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劉小明:如何制作優(yōu)秀的PPT

培訓(xùn)管理

2016-01-20 48848

如果您設(shè)計(jì)的Powerpoint幻燈片雜亂無(wú)章、文本過(guò)多、不美觀，就不能在演示的時(shí)候吸引別人的注意力并有效地傳遞重要信息。下面我們就來(lái)探討一下有哪些原則和方法能幫助我們制作出專業(yè)且引人注目的Powerpoint演示幻燈片。

　　一、保持簡(jiǎn)單

　　PowerPoint幻燈片本身從來(lái)不是演示的主角，聽眾才是主角?；脽羝瑑H僅是人們用來(lái)幫助傾聽、感受或接受您傳達(dá)的信息，所以不要讓幻燈片喧賓奪主，不要制作得過(guò)于繁雜或充滿圖表垃圾”，應(yīng)該力求簡(jiǎn)潔。

　　幻燈片應(yīng)該留有大量的空白空間，或?qū)嶓w周圍的空間。不要被迫用妨礙理解的標(biāo)識(shí)或其它不必要的圖形或文本框來(lái)填充這些空白區(qū)域?；脽羝系幕靵y越少，它提供的視覺(jué)信息就越直觀。

　　二、限制要點(diǎn)與文本數(shù)量

　　演示的對(duì)象是觀眾。但用一條又一條的要點(diǎn)令觀眾生厭可沒(méi)有好處。應(yīng)用文本也要遵循這一原則。最優(yōu)秀的幻燈片可能根本沒(méi)有文本。由于今天人們過(guò)于依賴文本型幻燈片，這聽起來(lái)可能有些荒唐，但如果沒(méi)有演示者的解說(shuō)，再優(yōu)秀的PowerPoint幻燈片也幾乎沒(méi)有什么意義。記住，幻燈片的目的在于支持解說(shuō)者的敘述，而不是使解說(shuō)者成為多余的人。

　　經(jīng)常聽到有人這樣說(shuō)：“對(duì)不起，我沒(méi)有看到您的幻燈片。聽說(shuō)它很不錯(cuò)，您可以把您的PowerPoint幻燈片發(fā)給我嗎?”但如果它們是不錯(cuò)的幻燈片，沒(méi)有您的解說(shuō)，它們就沒(méi)有多大用處。

　　所以除了PowerPoint幻燈片以外，最好還要準(zhǔn)備一份書面資料，強(qiáng)調(diào)并詳細(xì)說(shuō)明演示中的內(nèi)容。向觀眾發(fā)送說(shuō)明幻燈片的詳細(xì)書面宣傳材料，比僅用 PowerPoint幻燈片，更利于觀眾理解演示的內(nèi)容。在演示完成以后，再向觀眾發(fā)放一份詳細(xì)的宣傳材料或印刷物，您就不必用大量文本來(lái)填充 PowerPoint幻燈片。

　　我們將在下面的交付部分說(shuō)明更多細(xì)節(jié)，但只要涉及到文本，請(qǐng)記住一點(diǎn)，絕不能將背朝向觀眾，逐字閱讀幻燈片上的文字。

　　這幀幻燈片很普通，但這樣的配色和擁擠的排版讓人覺(jué)得它更像是一個(gè)視力檢查表。

　　文字過(guò)多，讓人昏昏入睡

　　推薦使用上面這類針對(duì)性強(qiáng)的幻燈片

　　這樣的效果也許更能突出主題

　　三、限制過(guò)渡與動(dòng)畫

　　制作Powerpoint演示的時(shí)候加入一些動(dòng)畫當(dāng)然不錯(cuò)，但應(yīng)堅(jiān)持使用最精致、專業(yè)的動(dòng)畫。應(yīng)該謹(jǐn)慎使用動(dòng)畫與幻燈片過(guò)渡，僅僅突出要點(diǎn)就可以了。

　　對(duì)于要點(diǎn)來(lái)說(shuō)，使用簡(jiǎn)單的從左至右顯示的動(dòng)畫就行了，但移動(dòng)(Move)或漂動(dòng)(Fly)動(dòng)畫就顯得過(guò)于沉悶與緩慢(然而，今天許多演示還使用這種形式的動(dòng)畫)。一幀接一幀的動(dòng)畫很快就會(huì)讓聽眾感到厭煩。至于幻燈片之間的過(guò)渡，只需要使用二到三種類型的過(guò)渡特效，不要在所有幻燈片之間添加特效。

　　四、使用高質(zhì)量的圖片

　　使用高質(zhì)量的圖片，包括照片。您可以用數(shù)碼相機(jī)拍攝高質(zhì)量的相片，購(gòu)買專業(yè)圖庫(kù)，或使用網(wǎng)絡(luò)上的大量?jī)?yōu)質(zhì)圖像資源。(但要小心版權(quán)問(wèn)題。)決不要地將小尺寸、低分辨率的相片簡(jiǎn)單拉伸，使它適合幻燈片的布局——這樣做只會(huì)進(jìn)一步降低圖片的分辨率。

　　避免使用PowerPoint剪貼畫或其它卡通式的藝術(shù)線條。而且，如果軟件中包含這些內(nèi)容，觀眾以前就看過(guò)無(wú)數(shù)次。在1993年使用這些內(nèi)容可能會(huì)讓人感興趣，但如今還應(yīng)用剪貼畫則會(huì)降低制作人的專業(yè)水準(zhǔn)。當(dāng)然也有例外情況，并不是所有的PowerPoint剪貼畫都讓人生厭，但還是小心謹(jǐn)慎地使用它們?yōu)楹谩?nbsp;

　　我經(jīng)常在幻燈片中使用人物圖片，因?yàn)槿宋镎掌兄谠黾佑^眾與幻燈片之間的情感聯(lián)系。如果相片處于次要地位，我就降低不透明性，并在Photoshop中增加一個(gè)高斯模糊或動(dòng)態(tài)濾鏡;如果相片位于主要區(qū)域，我希望觀眾注意它(例如產(chǎn)品圖片)，那么圖片可以變得更為顯著，且不必要多少(或根本不需要)文字說(shuō)明。

　　避免使用這類低劣的剪貼畫

　　這幅經(jīng)過(guò)編輯的庫(kù)圖片更為顯著專業(yè)。

　　在這個(gè)字幕幻燈片中，圖片占主要地位。

　　這個(gè)幻燈片來(lái)自同一演示，首先經(jīng)過(guò)Photoshop的編輯，圖片變得次要，并被推到背景部分

　　五、建立一個(gè)視覺(jué)主題，但避免使用PowerPoint模板

　　很明顯，在整個(gè)演示中，您需要一個(gè)一致的視覺(jué)主題，但PowerPoint中的大多數(shù)模板觀眾已經(jīng)看了無(wú)數(shù)次(另外，用模板開始演示的效果并不那么強(qiáng)烈)。

　　觀眾期待看到一個(gè)包含新鮮內(nèi)容(至少對(duì)他們來(lái)說(shuō)是這樣)的獨(dú)特演示;此外，觀眾為什么要參加您的演示呢?沒(méi)有人會(huì)對(duì)千篇一律的演示感興趣，因此我們必須避免使用輔助性的圖片，如隨處可見的PowerPoint設(shè)計(jì)模板，它只能說(shuō)明演示非?？贪?，或提前就設(shè)計(jì)完成了。

　　您可以制作自己的背景模板，它能夠更為適應(yīng)您的需要。然后您可以將這個(gè)PowerPoint文件保存為設(shè)計(jì)模板(擴(kuò)展名為.pot)，這個(gè)新模板就會(huì)出現(xiàn)在微軟標(biāo)準(zhǔn)模板中，方便以后使用。您還可以在線購(gòu)買專業(yè)的模板。

　　六、應(yīng)用適當(dāng)?shù)膱D表

　　經(jīng)常問(wèn)自己這個(gè)問(wèn)題：“我需要多少細(xì)節(jié)?”一般制作者害怕在幻燈片的圖表中加入過(guò)多的數(shù)據(jù)。有幾種以圖表形式顯示數(shù)據(jù)的方法;以下是需要緊記的工具：

　　圓餅圖：用于顯示比例。將分割塊的數(shù)目限制在4-6塊，用顏色或碎化的方式突出最重要的塊。

　　柱狀圖：用來(lái)顯示一段時(shí)間內(nèi)數(shù)量的變化情況。將豎條的數(shù)目限制在4-8條最佳。

　　條形圖：用來(lái)比較數(shù)量。例如，比較公司四個(gè)部門的銷售額。

　　曲線圖：用于說(shuō)明趨勢(shì)。例如，上面這幅簡(jiǎn)單的曲線圖說(shuō)明我們的銷售在逐年增長(zhǎng)。增長(zhǎng)趨勢(shì)良好。最后的箭頭強(qiáng)調(diào)一個(gè)問(wèn)題：我們將來(lái)的發(fā)展似乎不錯(cuò)。

　　通常來(lái)說(shuō)，表格最適于比較并行數(shù)據(jù)資料。

　　但是，表格可能缺乏視覺(jué)效果。例如，如果您希望說(shuō)明您們做出的貢獻(xiàn)顯著高于其它兩個(gè)部門，最好以條線圖(見下圖)的形式進(jìn)行說(shuō)明。但如果您希望弱化您們的貢獻(xiàn)低于其它部門這一事實(shí)，用表格傳達(dá)信息就可減少人們的注意力或感情色彩。

　　七、使用好色彩

　　色彩激發(fā)情感。顏色可傳遞感情。合適的顏色具有說(shuō)服與促進(jìn)能力。研究表明色彩能夠提高興趣，改善學(xué)習(xí)過(guò)程中的理解與記憶能力。

　　您不必成為顏色理論專家，但至少了解一些這方面的知識(shí)有會(huì)好處。一般顏色可分為兩類：冷色(如藍(lán)和綠)和暖色(如橙或紅)。冷色最適合做背景色，因?yàn)樗鼈儾粫?huì)引起我們的注意。暖色最適于用在顯著位置的主題上(如文本)，因?yàn)樗稍斐蓳涿娑鴣?lái)的效果。因此，絕大多數(shù)PowerPoint幻燈片的顏色方案都使用藍(lán)色背景，黃色文字也就不足為奇了。但您不必強(qiáng)迫使用這種顏色方案，也可以做一些改變，使用其它的顏色。

　　如果您將在暗室(如大廳)中進(jìn)行演示，使用深色背景(深藍(lán)、灰等)再配上白或淺色文字可取得不錯(cuò)的效果。但如果您計(jì)劃將燈打開(這是相當(dāng)明智的)，白色背景配上深色文字處理會(huì)得到更好的效果。在燈光明亮的房間內(nèi)，用深色背景配淺色文字效果不佳，但淺色背景配深色文字會(huì)更好地維持視覺(jué)效果。

　　八、選擇適當(dāng)?shù)淖煮w

　　字體可傳遞微妙的信息，所以我們要仔細(xì)選擇字體。在整個(gè)幻燈片演示中使用相同的字體，補(bǔ)充字體不要超過(guò)兩個(gè)(如Arial和Arial粗體)。確信自己了解 serif字體(如Times New Roman)和sans-serif字體(如Helvetica或Arial)之間的差異。

　　含有大量文本的材料大多用serif字體。據(jù)說(shuō)這種字體在小磅值下更易于閱讀，但對(duì)于屏幕演示而言，由于幻燈機(jī)的分辨率相對(duì)較低，使用這種字體可能不夠清晰。

　　sans -serif字體一般用來(lái)制作PowerPoint演示，但應(yīng)盡量避免使用千篇一律的Helvetica字體。我經(jīng)常使用Gill Sans字體，因?yàn)樗缬趕erif字體與sans-serif字體之間，看起來(lái)專業(yè)而友好，并具有“交談效果”。不管使用哪個(gè)字體，都必須保證在房間后面看得清文字。

　　Times

　　Arial黑體;Arial

　　九、應(yīng)用視頻或音頻

　　適當(dāng)?shù)臅r(shí)候使用視頻或音頻。應(yīng)用視頻短片對(duì)具體的例子進(jìn)行說(shuō)明，可提高主動(dòng)認(rèn)知能力，這是人們自然的學(xué)習(xí)方式。在PowerPoint中，不必利用應(yīng)用程序或打開錄像機(jī)就可使用視頻短片。應(yīng)用視頻不僅可以更好地說(shuō)明您的觀點(diǎn)，還可以作為變換口味的手段，因而能夠激發(fā)觀眾的興趣。

　　您還可以在幻燈片中使用音頻剪輯(如采訪過(guò)程)。但避免使用PowerPoint中的嘈雜音效(如過(guò)渡幻燈片時(shí)使用的號(hào)角聲或掌聲)。在動(dòng)畫中使用過(guò)量的聲效肯定會(huì)使觀眾喪失興趣。

　　十、花時(shí)間對(duì)幻燈片進(jìn)行細(xì)分

　　根據(jù)多媒體學(xué)習(xí)理論的細(xì)分原則，當(dāng)信息以小塊或小片段的形式呈現(xiàn)時(shí)，更易于人們理解。離開幻燈片視圖進(jìn)入幻燈片細(xì)分視圖，您可以查看演示播放的邏輯流程。在這個(gè)視圖中，您可以將一個(gè)幻燈片分割成二個(gè)或三個(gè)幻燈片，這樣幻燈片就具有更加自然與邏輯化的流程或進(jìn)程。您還可以從觀眾的角度了解幻燈片的總體效果。并且發(fā)現(xiàn)更多可以被刪除的無(wú)關(guān)緊要的視覺(jué)數(shù)據(jù)，增加幻燈片的視覺(jué)清晰度，提高信息傳達(dá)效果。

　　PowerPoint中的幻燈片細(xì)分視圖

　　作者簡(jiǎn)介：Garr Reynolds當(dāng)前在關(guān)西外國(guó)語(yǔ)大學(xué)任管理學(xué)副教授，她在那里講授營(yíng)銷學(xué)、全球營(yíng)銷與多媒體演示設(shè)計(jì)。Garr是日本社區(qū)的活躍成員，并經(jīng)常主持與設(shè)計(jì)、品牌和高效企業(yè)溝通有關(guān)的主題。除網(wǎng)站外，他還有一個(gè)博客——演示經(jīng)典——為專業(yè)演示設(shè)計(jì)提供啟示。

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