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路文萃:如何維持會(huì)議秩序
2016-01-20 18528

    3、如何維持會(huì)議秩序

    盡管會(huì)議的議程、結(jié)構(gòu)、規(guī)則,都已經(jīng)在會(huì)前告知全體委員,在會(huì)議中仍會(huì)出現(xiàn)違反規(guī)則的情況,這并不奇怪,因?yàn)榻Y(jié)構(gòu)化會(huì)議要求與會(huì)者高度集中注意力并保持理性,大多數(shù)人都很難長(zhǎng)時(shí)間堅(jiān)持。人力資源總監(jiān)作為會(huì)議的推動(dòng)者,需要配合主持人維持秩序,以下提供幾個(gè)“小竅門”:

    1HR總監(jiān)帶頭遵守規(guī)則。比如“每次發(fā)言不超過3分鐘”,也許會(huì)有人質(zhì)疑:3分鐘能說清楚一個(gè)觀點(diǎn)嗎?實(shí)際情況是:按照平均語速,3分鐘可以說900字,足夠了。HR總監(jiān)要帶頭做到精煉、不超時(shí),必要時(shí),可提前準(zhǔn)備幾段“講稿”,向其他參會(huì)者證明“三分鐘規(guī)則”的可行性。

    2)巧用鈴聲。一只響亮的小銅鈴,是維持秩序最簡(jiǎn)單的工具,但往往也是最有效的。出現(xiàn)違規(guī)行為,主持人先搖鈴、再制止,如果違規(guī)者不聽勸阻,一直搖鈴、堅(jiān)定地搖到違規(guī)行為停止。需要在會(huì)議開始之前鄭重介紹銅鈴的作用,您會(huì)發(fā)現(xiàn):一旦使用了銅鈴,需要搖鈴的情況反而少了。

    3)鼓勵(lì)積極的沉默。當(dāng)有人提出尖銳的觀點(diǎn),或深入某項(xiàng)議題時(shí),會(huì)出現(xiàn)暫時(shí)的沉默,這是一種積極的信號(hào),說明團(tuán)隊(duì)成員正在思考。比沉默更可怕的是“不假思索”的發(fā)言。當(dāng)會(huì)議進(jìn)入積極的沉默狀態(tài),主持人不必急于推進(jìn)議程,可以約定“請(qǐng)大家先思考幾分鐘”,或安排會(huì)間休息。

    4)必要時(shí),擱置議題。當(dāng)某項(xiàng)議題的討論中出現(xiàn)這些問題:在深入進(jìn)行下去之前需要更多的事實(shí);討論已經(jīng)表明,需要未出席者的觀點(diǎn);與會(huì)者們需要更多的時(shí)間思考,并可能需要與下屬討論。主持人可以提議表決“本議題是否擱置”,如果超過半數(shù)的與會(huì)者同意,約定好本議題的下次討論時(shí)間(通常為問題能夠得到解決的時(shí)間),直接進(jìn)入下一議題。

    5)簽署《團(tuán)隊(duì)決策會(huì)議合約》。簽字是一種儀式,能夠加強(qiáng)參會(huì)者之間的心理契約。從上文中的議事規(guī)則中,選擇適合您企業(yè)的內(nèi)容,編制成《團(tuán)隊(duì)決策會(huì)議合約》,在會(huì)議開始前,確保每一名團(tuán)隊(duì)成員認(rèn)真檢查每一條規(guī)則,必要時(shí)可專門安排時(shí)間闡述;要求每位成員在合約上簽名,將合約掛在會(huì)議室的醒目位置,并將簽名后的合約復(fù)印件發(fā)給每位與會(huì)者。

 

    總結(jié):績(jī)效管理委員會(huì)是HR“取勢(shì)”的平臺(tái)

    回顧本文開篇,績(jī)效管理委員會(huì)需要回答的三個(gè)問題:競(jìng)爭(zhēng)戰(zhàn)略或目標(biāo)體系、當(dāng)前經(jīng)營(yíng)重點(diǎn)、資源計(jì)劃;績(jī)效管理,就是“按計(jì)劃”、“有重點(diǎn)”地管理企業(yè)戰(zhàn)略與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)過程。至此,績(jī)效管理不再是人力資源部“閉門造車”的制度和表格,而成為戰(zhàn)略落地、目標(biāo)達(dá)成的必備工具;績(jī)效管理委員會(huì),為后續(xù)指標(biāo)設(shè)定、績(jī)效督導(dǎo)、考核與改進(jìn)等工作的開展提供了強(qiáng)大“勢(shì)能”。

 

本文參考書目:

《績(jī)效指標(biāo)體系的構(gòu)建與維護(hù)》  作者:彭劍鋒、伍婷、王鵬、趙天

《有效益的年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃》  作者:林健安

《笑著離開惠普》  作者:高建華

《羅伯特議事規(guī)則》第10版中譯本  作者:亨利.羅伯特  譯者:袁天鵬、孫滌

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