大型展會(huì)和節(jié)慶活動(dòng)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要全面的策劃運(yùn)營(yíng)人才以及完善的管理運(yùn)作體系。本人在會(huì)展行業(yè)從業(yè)將近8年，其中也親身參與并負(fù)責(zé)籌備了多場(chǎng)大型展覽會(huì)和節(jié)事慶典活動(dòng)，從中總結(jié)了系統(tǒng)策劃、執(zhí)行和管理的思路，與朋友們分享。如有疑問(wèn)與意見(jiàn)，歡迎交流探討。

一、             辦展主旨

1、  展會(huì)背景

2、  展會(huì)名稱

3、  展會(huì)目的

4、  展會(huì)主題

二、             主承辦單位、辦展時(shí)間、地點(diǎn)選擇

1、  確定主辦單位、獲取有關(guān)批文

2、  承辦單位

3、  協(xié)辦單位

4、  根據(jù)展會(huì)的主題、內(nèi)容、性質(zhì)，選擇辦展時(shí)間，并與展館檔期匹配

三、             核心工作團(tuán)隊(duì)籌建

1、  項(xiàng)目總指揮

2、  策劃主管

3、  招展工作主管

4、  媒體工作主管兼網(wǎng)站總負(fù)責(zé)

5、  布展工作主管兼場(chǎng)館總協(xié)調(diào)

6、  項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行工作主管

7、  后勤保障工作主管

四、             展會(huì)籌備階段工作規(guī)劃

（一）展會(huì)總體策劃定位

1、  展會(huì)主題的確定和亮點(diǎn)的挖掘

2、  參展企業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)

3、  參展企業(yè)分類

4、  參展企業(yè)的辦展需求分析

5、  確定主要招展對(duì)象

6、  確定招展業(yè)績(jī)目標(biāo)

7、  參觀人數(shù)和來(lái)源預(yù)測(cè)

8、  會(huì)展期間論壇

9、  論壇主題確定

（1）      論壇主講嘉賓人選確定及邀請(qǐng)

（2）      論壇時(shí)間、場(chǎng)地、流程安排

（3）      論壇聽(tīng)眾記者邀請(qǐng)

（4）      論壇主持人人選確定及排練

10、總體預(yù)算

（1） 廣告投放預(yù)算

（2） 資料印制費(fèi)用預(yù)算

（3） 展館費(fèi)用預(yù)算

（4） 招展工作人員開(kāi)支預(yù)算

（5） 場(chǎng)館主搭建費(fèi)用預(yù)算

（6） 展館現(xiàn)場(chǎng)工作服務(wù)人員開(kāi)支預(yù)算

（7） 額外開(kāi)支預(yù)算

11、展會(huì)相關(guān)營(yíng)收項(xiàng)目開(kāi)列

（1） 展位費(fèi)收入

（2） 展會(huì)主贊助商、副贊助商贊助費(fèi)收入

（3） 論壇贊助商贊助費(fèi)收入

（4） 展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)各廣告位租費(fèi)收入

（5） 展會(huì)入場(chǎng)券廣告費(fèi)收入

（6） 論壇入場(chǎng)券廣告費(fèi)收入

（7） 會(huì)刊封底、封二、封三、內(nèi)頁(yè)廣告費(fèi)收入

（8） 網(wǎng)站廣告費(fèi)收入

（9） 軟新聞費(fèi)用收入

（10）           新聞報(bào)道費(fèi)用收入

（11）           展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)參展商推廣會(huì)費(fèi)用收入

（12）           展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)參展商信息廣播費(fèi)用收入

（13）           會(huì)刊銷售收入

（14）           展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)費(fèi)用收入（設(shè)備租賃、翻譯、印刷、其它商務(wù)服務(wù)項(xiàng)目）

（二）招展資料

1、展區(qū)規(guī)劃圖

（1） 展館總體效果圖

（2） 展館規(guī)劃圖設(shè)計(jì)

（3） 展館內(nèi)部效果圖

（4） 展館設(shè)施分布圖

2、招展書

（1） 招展函

（2） 展會(huì)主題、時(shí)間、地點(diǎn)

（3） 主辦、承辦、協(xié)辦單位、支持單位

（4） 預(yù)計(jì)觀眾人數(shù)、媒體宣傳

（5） 展會(huì)場(chǎng)館平面示意圖

（6） 場(chǎng)館區(qū)域劃分

（7） 擬邀請(qǐng)參展企業(yè)對(duì)象

（8） 申請(qǐng)參展的手續(xù)、聯(lián)系方式

（9） 參展費(fèi)用、付費(fèi)方式

（10）  招展聯(lián)系方式、聯(lián)系人

3、招展網(wǎng)站

（1） 展會(huì)主題、時(shí)間、地點(diǎn)

（2） 主辦、承辦、協(xié)辦單位、支持單位

（3） 預(yù)計(jì)觀眾人數(shù)、媒體宣傳

（4） 展會(huì)場(chǎng)館平面示意圖

（5） 場(chǎng)館區(qū)域劃分

（6） 擬邀請(qǐng)參展企業(yè)對(duì)象

（7） 申請(qǐng)參展的手續(xù)、聯(lián)系方式

（8） 參展費(fèi)用、付費(fèi)方式

（9）招展聯(lián)系方式、聯(lián)系人

（10）最新新聞信息

4、邀請(qǐng)函

（1） 領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓邀請(qǐng)函

（2） 記者邀請(qǐng)函

（3） 論壇邀請(qǐng)函

（三）招展工作籌備

1、招展工作項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組建

2、招展工作規(guī)章及激勵(lì)制度的制定

3、招展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)培訓(xùn)

（1）招展渠道

（2）潛在展商資料收集

（3）招展工作流程及團(tuán)隊(duì)配合

（4）常見(jiàn)問(wèn)題解答

（5）特殊事務(wù)處理流程

4、招展項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)運(yùn)作

（四）場(chǎng)館協(xié)調(diào)

1、展館有關(guān)建筑、水電、通信等數(shù)據(jù)的獲取和物業(yè)管理要求的了解

2、場(chǎng)地和展位圖校勘

3、確定布展時(shí)間和布展要求

（1）布展入場(chǎng)時(shí)間

（2）布展施工要求

（3）展位搭建押金

（4）布展結(jié)束時(shí)間、布展搭建加班申請(qǐng)手續(xù)和加班費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

（5）布展道具的儲(chǔ)運(yùn)和布置要求

4、開(kāi)館時(shí)間和現(xiàn)場(chǎng)工作人員配合

（1） 開(kāi)館時(shí)間及人員入場(chǎng)手續(xù)

（2）現(xiàn)場(chǎng)保安及事務(wù)協(xié)調(diào)

（3）現(xiàn)場(chǎng)工作人員事務(wù)協(xié)調(diào)

5、撤展時(shí)間和撤展要求

（1） 撤展時(shí)間

（2） 撤展要求（包括撤展后的驗(yàn)收要求）

（3） 撤展驗(yàn)收后的押金退還手續(xù)

6、主搭建施工要求

（五）媒體宣傳工作

1、   選定媒體宣傳的主要渠道和輔助渠道

2、   確定媒體推廣計(jì)劃

（1） 面向潛在展商的媒體推廣計(jì)劃

（2） 面向觀眾的媒體推廣計(jì)劃

3、新聞發(fā)布會(huì)

（1） 擬邀請(qǐng)媒體名單和邀請(qǐng)方式

（2） 召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)的場(chǎng)地和時(shí)間

（3） 寄發(fā)邀請(qǐng)函

（4） 回執(zhí)統(tǒng)計(jì)和跟蹤

（5） 新聞發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)布置和工作協(xié)調(diào)

（6） 新聞發(fā)布會(huì)主發(fā)言人及發(fā)言稿

（7） 記者提問(wèn)的回答

                         i.            其他新聞發(fā)布渠道或廣告渠道

5、面向普通觀眾的輔助宣傳渠道

（六）招展工作

1、招展工作的全面展開(kāi)

2、招展工作人員的能力和態(tài)度評(píng)估

3、招展成績(jī)的階段性評(píng)估

4、招展工作的落實(shí)和推進(jìn)

（1）參展費(fèi)用落實(shí)

（2）參展單位信息的確認(rèn)

（3）參展單位現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)、廣告位、廣告投放的落實(shí)

（4）寄發(fā)展商手冊(cè)

5、參展企業(yè)前期準(zhǔn)備工作的事務(wù)協(xié)調(diào)

6、參展企業(yè)的展臺(tái)搭建工程方案報(bào)備

五、   展會(huì)執(zhí)行階段工作規(guī)劃

（一）展會(huì)執(zhí)行階段人員安排和工作崗位培訓(xùn)

1、執(zhí)行階段人員配備

（1）總指揮、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)時(shí)通訊工具配備

（2）現(xiàn)場(chǎng)主搭建項(xiàng)目組

（3）現(xiàn)場(chǎng)展臺(tái)搭建項(xiàng)目管理員

（4）參展人員事務(wù)協(xié)調(diào)員

（5）展品事務(wù)協(xié)調(diào)員

（6）展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)財(cái)務(wù)人員

（7）現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作組

（8）現(xiàn)場(chǎng)翻譯工作組

（9）新聞?wù)搲聞?wù)組

2、工作人員的工作崗位職責(zé)培訓(xùn)

（二）展會(huì)文件、資料、證件設(shè)計(jì)印制

1、展會(huì)會(huì)刊設(shè)計(jì)印制

2、  參展須知印制

3、  展會(huì)參展證、參觀證、工作證、施工證、記者證、出門證設(shè)計(jì)印制

4、  展會(huì)觀眾信息表印制

5、  展會(huì)入場(chǎng)券印制

6、  展會(huì)論壇入場(chǎng)券印制

（三）場(chǎng)館主搭建與展臺(tái)搭建

1、場(chǎng)館主搭建方案設(shè)計(jì)與施工

（1） 主席臺(tái)和主背景板設(shè)計(jì)、施工

（2）升空氣球、豎幅、橫幅的設(shè)計(jì)、制作、張掛

（3）場(chǎng)館內(nèi)指示或廣告燈箱、展板的設(shè)計(jì)、制作

（4）標(biāo)準(zhǔn)攤位的統(tǒng)一設(shè)計(jì)、楣板設(shè)計(jì)制作、標(biāo)攤設(shè)施提供

（5）現(xiàn)場(chǎng)指示牌（包括總指示牌和各區(qū)域指示牌）

（6）總服務(wù)臺(tái)的設(shè)計(jì)、布置

（7）現(xiàn)場(chǎng)效果渲染部分設(shè)計(jì)、布置、施工

（8） 場(chǎng)內(nèi)服務(wù)臺(tái)設(shè)置

（9） 場(chǎng)內(nèi)活動(dòng)區(qū)域設(shè)計(jì)布置

（10）           論壇背景板設(shè)計(jì)；論壇大廳的整體布局設(shè)計(jì)

2、展臺(tái)搭建事務(wù)協(xié)調(diào)

（1）各參展廠商的展臺(tái)搭建公司的聯(lián)系人、聯(lián)系方式報(bào)備

（2）展臺(tái)部件的入場(chǎng)時(shí)間、施工進(jìn)度計(jì)劃、施工人員數(shù)量

（3）施工證的辦理、收取搭建押金

（4）展臺(tái)搭建的進(jìn)度控制

（5）施工現(xiàn)場(chǎng)和夜間清場(chǎng)的事務(wù)協(xié)調(diào)

（6）施工和展臺(tái)搭建成品安全性評(píng)估

（7）現(xiàn)場(chǎng)安保事務(wù)協(xié)調(diào)

3、參展人員事務(wù)協(xié)調(diào)

（1）  有關(guān)展會(huì)信息查詢

（3）   代辦酒店、機(jī)票、火車票和安排重要活動(dòng)的市內(nèi)交通

（4）   展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備租賃

（5）  辦理參展證、記者證

（6）  簽發(fā)出門證

（7）  展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)商務(wù)服務(wù)（包括書面口語(yǔ)翻譯、文件打印復(fù)印、資料設(shè)計(jì)印刷、收發(fā)郵件快遞等）

（8）  代辦展品的物流運(yùn)輸

（四）展會(huì)開(kāi)幕式、開(kāi)館、論壇、運(yùn)行、閉館事務(wù)安排

1、開(kāi)幕式

（1）開(kāi)幕式時(shí)間

（2）出席開(kāi)幕式的領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓名單和接待安排

（3）開(kāi)幕式的流程安排計(jì)劃

（4）開(kāi)幕式禮儀小姐的接待安排

（5） 開(kāi)幕式現(xiàn)場(chǎng)攝影、攝像安排

（6）開(kāi)幕式氣氛渲染節(jié)目安排（如舞龍、舞獅、軍樂(lè)隊(duì)、鑼鼓隊(duì)等）

（7）領(lǐng)導(dǎo)、代表、嘉賓發(fā)言；剪彩或開(kāi)幕儀式；領(lǐng)導(dǎo)宣布開(kāi)館儀式

2、開(kāi)館

（1）開(kāi)館前的場(chǎng)內(nèi)準(zhǔn)備和清理工作

（2）開(kāi)館時(shí)的氣氛渲染（電子禮花、鞭炮等）

（3）開(kāi)館時(shí)的禮儀小姐引導(dǎo)

（4）領(lǐng)導(dǎo)參觀

（5）總服務(wù)臺(tái)接待咨詢工作

（6） 參觀者填寫信息表、發(fā)資料袋、參觀證，入場(chǎng)參觀

（7） 現(xiàn)場(chǎng)工作人員工作職責(zé)協(xié)調(diào)

（8） 展覽期間新聞信息發(fā)布

（9） 翻譯人員工作安排

3、論壇

（1）      論壇現(xiàn)場(chǎng)搭建布置

（2）      論壇主講區(qū)、聽(tīng)眾席、記者席設(shè)置安排

（3）      論壇主講嘉賓接待、休息室休息

（4）      論壇聽(tīng)眾記者簽到、接待，發(fā)資料袋、紀(jì)念品

（5）      論壇主持人準(zhǔn)備

（6）      論壇開(kāi)場(chǎng)、主持人致辭

（7）      主講嘉賓演講

（8）      提問(wèn)

（9）      互動(dòng)探討

（10）   論壇閉幕

4、運(yùn)行

（1）      參展單位及物業(yè)事務(wù)協(xié)調(diào)

（2）      現(xiàn)場(chǎng)安保工作及突發(fā)事務(wù)處理

（3）      參展單位現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)安排、協(xié)調(diào)與宣傳工作

（4）      現(xiàn)場(chǎng)新聞事務(wù)協(xié)調(diào)、現(xiàn)場(chǎng)采訪工作安排

5、閉館

（1）閉館時(shí)間確定、通知所有參展單位

（2）參展單位展品出門單申領(lǐng)

（3）閉館、停止觀眾入場(chǎng)、參展單位現(xiàn)場(chǎng)清理

（4）現(xiàn)場(chǎng)保安憑出門單驗(yàn)看撤展展品并放行

（5）會(huì)展觀眾信息資料匯總

（6）參展單位撤展工人進(jìn)場(chǎng)、展臺(tái)搭建造型拆除

（7）現(xiàn)場(chǎng)搭建管理員驗(yàn)收撤展場(chǎng)地合格、退還搭建押金、放行

（8）主搭建工人進(jìn)場(chǎng)、拆除主搭建

（9）展館物業(yè)驗(yàn)收?qǐng)龅?、辦理驗(yàn)收交接

（10）現(xiàn)場(chǎng)工作人員工作完成情況匯報(bào)與交接

（11）各小組主管向總指揮匯報(bào)完成情況，處理收尾事務(wù)

六、  后續(xù)服務(wù)及展會(huì)工作總結(jié)

（一）展會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、資料收集和整理

1、  參展單位數(shù)量、組成結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)及信息資料整理

2、  參觀人員數(shù)量、組成結(jié)構(gòu)統(tǒng)計(jì)及信息資料整理

3、  新聞報(bào)道數(shù)量、篇幅、效果統(tǒng)計(jì)

4、  領(lǐng)導(dǎo)參觀評(píng)價(jià)

5、  展會(huì)影像、文字、圖片、新聞報(bào)道資料的收集、整理、編輯

6、  編制《展會(huì)快訊》，附展會(huì)工作情況反饋表

（二）對(duì)參展單位的后續(xù)服務(wù)

1、  將《展會(huì)快訊》寄發(fā)給各參展單位

要求參展單位填寫反饋表

2、  收集并聽(tīng)取參展單位對(duì)于展會(huì)工作、展會(huì)效果的反饋意見(jiàn)

3、  關(guān)注對(duì)于本次展會(huì)的后續(xù)新聞媒體報(bào)道、分析或評(píng)價(jià)

4、  對(duì)反饋意見(jiàn)和新聞報(bào)道進(jìn)行收集整理分析

（三）展會(huì)工作人員工作總結(jié)

1、  展會(huì)財(cái)務(wù)報(bào)表及情況分析

2、  展會(huì)主搭建工作總結(jié)

3、  展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作總結(jié)

4、  展會(huì)翻譯工作總結(jié)

5、  展會(huì)后勤工作總結(jié)

6、  新聞?wù)搲聞?wù)總結(jié)

7、  總指揮根據(jù)各項(xiàng)目小組工作總結(jié)作總結(jié)報(bào)告

（四）制定下一屆展會(huì)的工作戰(zhàn)略目標(biāo)

1、下一屆展會(huì)的辦展目的和主題

2、下一屆展會(huì)參展單位數(shù)量質(zhì)量目標(biāo)

3、下一屆展會(huì)觀眾人數(shù)數(shù)量質(zhì)量目標(biāo)

4、下一屆展會(huì)的場(chǎng)館、時(shí)間選擇

5、下一屆展會(huì)的媒體推廣數(shù)量和效果目標(biāo)