希賽公司是一家中小型系統(tǒng)集成公司,在2006年3月份正在準(zhǔn)備對(duì)京發(fā)證券公司數(shù)據(jù)大集中項(xiàng)目進(jìn)行投標(biāo),希賽公司副總裁張某授權(quán)銷(xiāo)售部的林某為本次投標(biāo)的負(fù)責(zé)人,來(lái)組織和管理整個(gè)投標(biāo)過(guò)程。
林某接到任務(wù)后,召集了由公司商務(wù)部、銷(xiāo)售部、客服部和質(zhì)管部等相關(guān)部門(mén)參加的啟動(dòng)說(shuō)明會(huì),并把各自的分工和進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行了部署項(xiàng)目管理講師。
隨后,在投標(biāo)前3天進(jìn)行投標(biāo)文件評(píng)審時(shí),發(fā)現(xiàn)技術(shù)方案中所配置的設(shè)備在以前的項(xiàng)目使用中是存在問(wèn)題的,必須更換,隨后修改了技術(shù)方案。最后希賽公司中標(biāo)并和客戶簽訂了合同。根據(jù)公司的項(xiàng)目管理流程,林某把項(xiàng)目移交到了實(shí)施部門(mén),由他們具體負(fù)責(zé)項(xiàng)目的執(zhí)行與驗(yàn)收。
實(shí)施部門(mén)接手項(xiàng)目后,鮑某被任命為實(shí)施項(xiàng)目經(jīng)理,負(fù)責(zé)項(xiàng)目的實(shí)施和驗(yàn)收工作。鮑某發(fā)現(xiàn)由于項(xiàng)目前期自己沒(méi)有介入,許多項(xiàng)目前期的事情都不是很清楚,而導(dǎo)致后續(xù)跟進(jìn)速度較慢,影響項(xiàng)目的進(jìn)度。同時(shí)鮑某還發(fā)現(xiàn)設(shè)計(jì)方案中尚存在一些問(wèn)題,主要有:方案遺漏一項(xiàng)基本需求,有多項(xiàng)無(wú)效需求,沒(méi)有書(shū)面的需求調(diào)研報(bào)告;在項(xiàng)目的工期、系統(tǒng)功能和售后服務(wù)等方面,存在過(guò)度承諾現(xiàn)象。于是項(xiàng)目組重新調(diào)研用戶需求,編制設(shè)計(jì)方案,這就增加了實(shí)施難度和成本。可是后來(lái)又發(fā)現(xiàn)采購(gòu)部仍是按照最初的方案采購(gòu)設(shè)備,導(dǎo)致設(shè)備中的模塊配置功能不符合要求的情況。
而在希賽集成公司中,類(lèi)似現(xiàn)象已多次發(fā)生。
【問(wèn)題1】針對(duì)說(shuō)明中所描述的現(xiàn)象,分析希賽公司在項(xiàng)目管理方面存在的問(wèn)題。
(1)投標(biāo)前的項(xiàng)目?jī)?nèi)部啟動(dòng)會(huì)上,沒(méi)有邀請(qǐng)技術(shù)或?qū)嵤┎块T(mén)。
(2)沒(méi)有把以往的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)收集、歸納和積累。
(3)沒(méi)有建立完善的內(nèi)部評(píng)審機(jī)制,或雖有評(píng)審機(jī)制但未有效執(zhí)行。
(4)項(xiàng)目中沒(méi)有實(shí)行有效的變更管理。
(5)公司級(jí)的項(xiàng)目管理體系不健全,或執(zhí)行得不好。
【問(wèn)題2】針對(duì)希賽公司在該項(xiàng)目管理方面存在的問(wèn)題,提出補(bǔ)救措施。
(1)改進(jìn)項(xiàng)目的組織形式,明確項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和職能部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系和工作程序。
(2)做好項(xiàng)目當(dāng)前的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)收集、歸納工作。
(3)明確項(xiàng)目工作的交付物,建立和實(shí)施項(xiàng)目的質(zhì)量評(píng)審機(jī)制。
(4)建立項(xiàng)目的變更管理機(jī)制,識(shí)別變更中的利益相關(guān)方并加強(qiáng)溝通。
(5)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和相關(guān)人員的項(xiàng)目管理培訓(xùn)。
【問(wèn)題3】針對(duì)希賽公司的項(xiàng)目管理現(xiàn)狀,結(jié)合你的實(shí)際經(jīng)驗(yàn),就希賽公司項(xiàng)目管理工作的持續(xù)改進(jìn)提出意見(jiàn)和建議項(xiàng)目管理培訓(xùn)師。
(1)建立企業(yè)級(jí)的項(xiàng)目管理體系和工作規(guī)范。
(2)加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目工作記錄的管理。
(3)加強(qiáng)項(xiàng)目質(zhì)量管理和相應(yīng)的評(píng)審制度。
(4)加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的收集、歸納、積累和分享工作。
(5)引入合適的項(xiàng)目管理工具平臺(tái),提升項(xiàng)目管理工作效率。