你是否掌握時間?
用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間,你只需回答“Yes”O(jiān)r“No”。
1.你通常工作很長時間嗎?
2.你通常把工作帶回家嗎?
3.你感到很少花時間去做你想做的事嗎?
4.如果你沒有完成你所希望做的工作,你是否有負罪感?
5.即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機,你也經(jīng)常感到工作有很多壓力?
6.你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件?
7.你時常在做重要工作時被打斷嗎?
8.你在辦公室用餐嗎?
9.在上個月里,你是否忘記一些重要的約會?
10.你時常把工作拖到最后一分鐘,然后很努力地去做完它們?
11.你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎?
12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎?
13.當你長休了一段時間,你是否有負罪感?
14.你常無暇閱讀與工作有關的書籍?
15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標一致的大事?
16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來?
來自麥肯錫的7條建議
1、各個擊破,不要同時處理多項任務,
實驗表明同時處理多項任務反而需要多花30%的時間,失誤率則增加1倍。
2、不斷接觸新信息反而會抑制創(chuàng)造性。
3、自制:集中精力、過濾信息、適當休息。
4、找到你的“獨處時間”。
5、不回復抄送郵件。
6、打電話勝過郵件。
7、放棄凡事都須事必躬親的幻想。
麥肯錫30秒電梯理論
麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓:該公司曾經(jīng)為一家重要的大客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時候,麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長,該董事長問麥肯錫的項目負責人:“你能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果呢?”
由于該項目負責人沒有準備,而且即使有準備,也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終,麥肯錫失去了這一重要客戶。
從此,麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內(nèi)把結(jié)果表達清楚,凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。
麥肯錫認為,一般情況下人們最多記得住一二三,記不住四五六,所以凡事要歸納在3條以內(nèi)。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒鐘電梯理論”或稱“電梯演講”。
麥肯錫時間管理方法
原則一:做正確的事情
“正確地做事”強調(diào)的是效率,其結(jié)果是讓我們更快地朝目標邁進;“做正確的事”強調(diào)的則是效能,其結(jié)果是確保我們的工作是在堅實地朝著自己的目標邁進。換句話說,效率重視的是做一件工作的最好方法,效能則重視時間的最佳利用——這包括做或是不做某一項工作。麥肯錫卓越工作方法的最大秘訣就是,每一個麥肯錫人在開始工作前必須先確保自己是在“做正確的事”。
人們關注的重點往往都在于前者:效率和正確做事。但實際上,第一重要的卻是效能而非效率,是做正確的事而非正確做事。
例子:2個
對企業(yè)的生存和發(fā)展而言,“做正確的事”是由企業(yè)戰(zhàn)略來解決的,“正確地做事”則是執(zhí)行問題。前者是進取創(chuàng)新的、主動的,而后者是保守的、被動接受的
開始時就懷有最終目標
意味著從一開始時你就知道自己的目的地在哪里,從一開始時你就知道自己現(xiàn)在在哪里。清楚為了達到這樣的目的,哪些事是必須的,哪些事往往看起來必不可少,其實是無足輕重的,保證你邁出的每一步都是方向正確的。要求我們在工作中,時刻檢查自己做得事情是否偏離了最終目標,是否為最終目標做出有意義貢獻。千萬不要忙忙碌碌、最后卻發(fā)現(xiàn)自己是背道而馳。這樣會讓我們逐漸形成一種良好的工作方法,養(yǎng)成一種理性的判斷規(guī)則和工作習慣,會呈現(xiàn)出與眾不同的眼界。
有一個被廣泛傳播的事例。我們走進一片叢林,開始清除矮灌木。當我們費盡千辛萬苦,好不容易清除完這一片灌木林,直起腰來,準備享受一下完成了一項艱苦工作后的樂趣時,卻猛然發(fā)現(xiàn),不是這塊叢林,旁邊還有一片叢林,那才是需要我們?nèi)デ宄膮擦?!有多少人在工作中,就如同這些砍伐矮灌木的工人,常常只是埋頭砍伐矮灌木,甚至沒有意識到要砍的并非是那片叢林。
編排行事優(yōu)先次序
總是不能靜下心來去做最該做的事,或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽人們的慣常地習慣是按照事情的“緩急程度”決定行事的優(yōu)先次序,而不是首先衡量事情的“重要程度”.所謂“重要程度”,即指對實現(xiàn)目標的貢獻大小。對實現(xiàn)目標越有貢獻的事越是重要,它們越應獲得優(yōu)先處理;對實現(xiàn)目標越無意義的事情,愈不重要,它們愈應延后處理。簡單地說,就是根據(jù)“我現(xiàn)在做的,是否使我更接近目標”這一原則來判斷事情的輕重緩急。
事情的四個層次
1、重要而且緊迫的事情
這類事情是你最重要的事情,而且是當務之急,有的是實現(xiàn)你的事業(yè)和目標的關鍵環(huán)節(jié),有的則和你的生活息息相關,它們比其他任何一件事情都值得優(yōu)先去做。只有它們都得到合理高效地解決,你才有可能順利地進行別的工作。
2、重要但不緊迫的事情
這種事情要求我們具有更多的主動性、積極性和自覺性。從一個人對這種事情處理的好壞,可以看出這個人對事業(yè)目標和進程的判斷能力。因為我們生活中大多數(shù)真正重要的事情都不一定是緊急的。比如讀幾本有用的書、休閑娛樂、培養(yǎng)感情、節(jié)制飲食、鍛煉身體。這些事情重要嗎?當然,它們會影響我們的健康、事業(yè)還有家庭關系。但是它們急迫嗎?不。所以很多時候這些事情我們都可以拖延下去,并且似乎可以一直拖延下去,直到我們后悔當初為什么沒有重視,沒有早點來著手重視解決它們。
3、緊迫但不重要的事情
有這樣的事情嗎?當然,而且隨時隨地會出現(xiàn)。本來你已經(jīng)洗漱停當準備休息,好養(yǎng)足精神明天去圖書館看書時,忽然電話響起,你的朋友邀請你現(xiàn)在去泡吧聊天。你就是沒有足夠的勇氣回絕他們,你不想讓你的朋友們失望。然后,你去了,次日清晨回家后,你頭暈腦漲,一個白天都昏昏沉沉的。你被別人的事情牽著走了,而你認為重要的事情卻沒有做,這或許會造成你很長時間都比較被動。
4、既不緊迫又不重要的事情
很多這樣的事情會在我們的生活中出現(xiàn),它們或許有一點價值,但如果我們毫無節(jié)制地沉溺于此,我們就是在浪費大量寶貴的時間。比如,我們吃完飯就坐下看電視,卻常常不知道想看什么和后面要播什么。只是被動地接受電視發(fā)出的信息。往往在看完電視后覺得不如去讀幾本書,甚至不如去跑跑健身車,那么剛才我們所做的就是浪費時間。其實你要注意的話,很多時候我們花在電視上的時間都是被浪費掉了。
你的時間都花費在哪個象限了呢?是A嗎?要是那樣,可以想像你每天的忙亂程度,這么做會耗費你巨大的精力,而一個又一個問題會像大浪一樣向你沖來。要是經(jīng)常這樣,你早晚有一天會被擊倒、壓垮、焦頭爛額、狼狽不堪。
要是C的話,你的工作效率就可想而知了。不要以為這些是緊急的事就認為它們也很重要,實際情況是,這些事情的緊迫性常常是由別人的輕重緩急來決定的,你始終在被別人牽著鼻子走路。
要是D呢?很遺憾,如果長此以往,你將一事無成。你既沒有工作效率,也沒有絲毫的工作效能可言。它除了浪費了你很多時間以外,還證明你是一個控制不住自己情緒的人。
只有在象限B,它才是卓有成效的個人管理的核心。盡管這些事不緊急,但它卻決定了我們的生活質(zhì)量、受教育程度、品味培養(yǎng)、工作業(yè)績等等。只有養(yǎng)成“做要事不做急事”的良好個人習慣,你工作起來才會駕輕就熟。你會提前做工作計劃,按時復習功課,經(jīng)常鍛煉身體,保持良好狀態(tài),并且避免了臨陣磨槍的緊張和尷尬。這也就是我們所提倡的。
每天制一個圖表
每天總是忙碌而凌亂,有時候累得暈頭轉(zhuǎn)向,卻又常常將一些重要的事遺忘DOIT博客
圖表所要表達的信息務必一目了然
每天抽出幾分鐘,對當天的工作和圖表的內(nèi)容進行小結(jié)和回顧
其次,圖表會為我們節(jié)省大量的時間。制作表格的一個明顯好處是可以排定事情的優(yōu)先次序,可以明確一些事情究竟是應該做還是不應該做
第三,圖表還能調(diào)動我們的工作積極性。每天制一張圖表,可以使你對自己的目標更清晰,當一天的工作結(jié)束時,檢視當天的圖表,可以發(fā)現(xiàn)哪些工作還沒有完成,哪些工作還可以做得更好,從而使自己的積極性能夠充分地發(fā)揮出來。
有效的方式,從廢紙簍開始
減少文件堆積的最有效工具之一,是個大廢紙簍。從廢紙簍中的文件多寡,可大致判斷一個人利用時間的情形。另外,保存太多的記錄是一種心理不安的癥候。如果你真正需要某一份資料,你也許會在公司其他部門或某一個人的檔案中找到;或者你打一個電話就可以解決問題;或者沒有這項資料也過得去。1)立即處理2)閱讀并保存3)閱讀后丟棄4)文件檔案
我們并不是說翔實的檔案就毫無用處,但問題是它們是不是那樣有用,是否值得我們花那么多時間和精力去匯集、整理、歸檔和保存。
雜亂無章是一種壞習慣
工作無序,沒有條理,在一切都是亂糟糟的工作環(huán)境中東翻西找,這無疑意味著你的精力和時間都毫無價值地浪費了。 辦公桌面是否整潔,是工作條理化的一個重要方面。建立一個較佳的工作秩序,增加單位時間的使用效率,合理組織工作。隨意放置的凌亂的東西會隨時吸引你的注意力。把最優(yōu)先的待辦件留在你的桌子上,目的是提醒你不要忽視它們。
(1)把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理出來,把立即需要辦理的找出來,放在辦公桌中央
(2)不要因為受到干擾或者疲倦放下正在做的工作
(3)一項工作做完后,一定要把與這項工作相關的資料收拾整齊。
甭想把整個海洋煮沸
請記住:你不可能將整個海洋煮沸!個人的知識和能力是有限的,依靠和利用團隊成員的知識、經(jīng)驗和能力共同完成項目是明智的選擇,不要擔心功勞被別人搶走。
先摘好摘的果子
通俗地說,就是先從最容易、最有把握的地方做起。
我們在摘取了一定數(shù)量的好果子之后,心里自然會建立起一種信心,我一定能把目標實現(xiàn),進而在以后的旅途中,能夠抗得起命運的重擔。這同時也是一個循序漸進的過程,我們這樣由易到難地做事,自己心里對這個過程肯定會越來越熟悉,所以在困難越來越大時,我們能夠沉著應付。
重要的少數(shù)與瑣碎的多數(shù)
這個原理是19世紀末20世紀初意大利經(jīng)濟學家兼社會學家維弗烈度·帕累托提出的。它的大意是:在任何特定群體中,重要的因素通常只占少數(shù),而不重要的因素則占多數(shù),因此只要能控制具有重要性的少數(shù)因素即能控制全局。
這個原理經(jīng)過多年的演化,已變成當今管理學界所熟知的“80/20原理”——即80%的價值是來自20%的因素,其余的20%的價值則來自80%的因素。
“80/20原理”對工作的一個重要啟示便是:避免將時間花在瑣碎的多數(shù)問題上,因為就算你花了80%的時間,你也只能取得20%的成效。你應該將時間花于重要的少數(shù)問題上,因為解決這些重要的少數(shù)問題,你只需花20%的時間,即可取得80%的成效。
一次只能解決一件事
許多人在工作中把自己搞得疲累不堪,而且效率低下,很大程度上就在于他們沒有掌握這個簡單的工作方法:“一次只能解決一件事?!彼麄兛傇噲D讓自己具有高效率,而結(jié)果卻往往適得其反。