項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)三原則

     人們常聽(tīng)到的有關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理的評(píng)論，就是他們如何讓團(tuán)隊(duì)成員感到不堪重負(fù)，這種現(xiàn)象其實(shí)是溝通失敗造成的。許多項(xiàng)目經(jīng)理不敢對(duì)項(xiàng)目截止日期說(shuō)不，相反，他們選擇去犧牲自己的團(tuán)隊(duì)。這樣做的結(jié)果就是團(tuán)隊(duì)工作氣氛壓抑，團(tuán)隊(duì)成員心懷不滿。但是，一個(gè)項(xiàng)目最重要的部分往往是由團(tuán)隊(duì)共同來(lái)完成，在這樣的氣氛下和這樣的心態(tài)下，他們?cè)趺茨?/span>完成好呢？

　　通常情況下，團(tuán)隊(duì)成員之前就曾經(jīng)一起工作過(guò)。項(xiàng)目經(jīng)理要確認(rèn)的就是以前的老問(wèn)題已經(jīng)被解決了，現(xiàn)在大家都能把目標(biāo)集中到團(tuán)隊(duì)建設(shè)中來(lái)。很多項(xiàng)目經(jīng)理在參加了正式的培訓(xùn)或者研討會(huì)之后，都對(duì)團(tuán)隊(duì)建設(shè)被提到這樣的高度感到驚訝。要在一個(gè)緊湊的時(shí)間框架內(nèi)交付出高質(zhì)量的產(chǎn)品，團(tuán)隊(duì)建設(shè)必不可少。但是，糟糕的項(xiàng)目管理習(xí)慣以及培訓(xùn)的缺乏又在另一方面阻礙著團(tuán)隊(duì)建設(shè)的完成。這使得團(tuán)隊(duì)中對(duì)管理者包括項(xiàng)目經(jīng)理的負(fù)面情緒暗暗滋生。

　　別忘了，項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)是建立和保護(hù)團(tuán)隊(duì)，并且確保團(tuán)隊(duì)成員和顧客都有滿足感。團(tuán)隊(duì)成員的忠誠(chéng)度、滿意度以及完成工作的能力對(duì)于項(xiàng)目管理的最終成功至關(guān)重要。然而，很多項(xiàng)目經(jīng)理卻把團(tuán)隊(duì)建設(shè)排在了后面。

　　建立有效的團(tuán)隊(duì)關(guān)系

　　“項(xiàng)目”往往意味著超長(zhǎng)的工作時(shí)間和嚴(yán)峻的形勢(shì)。大多數(shù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)接手的是一大堆工作、一個(gè)時(shí)間表、一個(gè)嚴(yán)苛的預(yù)算以及要完成的任務(wù)清單。但是他們沒(méi)有機(jī)會(huì)弄明白影響項(xiàng)目的各種因素，并且沒(méi)有人問(wèn)他們對(duì)于目前的工作計(jì)劃有什么意見(jiàn)。這可能導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情受到打擊，并且對(duì)項(xiàng)目成敗變得漠不關(guān)心。一個(gè)成功的項(xiàng)目經(jīng)理不僅能意識(shí)到團(tuán)隊(duì)的價(jià)值，而且會(huì)和團(tuán)隊(duì)成員就此進(jìn)行溝通，讓他們明白組織認(rèn)可他們的價(jià)值，并且尊重他們。

　　建立團(tuán)隊(duì)關(guān)系的第一步，是立即去聽(tīng)取團(tuán)隊(duì)成員的意見(jiàn)。不管項(xiàng)目經(jīng)理一開(kāi)始得到的是怎樣的信息，他的第一個(gè)行動(dòng)應(yīng)該是聽(tīng)取團(tuán)隊(duì)成員的反饋和建議，以確保項(xiàng)目計(jì)劃的可行性。計(jì)劃應(yīng)該圍繞團(tuán)隊(duì)成員的理解能力和完成工作的能力來(lái)制定。

　　得到了團(tuán)隊(duì)的建議后，下一步就是持續(xù)鼓勵(lì)他們作出反饋。項(xiàng)目經(jīng)理百分之九十的工作職責(zé)與溝通有關(guān)，這意味著你要經(jīng)常檢查團(tuán)隊(duì)的工作，知道他們進(jìn)行到哪里了以及將要完成哪些工作，并且在他們有需要時(shí)提供幫助。經(jīng)常問(wèn)團(tuán)隊(duì)成員問(wèn)題，并且從他們那尋求真實(shí)的答案非常關(guān)鍵。問(wèn)工作進(jìn)度問(wèn)題能幫助你了解項(xiàng)目的最新進(jìn)展，發(fā)現(xiàn)隱藏的問(wèn)題，或者界定風(fēng)險(xiǎn)。一般是這樣問(wèn)，“你已經(jīng)在這個(gè)任務(wù)上花了多少時(shí)間了？你還需要多少時(shí)間來(lái)把它完成？”

　　這些問(wèn)題有助于項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)一些有價(jià)值的信息。借助其答案，項(xiàng)目經(jīng)理不僅能夠清楚工作進(jìn)度，而且能夠確定項(xiàng)目成員對(duì)工作的投入達(dá)到了何種程度。我們先看一個(gè)反面的例子：如果項(xiàng)目經(jīng)理問(wèn)團(tuán)隊(duì)成員工作完成了多少，而得到的回答是“百分之五十”，那么他可能假定這是一個(gè)十小時(shí)的工作，而五個(gè)小時(shí)的活計(jì)已經(jīng)被完成了——這正是一種失敗的溝通。反之，如果換一種問(wèn)法，問(wèn)對(duì)方已經(jīng)投入了多少時(shí)間，還需要多少時(shí)間，那么，即使項(xiàng)目經(jīng)理得到的是同樣的信息，這些信息也比前一種問(wèn)法所得到的要準(zhǔn)確和可靠得多。

     任何時(shí)候，對(duì)方給出的答案都有可能有謊話的成分。然而在一個(gè)關(guān)于工作被完成了百分之多少的問(wèn)題上撒謊容易，在一個(gè)關(guān)于自己對(duì)于工作有多么投入的問(wèn)題上撒謊卻不那么簡(jiǎn)單。問(wèn)了第一個(gè)問(wèn)題之后，根據(jù)對(duì)方的回答，項(xiàng)目經(jīng)理可以接著問(wèn)下面幾個(gè)問(wèn)題：

　　·我們有點(diǎn)落后了，有什么我可以幫你的？

　　·有哪些困難讓你完成不了工作嗎？

　　·在界定任務(wù)時(shí)，我們是否忘了什么？

　　根據(jù)回答，你可以進(jìn)一步深挖下去，從團(tuán)隊(duì)成員那里得到更多的關(guān)于他們遇到的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)的信息。無(wú)一例外，能使團(tuán)隊(duì)成員更多地投入到談話當(dāng)中的問(wèn)題就是有建設(shè)意義的問(wèn)題。這些問(wèn)題使他們對(duì)于更新和改善項(xiàng)目計(jì)劃更有熱情。這樣的提問(wèn)技巧有助于項(xiàng)目經(jīng)理建立一個(gè)相互合作且鼓勵(lì)提意見(jiàn)的環(huán)境。這不僅使得團(tuán)隊(duì)成員意識(shí)到自己是集體中的一員，并且有助于建立互信的關(guān)系。同時(shí)，這也是很好的向團(tuán)隊(duì)成員表達(dá)對(duì)其辛勤工作的感激之情的機(jī)會(huì)。類似的這些正面的行為不僅能加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的工作效率，還能使他們更加專注于自己的任務(wù)。
建設(shè)高效的團(tuán)隊(duì)關(guān)系的最后一步，是恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用“經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)會(huì)”。它應(yīng)當(dāng)成為項(xiàng)目管理的一個(gè)基本方法。然而，很多組織不肯花時(shí)間來(lái)這樣做，或者不敢這樣做。他們對(duì)它的恐懼在于擔(dān)心這將成為一個(gè)批判會(huì)，這會(huì)傷害士氣，最終得不到任何好處。真相是這種會(huì)議完全可以成為一個(gè)加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)關(guān)系的好方法，并且使他們?cè)谙乱淮渭尤腠?xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)工作得更好。關(guān)鍵是在會(huì)議的開(kāi)始給予大家正面的評(píng)價(jià)，并且準(zhǔn)備好務(wù)實(shí)的議題。要衷心地感謝團(tuán)隊(duì)成員的貢獻(xiàn)，并且在一開(kāi)始就申明以下幾個(gè)基本原則：

　　·我們不會(huì)為已經(jīng)發(fā)生的事情而責(zé)難人。

　　·討論事情的目的是改善它們或者避免問(wèn)題的再次發(fā)生。

　　·這次會(huì)議不翻舊賬，只討論如何去改善。

　　·我們的目的是更好地執(zhí)行項(xiàng)目各項(xiàng)工作。

　　這些基本原則非常重要。一旦會(huì)議偏離了軌道，項(xiàng)目經(jīng)理可以立即介入，并且將議題集中在如何改善方面。經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)會(huì)應(yīng)該成為建設(shè)團(tuán)隊(duì)的基本方法。

　　創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)滿意度

　　團(tuán)隊(duì)滿意度是如此地重要，以至于它應(yīng)該成功項(xiàng)目成功的標(biāo)準(zhǔn)之一。當(dāng)組織漠視這一標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，令人不快的事情常常也就隨之發(fā)生了?？纯聪旅娴睦樱阂粋€(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要完成一個(gè)困難的項(xiàng)目，他的團(tuán)隊(duì)成員都被累垮了，紛紛離開(kāi)。團(tuán)隊(duì)成員被累垮的原因是項(xiàng)目一定要在一個(gè)規(guī)定的日子完成。到了這個(gè)日子，項(xiàng)目完成了，可是超過(guò)百分之七十的團(tuán)隊(duì)成員流失了，使得公司在知識(shí)管理方面出現(xiàn)了很大問(wèn)題。看起來(lái)公司是因?yàn)檫^(guò)于專注要達(dá)成的結(jié)果而忽視了團(tuán)隊(duì)滿意度。

　　對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)說(shuō)，團(tuán)隊(duì)內(nèi)部的滿意度是他應(yīng)該考慮的首要問(wèn)題。當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目開(kāi)始，就應(yīng)該有一個(gè)如何建設(shè)團(tuán)隊(duì)以及確保團(tuán)隊(duì)滿意度的整體戰(zhàn)略。這個(gè)戰(zhàn)略分成五個(gè)層級(jí)：

　　1.生理需要：空氣、食物、居所、睡眠等。

　　2.安全需要：保護(hù)、安全、秩序、法律、穩(wěn)定性等。

　　3.社會(huì)需要：家庭、工作、關(guān)系、愛(ài)情等。

　　4.自尊需要：成就、控制、獨(dú)立、地位、統(tǒng)治、特權(quán)、管理責(zé)任等。

　　5.自我實(shí)現(xiàn)：實(shí)現(xiàn)個(gè)人潛力、自我滿足、追求自我實(shí)現(xiàn)以及巔峰體驗(yàn)。

　　除非員工的基本生理需要和安全需要得到滿足，否則他們不會(huì)開(kāi)始追求社會(huì)需要。由于大多數(shù)的項(xiàng)目經(jīng)理在矩陣式工作環(huán)境中工作，這樣的工作環(huán)境意味著分配給他的團(tuán)隊(duì)成員要向其直線經(jīng)理述職。因此從項(xiàng)目經(jīng)理的視角來(lái)看，對(duì)于第一和第二個(gè)層次的需求，他們很難做些什么。雖然他們可以發(fā)揮影響力去界定其中哪些領(lǐng)域需要改善，但卻很難施加直接的影響。

      第三個(gè)層次，社會(huì)需要，是項(xiàng)目經(jīng)理首先要考慮的問(wèn)題。團(tuán)隊(duì)建設(shè)和團(tuán)隊(duì)滿意度開(kāi)始于社會(huì)需要的層面。通過(guò)鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員，和他們互動(dòng)交流，項(xiàng)目經(jīng)理可以對(duì)這個(gè)層面施加影響。如果項(xiàng)目經(jīng)理可以建立起一個(gè)社會(huì)需要得到滿足了的有凝聚力的團(tuán)隊(duì)，那么這個(gè)團(tuán)隊(duì)就會(huì)同心協(xié)力地工作，并且向自尊需要和自我實(shí)現(xiàn)的層次邁進(jìn)。

　　要想幫助團(tuán)隊(duì)成員到達(dá)最后兩個(gè)層次是很困難的。但是通過(guò)努力，也不是沒(méi)有可能。通過(guò)幫助團(tuán)隊(duì)成員的直線經(jīng)理確定在第一和第二層面上需要做的工作，以及確保完成了第三個(gè)層面需要做的工作，項(xiàng)目經(jīng)理已經(jīng)創(chuàng)立了這樣一個(gè)環(huán)境：在這樣的環(huán)境中，團(tuán)隊(duì)成員可以在自我需要的五個(gè)層次中拾級(jí)而上。當(dāng)每一個(gè)成員都意識(shí)到自己潛能，團(tuán)隊(duì)就能交付令人驚喜的成果，并且實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)。
實(shí)施百分之百/百分之十法則

　　這條法則一直備受爭(zhēng)議，但卻是項(xiàng)目管理成功必不可少的。它指的是“作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，我要百分之百地為項(xiàng)目失敗負(fù)責(zé)，但是如果項(xiàng)目成功了，我的作用只占百分之十”。

　　很少有項(xiàng)目經(jīng)理真正相信這條法則。但是，一旦它被理解且被實(shí)施，就會(huì)成為團(tuán)隊(duì)建設(shè)和職業(yè)成功的有效工具。這個(gè)理論和項(xiàng)目經(jīng)理頭腦中的一個(gè)想法有關(guān)，那就是他是想把團(tuán)隊(duì)引向低谷還是帶領(lǐng)其走上巔峰。如果項(xiàng)目經(jīng)理總是想踩著團(tuán)隊(duì)往上爬，那么他最終會(huì)和團(tuán)隊(duì)一起失敗。另一方面，如果項(xiàng)目經(jīng)理積極帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)走上巔峰，那么他最終會(huì)和團(tuán)隊(duì)一起走上職業(yè)的高峰。

　　百分之百/百分之十法則要求項(xiàng)目經(jīng)理不能把責(zé)任推到其他任何人身上，只要項(xiàng)目失敗了，就是你的責(zé)任。

　　當(dāng)項(xiàng)目成功，項(xiàng)目經(jīng)理可以和團(tuán)隊(duì)一起慶祝并且接受贊譽(yù)。但是，只能承接其中百分之十的功勞。下面是一個(gè)例子：

　　公司高層：“湯姆，作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，你的工作非常出色！”

　　湯姆：“謝謝！但是如果你擁有這樣一個(gè)團(tuán)隊(duì)，你很難不獲得成功。我本人實(shí)在是沒(méi)有什么可以夸耀的?！?/span>

　　這是真的。團(tuán)隊(duì)做了大部分的工作，而項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任是確保工作被完成，確保團(tuán)隊(duì)感受到自己的工作得到了組織的承認(rèn)。反之，如果違反了這條原則，就會(huì)在團(tuán)隊(duì)中滋生對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理的憎恨和不滿情緒。

　　快樂(lè)的團(tuán)隊(duì)生產(chǎn)優(yōu)秀的產(chǎn)品，優(yōu)秀的產(chǎn)品確保顧客的滿意，顧客的滿意確保生意的長(zhǎng)久。所以項(xiàng)目經(jīng)理們，無(wú)論如何都不要犧牲團(tuán)隊(duì)，因?yàn)閾p失將無(wú)法估量。

楊陽(yáng)文章出處：

楊陽(yáng)[中華講師網(wǎng)高級(jí)講師]https://yangyang.jiangshi.org/