目管理最佳實踐——控制22分鐘的會議時間

 “會議拉鋸戰(zhàn)”是每個人都頭痛的。如何高效的進行會議，相信每個人都希望了解。那么或許這篇文章可能給大家有所啟發(fā)。這是一篇翻譯稿，摘錄過來分享給大家，希望有幫助。

沒有人因任何的因素喜歡開會。其實很多情況下，大部分的人都認為一些的會議都是在浪費時間。那么，如何剔除會議中那些浪費時間的方面，留下精華部分？讓我們嘗試下將會議時間壓縮到 22 分鐘，Nicole 首先提出了這個想法，我個人認為這是目前所能看到的最容易做到而且有效的辦法。

這里是他提及的一些方面：

請原諒我可能沒有完全清楚得闡述他的核心觀點，因為這些內(nèi)容我是從他的想法中部分摘記而來。其中每條詳細的觀點如下：

1、制定 22 分鐘時間的會議

誰規(guī)定所有的會議時間需要花半個小時甚至一個小時？這有何數(shù)據(jù)依據(jù)？當然沒有。其實，這點時間留給人們?nèi)リU述、辯論自己的觀點顯然不足夠。因此反過來講，也不可能所有的會議在 22 分鐘之內(nèi)搞定。但你可以嘗試盡可能將會議時間控制得越來越短，而不是越來越長。

2、有個共同的議程

有個明確目標的議程將會使會議錦上添花、有的放矢?？梢钥紤]在白板上寫出議程的內(nèi)容，同時加粗相應的關鍵點，由此不斷提醒大家我們這個會議需要達到什么樣的目標。

3、提前 3 天發(fā)送邀請和相關必讀內(nèi)容

雖然這可能是會議組織者的負擔，但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬不要讓會議變成“大家盡可能得先了解文檔中的內(nèi)容，然后必須提交相應的作業(yè)”等這種情況。

4、準時開始

會議準時開始的這種情況發(fā)生的幾率有多少？該死，實際情況是幾乎沒有。你可能會說，部分的情況可能是由于 Outlook 等程序可能沒有設置足夠的提醒時間的問題。當然純粹依靠軟件是不靠譜的，甚至我建議你可以使用便簽等“土辦法”。同時 22 分鐘的時間對于個人而言，也可以當作是做個緩沖休息時間。

5、站著開會

舒適的椅子會讓人“變懶”，而同時站著開會能提醒大家目標是不是需要說明或者補充。

同時，你需要保持你的觀點，如有必要請保持沉默，將它留到會議外去單獨處理。

6、不要帶筆記本，但記得帶紙筆

如果你承諾會議會在 22 中之內(nèi)搞定，那么就沒有必要帶其他無關的物品。我甚至認為帶上這些東西你將重復你中學時的覆轍 — 看起來你在開會，而其實你的心已經(jīng)飛往他處。紙和筆會讓你的頭腦清醒，也有利于分工：一個人討論問題，另外一個人記錄。

7、同時禁止帶手機

理由同上

8、注意！記錄所有的話題相關的反饋

如果是個會議，那必定有個人會擔當組織者的角色，記錄所有應該注意的點。同時，反饋中可能會有支線等情況發(fā)生，你應該避免這些話題不會離會議本身的議題太遠。

9、盡可能快的發(fā)送會議記錄

22 分鐘并不長，但你應該盡可能快的發(fā)送相關的會議記錄，組織并計劃下個會議。