(xí)。
3、推遲不必要的事情。通常你可以推遲甚至取消那些不重要的電話或會(huì)議，把時(shí)間留給那些真正重要的事情。如果這個(gè)會(huì)議不重要，何必要白費(fèi)力氣呢？
4、盡可能有效利用資源。盡可能的發(fā)揮已有資源的價(jià)值，比如開多功能的見面會(huì)，做標(biāo)準(zhǔn)化的文本，重新推薦以往訪尋過(guò)的優(yōu)秀候選人，多次使用稍加修改的同類信件或市場(chǎng)宣傳材料。
5、以人替時(shí)法：能讓別人代勞的事情，自己就不要做，學(xué)會(huì)運(yùn)用別人的時(shí)間。因?yàn)槊總€(gè)人的精力都是有限的，所謂有所謂有所不為，把自己的精力和時(shí)間用在最能體現(xiàn)自己價(jià)值的方面。
6、縮短電話和會(huì)議時(shí)間。絕大多數(shù)顧問(wèn)都喜歡在電話上聊天，也許這就是很多人選擇這個(gè)工作的原因。不過(guò)要知道質(zhì)量才是銷售的最重要因素，許多電話和會(huì)議也許只需要5分鐘的時(shí)間就能達(dá)到50分鐘的效果。
7、以錢購(gòu)時(shí)法：交通方面，能坐飛機(jī)，就不要坐火車；如果能打車，就不要等公交；乘坐最快的、最有助于休息、學(xué)習(xí)的交通工具；學(xué)習(xí)方面，采用最有效率的學(xué)習(xí)方法，能面授聽課就不看視頻；能看視頻的，就不買圖書。
8、電話語(yǔ)言簡(jiǎn)明扼要。毫無(wú)疑問(wèn)，日常的聯(lián)絡(luò)電話對(duì)于以人為本的服務(wù)行業(yè)來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的。但是你要明白在競(jìng)爭(zhēng)壓力與日俱增的情況下，這些電話并不比具體的服務(wù)更重要，所以你打電話時(shí)要盡量簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明問(wèn)題。

最后，譚小芳老師送您一句文學(xué)家托爾斯泰說(shuō)的話：“記住吧——只有一個(gè)時(shí)間是重要的，那就是現(xiàn)在！它所以重要，就是因?yàn)樗俏覀冇兴鳛榈臅r(shí)間?！惫P者希望各位管理者珍惜現(xiàn)在，做一個(gè)潔身自好的君子，不要試圖“盜取”別人的時(shí)間，更要保護(hù)好自己的時(shí)間不被“偷盜”！