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導(dǎo)讀 / 你是否陷入了繁重的工作中不能自拔,是否看著忙碌其實卻效率低下?你不是能力不夠,只是缺少正確的工作方法。
一、工作秩序條理化
(1)把辦公桌上所有與正在做的工作無關(guān)的東西清理干凈。必須確保你現(xiàn)在所做的工作應(yīng)該是此刻最重要的工作。
(2)在你準(zhǔn)備好辦理其他事情之前,不要把與此無關(guān)的東西放到辦公桌上。這就意味著,所有的工作項目都應(yīng)該在檔案中或抽屜里占有一定的位置,并把有關(guān)的東西放到相應(yīng)的位置上。
(3)要力戒由于有吸引的干擾或因你厭煩了手頭上的工作,而放下正在做的事情去干其他呼聲較高的工作。一定要保證你在結(jié)束這項工作之前,為它采取了所有應(yīng)該采取的處理措施。
(4)按規(guī)則把已經(jīng)處理完畢的東西送到適應(yīng)的地方去。再核對一下剩下的重點工作,然后再去開始進行第二項最重要二的工作。
二、工作方法多樣化
1.綜合。即在同一時間內(nèi)綜合進行多項工作。
我們說,辦事要有順序,并不是同一時間內(nèi)只能辦一件事,而是運用系統(tǒng)論、運籌學(xué)等原理,可以同時綜合進行幾項工作。在管理學(xué)中,把工作單方向一件一件依次進行的辦法,叫做垂直型工作。就像站著一大排人,一個一個地傳遞磚頭,這樣做效率比較低。反之,如果把各項工作綜合起來統(tǒng)一安排,效率就會大大提高。
2.結(jié)合。即把若干步驟結(jié)合起來。例如有兩項或幾項工作,它們既互不相同,又有類似之處,互有聯(lián)系,實質(zhì)上又是服務(wù)于同一目的的,因而可以把這兩項或幾項工作結(jié)合為一,利用其相同或相關(guān)的特點,一起研究解決。這樣自然就能夠省去重復(fù)勞動的時間。
3.重新排列。即改變步驟的順序,也就是要考慮做工作時采取什么樣的順序最合理,要善于打破自然的時間順序,采取電影導(dǎo)演的“分切”、“組合”式手法,重新進行排列。
例如,一天工作下來很疲乏,晚上又要上夜校,那么就應(yīng)該把休息時間提前,從床上移到其它地方,如在公共汽車上趁機閉目養(yǎng)神,可保證晚上精力充沛。
4.變更。即改變工作方法。
改變工作的手法大體有兩種,一種是“分析改善方式”,即對現(xiàn)行的手段方法認(rèn)真、仔細(xì)地加以分析,從中找出存在的問題,即找出那些不合理和無效的部分,加以改進,使之與實現(xiàn)目標(biāo)要求相適應(yīng)。
一種是“獨創(chuàng)改善方式”。即不受現(xiàn)行的手段、方法的局限,在明確的目的基礎(chǔ)上,提出實現(xiàn)目的的各種設(shè)想,從中選擇最佳的手段和方法。
5.穿插。盡可能把不同性質(zhì)的工作內(nèi)容互相穿插,避免打疲勞戰(zhàn),如寫報告需要幾個小時,中間可以找人談?wù)剟e的事情,讓大腦休息一下;又如上午在辦公室開會,下午到群眾中去搞調(diào)查研究。
6.代替。即把某種要素?fù)Q成其他要素。如能打電話的就不寫信,需要寫信的改為寫便條,需要每周出訪的改為隔周一次,在不出訪的那一周里,可用電話來代替出訪。
7.標(biāo)準(zhǔn)化。即用相同的方法來安排那些必須時常進行的工作。比如,記錄時使用通用的記號,這樣一來就簡單了。對于經(jīng)常性的詢問,事先可準(zhǔn)備好標(biāo)準(zhǔn)答復(fù)。
三、工作內(nèi)容簡明化
最容易不過的是忙碌,最難不過的是有成效地工作。而化繁為簡,善于把復(fù)雜的事物簡明化,是防止忙亂、獲得事半功倍之效的法寶。
美中貿(mào)易全國委員會主席唐納德.C.伯納德在《提高生產(chǎn)率》一書中講到提高效率的“三原則”,即為了提高效率,每做一件事情時,應(yīng)該先問三個“能不能”:即能不能取消它?能不能把它與別的事情合并起來做?能不能用更簡便的方法來取代它?根據(jù)這個啟示,我們在檢查分析每項工作時,首先問一問以下六個問題:
(1)為什么這個工作是需要的?是根據(jù)習(xí)慣而做的嗎?可不可以把這項工作全部省去或者省去一部分呢?
(2)這件工作的關(guān)鍵是什么?做了這件工作之后會出現(xiàn)什么過去沒有的新效果?
(3)如果必須干這件工作,那么亦以御冬哪里干?既然可以邊聽音樂邊輕松地完成,還用得著呆在辦公桌旁冥思苦想嗎?
(4)什么時候干這件工作好呢?是否要在效率高的寶貴時間里干最重要的工作?是否為了能“著手進行”重要工作,用了整天的時間去使工作“條理化”,結(jié)果把時間用完了,而所料理的只不過是些支離破碎的事情?
(5)誰干這件工作好呢?是自己干還是安排別人去干?
(6)這件工作的最好做法是什么?是抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?還是應(yīng)采取最佳方法而提高效率?
然后在對每一項工作分析檢查之后,再采取如下步驟:
(1)省去不必要的工作。
(2)使工作順序合理,干起來得心應(yīng)手。
(3)兩件或兩件以上的工作能夠合并起來做的就聯(lián)系起來做。
(4)盡可能使雜七雜八的事務(wù)性工作簡單化。
(5)預(yù)先訂好一項工作的程序。增強工作預(yù)見性,走一走,看兩步,想三步,提高決策的效率和準(zhǔn)備性,減少決策過程的時間并使決策無誤。