中小企業(yè)如何降低13種成本(之一）

采購(gòu)成本如何降低

作者：劉 靖

人力成本、物料成本、運(yùn)輸成本、倉儲(chǔ)成本、營(yíng)銷成本、廠租成本、能源成本、設(shè)備成本、稅費(fèi)成本……五花八門的成本讓老板應(yīng)接不暇。

成本對(duì)于企業(yè)的重要性，沒有任何時(shí)候像現(xiàn)在這樣更讓企業(yè)家為之揪心。

對(duì)企業(yè)家來說，最有效的利潤(rùn)是從牙縫里擠出來的。失去了成本優(yōu)勢(shì)，你就要被擠出局。

第一節(jié)：采購(gòu)成本降低

物料的采購(gòu)成本居高不下。供應(yīng)商送來的物料品質(zhì)不穩(wěn)定、交期不準(zhǔn)時(shí)，這是許多中小企業(yè)存在的現(xiàn)實(shí)問題。

如何降低采購(gòu)成本呢？

1．采購(gòu)人員的選用

也許有人會(huì)說：“采購(gòu)，不就是購(gòu)買物料嗎！誰不會(huì)呀？隨便找個(gè)人就行了。”如果這樣想，就大錯(cuò)特錯(cuò)了。在物色采購(gòu)人選方面，遠(yuǎn)沒有想象的那樣簡(jiǎn)單。

有采購(gòu)技能的人，可能會(huì)因?yàn)橹艺\(chéng)度不夠而在回扣方面做文章。羊毛出在羊身上，采購(gòu)人員吃的回扣需要企業(yè)為之買單；靠得住的人，可能會(huì)因缺少采購(gòu)方法造成單價(jià)偏高、供應(yīng)商交期不準(zhǔn)或質(zhì)量不穩(wěn)，從而增高采購(gòu)成本；也有一些既有采購(gòu)技能又有忠誠(chéng)度的采購(gòu)員，可能會(huì)因經(jīng)不住供應(yīng)商多種形式的“糖衣炮彈”轟炸而被拖下水去，最后成為企業(yè)最大的蛀蟲……

采購(gòu)人員挑選不慎，會(huì)給企業(yè)造成意想不到的損失。

（1）挑選采購(gòu)人員的誤區(qū)

誤區(qū)之一：親信為主。

許多企業(yè)的老板認(rèn)為現(xiàn)在的社會(huì)存在“誠(chéng)信危機(jī)”，害怕讓外面的人負(fù)責(zé)采購(gòu)工作，會(huì)因誠(chéng)信問題而讓企業(yè)蒙受損失，只好在親友里面使用采購(gòu)人選。即便出現(xiàn)“回扣”現(xiàn)象，也是“肥水不流外人田”。

這樣的弊端常常造成采購(gòu)人員因能力、經(jīng)驗(yàn)不足或主動(dòng)性不夠而出現(xiàn)價(jià)格、交期、品質(zhì)方面的困惑，給企業(yè)造成不應(yīng)有的損失。

深圳有家私營(yíng)企業(yè)，采購(gòu)主管是老板的親外甥。這位信得過的年輕的親外甥，工作的主動(dòng)性不夠，不管事情有多重要，常常下班后就關(guān)手機(jī)，再重要的事情也難找到他的人影，像人間蒸發(fā)了一樣。弄得老板無可奈何。

誤區(qū)之二：聽話者優(yōu)先。

小廢是個(gè)聽話型的員工，用同事的話說，“領(lǐng)導(dǎo)讓他往東他不往西，讓他打狗他不攆雞”。這樣老實(shí)聽話的員工，讓經(jīng)理很喜歡。于是，小廢被安排到讓不少人垂涎三尺的采購(gòu)崗位。

采購(gòu)崗位需要的是信息靈通、會(huì)殺價(jià)、善于溝通的人，小廢表現(xiàn)出的卻是實(shí)實(shí)在在的老實(shí)。因?yàn)樗睦蠈?shí)巴交，常常被能說會(huì)道的供應(yīng)商給“忽悠”，讓企業(yè)為他的老實(shí)巴交做買單的“冤大頭”。在連續(xù)幾次給企業(yè)造成不應(yīng)有的損失后，經(jīng)理不得不將他從采購(gòu)的崗位挪到別的地方。

誤區(qū)之三：“偽忠誠(chéng)”。

會(huì)說白話的小曾，是一家臺(tái)資企業(yè)的后勤總管兼采購(gòu)。

為了博得臺(tái)灣老板的信任，頭腦聰明的小曾發(fā)揮廣東人的專長(zhǎng)，在購(gòu)買小批量物品或小東西時(shí)，極盡殺價(jià)之能事，還懂得什么時(shí)間買什么東西比較便宜（比如，晚上的時(shí)候去市場(chǎng)買肉，要比早上便宜許多，他就在晚上時(shí)間去買食堂要用的肉），確實(shí)給工廠節(jié)省了一些錢。對(duì)節(jié)省下來的錢，小曾表現(xiàn)出十足的忠誠(chéng)與清廉，如數(shù)交給老板娘。這讓老板把他視為“和老板最一心”的忠誠(chéng)干部。

1996年，那家企業(yè)的臺(tái)灣老板和香港一個(gè)貿(mào)易公司合資，在東莞市開辦另一個(gè)工廠。新工廠的籌辦工作由臺(tái)灣老板負(fù)責(zé)。在老板面前表現(xiàn)得極為忠誠(chéng)的小曾，理所當(dāng)然的成為新工廠需用物品的采購(gòu)者。

新工廠投產(chǎn)不久，香港貿(mào)易公司的老板聽說了物品采購(gòu)方面的一些端倪，于是安排財(cái)務(wù)核查賬目。清查結(jié)果讓人吃驚，新工廠購(gòu)買的一些大宗或大件物品，其價(jià)格要比市場(chǎng)價(jià)格高出許多。小曾因此被炒了魷魚。

直到這時(shí)，臺(tái)灣老板才恍然大悟：原來小曾的忠誠(chéng)是偽裝的。他在買小東西方面表現(xiàn)的很清廉，以此博得老板的信任，然后在購(gòu)買大宗物品時(shí)狠做手腳。頭腦簡(jiǎn)單的臺(tái)灣老板被“忠誠(chéng)”的小曾刷了一把，成了名符其實(shí)的“冤大頭”。

（2）從側(cè)面隱蔽觀察采購(gòu)人員

挑選采購(gòu)人選是簡(jiǎn)單而又復(fù)雜的事情。說其簡(jiǎn)單，是因?yàn)椴少?gòu)工作一般智商的人都能做。說其復(fù)雜，是因?yàn)檫@項(xiàng)工作的特殊性。對(duì)于素養(yǎng)不高又缺乏定力的人來說，很容易在物質(zhì)誘惑面前蛻變自己。

在使用采購(gòu)人員方面，既要大膽放手，又要制訂監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行有效的約束。監(jiān)督機(jī)制既是保護(hù)采購(gòu)人員少犯錯(cuò)誤，又是預(yù)防采購(gòu)漏洞的管控措施。

同時(shí)，企業(yè)負(fù)責(zé)人還要針對(duì)不同情況，采用多種方式（包括一些隱秘手段）的監(jiān)督措施。

2．采購(gòu)人員的心態(tài)與技能

一個(gè)合格的采購(gòu)人員，心態(tài)和技能同樣重要。所以，職業(yè)道德和行為規(guī)范方面的教育不能少。

（1）職業(yè)道德教育不能少

對(duì)采購(gòu)人員的職業(yè)道德教育要結(jié)合學(xué)習(xí)法律知識(shí)進(jìn)行。當(dāng)他們知道拿供應(yīng)商的回扣和接受賄賂都是犯罪時(shí)，也能警示其收斂一些行為。

（2）采購(gòu)技能培養(yǎng)不能忽視

提升采購(gòu)技能是采購(gòu)人員重要的職業(yè)組成部分。

網(wǎng)絡(luò)搜索技能：

在供應(yīng)商信息搜集方面，網(wǎng)絡(luò)早已顯示出它的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)和不可替代性。目前常用的搜索引擎是百度和谷歌。但網(wǎng)絡(luò)搜索引擎的信息量大，如果要準(zhǔn)確搜索自己想要的信息，就需要掌握一定的技巧才能事半功倍。

★關(guān)鍵詞搜索法。

在網(wǎng)絡(luò)上搜索一個(gè)詞語或句子時(shí)，會(huì)帶出與此相關(guān)的許多信息。而這些信息的價(jià)值很小，如果一個(gè)一個(gè)的看，會(huì)浪費(fèi)許多時(shí)間。這時(shí)候，你在搜索前最好能先思考一下，多輸入幾個(gè)與你要搜索的內(nèi)容相關(guān)的關(guān)鍵詞，中間用空格隔開。

比如，你要給公司閱覽室購(gòu)買幾本適合員工成長(zhǎng)閱讀的勵(lì)志書《跟上上司腳步》，如果只輸入書名跟上上司腳步，就會(huì)搜索出許多與“跟上上司腳步”、“跟上”、“跟上上司”、“上司腳步”、“腳步”等相關(guān)的信息?？赡艽蟛糠值男畔⑴c《跟上上司腳步》這本書無關(guān)，白白浪費(fèi)你查詢的時(shí)間。如果你想搜索的既快又準(zhǔn)，就要將這本書的作者名字或者出版社名稱一起輸入進(jìn)去。比如：跟上上司腳步作者劉靖企業(yè)管理出版社。這樣搜索出來的信息就全是《跟上上司腳步》的書本信息，許多售書網(wǎng)站和新華書店關(guān)于《跟上上司腳步》的銷售信息、價(jià)格、打折情況等，都會(huì)展示在你的電腦屏幕上，讓你快捷買到需要采購(gòu)的物品。

★加引號(hào)搜索法。

一般網(wǎng)絡(luò)引擎搜索信息時(shí)，如果輸入的字串過長(zhǎng)，可能會(huì)被引擎分成若干個(gè)詞語，無形中擴(kuò)大搜索的范圍，搜索界面會(huì)帶出許多不相關(guān)的信息。如果給搜索的詞語加上雙引號(hào)（例如“跟上上司腳步”），就能避免被分隔的現(xiàn)象。

除此之外，還要多上網(wǎng)，了解更多的與本職工作相關(guān)的信息。

詢價(jià)技能：

詢價(jià)，也就是了解購(gòu)買物品的價(jià)格。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，詢價(jià)已經(jīng)變得簡(jiǎn)單。但詢價(jià)需要一定的耐心。特別是初次購(gòu)買某一物品時(shí)，更需要多找一些商家詢問，掌握商品的基本價(jià)位，免得吃虧。

貨比三家：

貨比三家除了比價(jià)格外，還要比物品的質(zhì)量。越是大宗購(gòu)買的物品，越要多做對(duì)比，謹(jǐn)慎處理。

性價(jià)比：

性價(jià)比不是簡(jiǎn)單的性能和價(jià)格的對(duì)比，是從多方面進(jìn)行考量。通常參考的內(nèi)容是：價(jià)格、質(zhì)量、穩(wěn)定性、交期、供應(yīng)商的信譽(yù)度等。

信息靈通：

及時(shí)了解所購(gòu)物料的行情變化，能從多方面分析，總結(jié)規(guī)律。

供應(yīng)商開發(fā)：

平時(shí)要積極開發(fā)新的供應(yīng)商，以備不時(shí)之需。

優(yōu)化供應(yīng)商：

采購(gòu)員要具備優(yōu)化供應(yīng)商的能力。對(duì)那些供貨不及時(shí)、質(zhì)量不穩(wěn)定、價(jià)格優(yōu)勢(shì)小的供應(yīng)商，在找到合適的替代供應(yīng)商后，要征求領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)優(yōu)化。

價(jià)格談判：

在和供應(yīng)商洽談價(jià)格時(shí)，要注意幾個(gè)因素。

★前期做足功課。

在洽談之前，要多了解其它商家同類物品的價(jià)格，做到心中有底。同時(shí)應(yīng)了解該商家的信譽(yù)度，是貿(mào)易商還是直接銷售。

★揣摩對(duì)方心理。

過于熱情會(huì)讓商家覺得你很在乎他們，這不利于殺價(jià)。相反，越是要買他的東西，越要裝作無所謂。

★分段報(bào)價(jià)。

讓對(duì)方報(bào)出3個(gè)或以上不同批量的價(jià)格。

★留下余地。

價(jià)格洽談不能如愿時(shí)，不要把話說死，給以后商談留下后路。

★結(jié)算模式。

大宗物料盡可能采用月結(jié)或更長(zhǎng)時(shí)間的結(jié)算。

綜合知識(shí)：

采購(gòu)人員的綜合知識(shí)越全面，對(duì)高質(zhì)高效完成采購(gòu)工作越有幫助。

★知識(shí)面寬泛。

寬廣的知識(shí)面能讓你站在更高層面處理采購(gòu)工作。

★懂產(chǎn)品國(guó)標(biāo)和法律常識(shí)。

要了解國(guó)家對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)的法律知識(shí)。

★了解常用產(chǎn)品配件的通用性和替代品。

（3）采購(gòu)人員的溝通與服務(wù)內(nèi)部客戶意識(shí)

對(duì)從事采購(gòu)工作的人員來說，溝通能力和對(duì)內(nèi)部客戶的服務(wù)意識(shí)是不能少的。

強(qiáng)化溝通意識(shí)。

溝通能力弱或主動(dòng)性欠缺，都會(huì)造成信息斷層，影響工作正常進(jìn)行。不管是與供應(yīng)商還是與內(nèi)部使用物品的部門或倉庫，都需要及時(shí)、有效的溝通。

服務(wù)內(nèi)部客戶的意識(shí)。

企業(yè)內(nèi)所有使用物品的部門，都是采購(gòu)人員的客戶。當(dāng)內(nèi)部客戶對(duì)采購(gòu)物品提出質(zhì)量與交期問題時(shí)，只要是客觀存在的事實(shí)，采購(gòu)員就要認(rèn)真對(duì)待，及時(shí)和供應(yīng)商溝通，盡快解決問題。

3．克服無序采購(gòu)

在中小企業(yè)，因無序采購(gòu)造成的物料積壓給企業(yè)造成了一定的成本壓力。企業(yè)負(fù)責(zé)人要督導(dǎo)采購(gòu)人員，切實(shí)克服無序采購(gòu)問題。

（1）采購(gòu)的計(jì)劃性

對(duì)于采購(gòu)生產(chǎn)性物料來說，采購(gòu)計(jì)劃要建立在生產(chǎn)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，并與財(cái)務(wù)、生產(chǎn)線、倉庫相關(guān)負(fù)責(zé)人做好溝通，做出切實(shí)可行的采購(gòu)計(jì)劃。

（2）物料到位的及時(shí)性和合格率

事實(shí)證明，有些無序采購(gòu)是因?yàn)楣?yīng)商送來的物料合格率低或不及時(shí)造成的。有的是因?yàn)楣?yīng)商誠(chéng)信度不夠，也有的是采購(gòu)人員與供應(yīng)商溝通不主動(dòng)造成的。

改變此類狀況的方式：

與供應(yīng)商溝通：

良好的信息交流能改變供應(yīng)商的合作質(zhì)量。必要時(shí)，可向供應(yīng)商的最高負(fù)責(zé)人投訴，請(qǐng)高層領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)相關(guān)人員的責(zé)任心、配合度和對(duì)客戶的服務(wù)意識(shí)。

加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)調(diào)：

加強(qiáng)與倉庫、質(zhì)檢部門溝通，請(qǐng)來料檢驗(yàn)人員及時(shí)檢查來料質(zhì)量，倉庫人員及時(shí)反饋供應(yīng)商的送貨信息。

開發(fā)備用供應(yīng)商：

如確因供應(yīng)商配合不力又不能積極改善，就要考慮更換供應(yīng)商。

 【未完待續(xù)】 

【劉靖教授主講課程】

說明：

          本文節(jié)選自劉靖教授出版的管理著作《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》。

           《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》中國(guó)電力出版社2013年10月出版，全國(guó)新華書店發(fā)行。常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)貿(mào)管理學(xué)院已將此書選定為“中小企業(yè)管理剖析”教材。

說明：

中小企業(yè)要贏利，要發(fā)展，需要讀好2本書：

1.《適用的才是最好的：中小企業(yè)管理之道》

2.《利潤(rùn)為王：企業(yè)利潤(rùn)倍增的88個(gè)管理準(zhǔn)則》