3、如何維持會議秩序

    盡管會議的議程、結(jié)構(gòu)、規(guī)則，都已經(jīng)在會前告知全體委員，在會議中仍會出現(xiàn)違反規(guī)則的情況，這并不奇怪，因為結(jié)構(gòu)化會議要求與會者高度集中注意力并保持理性，大多數(shù)人都很難長時間堅持。人力資源總監(jiān)作為會議的推動者，需要配合主持人維持秩序，以下提供幾個“小竅門”：

    1）HR總監(jiān)帶頭遵守規(guī)則。比如“每次發(fā)言不超過3分鐘”，也許會有人質(zhì)疑：3分鐘能說清楚一個觀點嗎？實際情況是：按照平均語速，3分鐘可以說900字，足夠了。HR總監(jiān)要帶頭做到精煉、不超時，必要時，可提前準備幾段“講稿”，向其他參會者證明“三分鐘規(guī)則”的可行性。

    2）巧用鈴聲。一只響亮的小銅鈴，是維持秩序最簡單的工具，但往往也是最有效的。出現(xiàn)違規(guī)行為，主持人先搖鈴、再制止，如果違規(guī)者不聽勸阻，一直搖鈴、堅定地搖到違規(guī)行為停止。需要在會議開始之前鄭重介紹銅鈴的作用，您會發(fā)現(xiàn)：一旦使用了銅鈴，需要搖鈴的情況反而少了。

    3）鼓勵積極的沉默。當有人提出尖銳的觀點，或深入某項議題時，會出現(xiàn)暫時的沉默，這是一種積極的信號，說明團隊成員正在思考。比沉默更可怕的是“不假思索”的發(fā)言。當會議進入積極的沉默狀態(tài)，主持人不必急于推進議程，可以約定“請大家先思考幾分鐘”，或安排會間休息。

    4）必要時，擱置議題。當某項議題的討論中出現(xiàn)這些問題：在深入進行下去之前需要更多的事實；討論已經(jīng)表明，需要未出席者的觀點；與會者們需要更多的時間思考，并可能需要與下屬討論。主持人可以提議表決“本議題是否擱置”，如果超過半數(shù)的與會者同意，約定好本議題的下次討論時間（通常為問題能夠得到解決的時間），直接進入下一議題。

    5）簽署《團隊決策會議合約》。簽字是一種儀式，能夠加強參會者之間的心理契約。從上文中的議事規(guī)則中，選擇適合您企業(yè)的內(nèi)容，編制成《團隊決策會議合約》，在會議開始前，確保每一名團隊成員認真檢查每一條規(guī)則，必要時可專門安排時間闡述；要求每位成員在合約上簽名，將合約掛在會議室的醒目位置，并將簽名后的合約復(fù)印件發(fā)給每位與會者。

    總結(jié)：績效管理委員會是HR“取勢”的平臺

    回顧本文開篇，績效管理委員會需要回答的三個問題：競爭戰(zhàn)略或目標體系、當前經(jīng)營重點、資源計劃；績效管理，就是“按計劃”、“有重點”地管理企業(yè)戰(zhàn)略與經(jīng)營目標的實現(xiàn)過程。至此，績效管理不再是人力資源部“閉門造車”的制度和表格，而成為戰(zhàn)略落地、目標達成的必備工具；績效管理委員會，為后續(xù)指標設(shè)定、績效督導(dǎo)、考核與改進等工作的開展提供了強大“勢能”。

本文參考書目：

《績效指標體系的構(gòu)建與維護》  作者：彭劍鋒、伍婷、王鵬、趙天

《有效益的年度經(jīng)營計劃》  作者：林健安

《笑著離開惠普》  作者：高建華

《羅伯特議事規(guī)則》第10版中譯本  作者：亨利.羅伯特  譯者：袁天鵬、孫滌