阿里學(xué)院資深培訓(xùn)師，淘寶大學(xué)特約講師，淘寶分銷培訓(xùn)師

外貿(mào)開發(fā)信對擴展外貿(mào)業(yè)務(wù)量，開發(fā)培養(yǎng)新客戶非常重要，拋送的是希望建立友好合作關(guān)系的橄欖枝，帶來的可能是滾滾不盡的金錢流。而開發(fā)信的回復(fù)率是決定開發(fā)信是否成功的第一要素，本文試圖從多個角度，多個層面探討影響外貿(mào)開發(fā)信回復(fù)率的因素。難免掛一漏萬，僅作拋磚引玉，引起重視，誘發(fā)思考，如能對廣大外貿(mào)人的外貿(mào)事業(yè)有所裨益，則心懷大慰。

一.什么是外貿(mào)開發(fā)信？

顧名思義，開發(fā)信就是你第一次寫給潛在客人的郵件，信函。而外貿(mào)開發(fā)信，則是你寫給你的潛在客戶的第一封信件，其目的是開發(fā)這個潛在客戶，希望建立業(yè)務(wù)合作，收獲訂單，擴展業(yè)務(wù)。外貿(mào)開發(fā)信拋送的是希望建立友好合作關(guān)系的橄欖枝，帶來的可能是滾滾不盡的金錢流，發(fā)出的是希望，期待的是回復(fù)。最最最值得研究的還是電子郵件傳遞的開發(fā)信，這個是一種最快捷，最省錢，最充分，又不容易產(chǎn)生誤解的有效溝通方式。
在分析探討影響外貿(mào)開發(fā)信回復(fù)率的因素之前，讓我們先來侃侃你所熟悉的，津津樂道的“寫情書”，因為外貿(mào)開發(fā)信和第一封情書這兩者之間有很多的共通的東東。

二.你熟悉情書么？
網(wǎng)友對情書的精彩定義列舉如下：“情書是一種對于愛情的勇敢表現(xiàn)，即使情書送出去后沒有得到對方的認(rèn)同，也沒關(guān)系，那代表老天幫你安排的人不是他/她，你反而可以感到開心了，因為那代表你可以不用浪費時間在他/她身上了”，“一個人寫給另一人的表達(dá)自己對他的愛慕之情,想追求別人的信”......
作為外貿(mào)人，哪怕你剛走出校門，可能對情書已經(jīng)不陌生了，甚至還寫過，用過，成功過，最終抱得美人歸或釣得金龜婿。啊，你說你沒寫過沒用過沒嘗試過，那，無語......俗話說，沒養(yǎng)過豬，也見過豬，沒見過豬跑，也吃過豬肉吧？實在不行，只有上網(wǎng)相關(guān)搜索一下，補下功課，不然，對下面的內(nèi)容，可不好理解哦！建議最好現(xiàn)在就開始動筆，給你心中那個他/她寫一個，等幾天再回來看這篇文章，說不定會更有收獲哦。
三.情書與外貿(mào)開發(fā)信
好了，對情書有個基本了解了，那么我們就能夠由大家熟悉的，相關(guān)的寫情書開始展開思考了。
3.1 外貿(mào)開發(fā)信寫給誰？
還是先說情書，你寫情書會寫給誰？
路人甲：我要寫給我心目中那個他/她，AIHONG，俺想你！路人乙：我是墨家傳人，主張“兼愛”，只要是異性，從年方二八到齡已八二，我都寫，[搖頭晃腦狀]，這叫做，全面撒網(wǎng)，重點逮魚。
裁判：路人甲，姑且算正解，+10分。路人乙，你知不知道你那樣子，真的真的好“傻”也......[本來想說很“蠢”的，算了，對年輕人還是要愛護的]
現(xiàn)在說外貿(mào)開發(fā)信，對方能夠被你評判為你的潛在客戶，那么你一定通過某種渠道對其有所了解。如果毫無了解，那么就是典型的路人乙了。
當(dāng)然，這種了解，是有成本的，主要是時間精力成本和渠道投入成本。如何在成本的投入基礎(chǔ)上，獲取收益，就要爭取提高開發(fā)信的回復(fù)率了。
既然有成本，當(dāng)然要控制，才能追求利益的最大化，所以不得不說下渠道。
我們外貿(mào)人了解客戶的渠道主要有以下幾種：展會，收費B2B網(wǎng)站，免費B2B網(wǎng)站，“發(fā)布產(chǎn)品信息，讓客戶主動來找你”，搜索引擎，政府機構(gòu)，黃頁，國外相關(guān)BBS或社區(qū)，對方公司網(wǎng)站......
買賣買賣，一方買，一方賣，買賣方成?，F(xiàn)在是買方市場，有需求，才有購買意愿，才會調(diào)查市場，產(chǎn)品對路，質(zhì)量價格服務(wù)合適，才容易成交。而要評價潛在客戶的質(zhì)量高低，則應(yīng)當(dāng)從產(chǎn)品是否對路，是否有購買意愿，質(zhì)量價格服務(wù)基礎(chǔ)上結(jié)合可能成交量所產(chǎn)生的可能利潤大小等因素分析。
一般來說，展會上獲得的潛在客戶，質(zhì)量最高，對方對你的產(chǎn)品已經(jīng)有所了解，并且對方的渠道投入也挺大的，購買意愿應(yīng)當(dāng)相當(dāng)強，量也較大，應(yīng)當(dāng)重點開發(fā)。
收費B2B網(wǎng)站，免費B2B網(wǎng)站，一般能夠從此獲得最新的求購信息，然而要具體情況具體分析，進行綜合評價。根據(jù)筆者和廣大外貿(mào)網(wǎng)友商友自己使用這些網(wǎng)站的經(jīng)驗看，B2B網(wǎng)站上的求購信息要慎重對待，有專門行騙的，有調(diào)查市場的，有廣告宣傳的，當(dāng)然，也有誠心想做生意的。所以，這個要結(jié)合自己的經(jīng)驗、產(chǎn)品和B2B網(wǎng)站所覆蓋的地域，求購信息發(fā)布者的國家地區(qū)和所留信息的詳細(xì)認(rèn)真情況分析，當(dāng)然，你首先要關(guān)心的還是產(chǎn)品是否對路，對路了再仔細(xì)看吧。
“發(fā)布產(chǎn)品信息，讓客戶主動來找你”，這個其實很不好講，你都在什么地方發(fā)過信息？你發(fā)的信息內(nèi)容是怎樣介紹自己公司或產(chǎn)品的？因為當(dāng)對方聯(lián)系你時候，可能你對對方一無所知。所以贊成主動出擊，知己知彼，百戰(zhàn)不殆。
政府機構(gòu)，公司黃頁，這個上面收集的客戶信息可能不那么詳細(xì)，可能是三“沒有”，沒有聯(lián)系人姓名，沒有郵箱，沒有產(chǎn)品細(xì)分，所以最好能夠結(jié)合其他網(wǎng)絡(luò)工具，稍微深入點進行了解。
搜索引擎，這個是我最愛，也希望能夠成為廣大外貿(mào)同行的最愛。個人認(rèn)為，電腦不上網(wǎng)，等于文件箱；學(xué)習(xí)電腦應(yīng)用，首練搜索引擎。這個東東真的太好太有用了。通過搜索引擎，或結(jié)合搜索引擎，可以最好的遵行魯迅老先生倡導(dǎo)的拿來主義，你那里有好東東，拿來我免費用用，呵呵。至于怎么使用搜索引擎，已有好多網(wǎng)友商友撰文總結(jié)，本文不贅述。
對方公司網(wǎng)站，呵呵，找到，打開，客戶，客戶，讓我細(xì)細(xì)瞅瞅你。
3.2外貿(mào)開發(fā)信怎么送？
我們寫情書，辛辛苦苦寫了，當(dāng)然希望“心目中那個他/她”能夠打開好好看，自己當(dāng)年曾經(jīng)使用過的小手段有：1.轉(zhuǎn)交 收買心儀對象的好朋友，嘿嘿，怎么收買，山人自有妙計，佛曰：妙，不可言；老子說：道可道，非常道。2.觀察 密切觀察心儀對象的生活習(xí)慣，放在其經(jīng)常使用的物品里面 不放在外面，避免被別人打開，到時候不僅自己尷尬，還連累那個他/她3. 制作介質(zhì)精美，比如使用彩色帶香味的信紙......
外貿(mào)開發(fā)信也一樣，寫的目的當(dāng)然希望潛在客戶能夠收到并打開。這就要求你對所采用的傳遞方式，傳遞方法熟悉并用好。1.轉(zhuǎn)交老朋友或老客戶推薦，注意，千萬別引起“吃醋”現(xiàn)象哦，醋壇子一翻，你麻煩就大了，說不定還失去老朋友或老客戶。所以，一定要注意保證的是，你和潛在客戶建立新的友好合作關(guān)系，不僅對現(xiàn)有的老朋友或老客戶不造成有害的沖擊，還能帶來“好處”。什么“好處”，呵呵，多動動腦筋，好好“收買”吧。2.觀察 了解潛在客戶，要發(fā)送到潛在客戶經(jīng)常關(guān)注的地方3.制作介質(zhì)精美 對最常用的外貿(mào)開發(fā)信傳遞手段來講，就是電子郵件，而一個好的發(fā)送郵箱和一個細(xì)細(xì)斟酌的郵件標(biāo)題對潛在客戶是否打開你的郵件是很關(guān)鍵的。其他的待補充，呵呵，本來就打算是拋磚引玉的。
3.3外貿(mào)開發(fā)信怎么寫？
到這里，如果你寫的情書被打開了，恭喜，萬里長征第一步，你邁出了！可是如果你錯字連篇，粗話不斷，言語空洞，哦呵！沒戲了。記得有句叫什么“言語無味，面目可憎”，可千萬注意別讓“你心目中那個他/她”把你的情書劃歸為這樣的評價啊。
對外貿(mào)開發(fā)信來講，也是如此。你的信件被打開，你的意愿才能被了解：
稱呼，每個人最喜歡聽的就是名字，所以，能不用Dir Sir./Madam就最好別用，盡量使用對方的名字；盡量別讓客戶一眼看出你在郵件群發(fā)，把客戶的信箱對在一大堆收件信箱地址里面。
內(nèi)容，既要言簡意賅，又要言之有物；既要注意格式，又要言語得體；因為開發(fā)信內(nèi)容的撰寫要根據(jù)對潛在客戶的了解分析和評價不同而不同，而且也有諸多文章進行總結(jié)，本文也不贅述。
3.4外貿(mào)開發(fā)信怎么寫了后怎么做？
你寫了發(fā)了情書，然后就是等了。寫和發(fā)情書一般不會象路人乙那樣的“全面撒網(wǎng)，重點逮魚”，是一對一，所以患得患失，心中忐忑，在所難免。
而外貿(mào)開發(fā)信寫了發(fā)了也要等，不過一般不必那么擔(dān)心。如果對這個潛在客戶評價比較高，而且自己的開發(fā)信有信心，就稍微等個兩三天，給對方個思考空間，然后還沒回音，可以再發(fā)個郵件或打個電話，詢問一下，對方是否在什么時間收到自己的去信。機會都是自己把握的，所以對重點潛在客戶，要努力爭取。一個追蹤，充分體現(xiàn)了對對方的重視，也很能引起對方的好感和重視，當(dāng)然，追蹤信或電話同樣要言簡意賅，言語得體。
四.外貿(mào)開發(fā)信石沉大?；蛟庥鐾诵诺某Ｒ娫?，歡迎補充：
1.郵箱地址出現(xiàn)拼寫錯誤；
2.對方郵箱已經(jīng)棄用；
3.發(fā)件人自己的郵箱已滿，導(dǎo)致接收不到客戶郵件；
4.信件有可能被對方的郵箱默認(rèn)為垃圾郵件，而潛在客戶沒有定期審查垃圾郵件的習(xí)慣；
5.網(wǎng)絡(luò)原因，或者郵箱的穩(wěn)定性不好，導(dǎo)致發(fā)送失敗；
6.客戶國家過節(jié)，導(dǎo)致回復(fù)延遲；

7.郵件的標(biāo)題引不起客戶興趣；
8.帶有附件，客戶擔(dān)心病毒，不敢打開；
9.附件過大，不便打開，耗用資源，客戶直接刪除；
10.客戶可能不愿意相信免費郵箱發(fā)的郵件并與其有郵件往來，擔(dān)心信息被竊??；

11.對客戶無絲毫了解，產(chǎn)品不對路；
12.誤讀客戶的求購信息，產(chǎn)品不對路；
13.客戶的求購信息發(fā)布已久，目前無需求；
14.給予對方的回信不夠及時，對方已經(jīng)找到好的買家；
15.不了解自己的優(yōu)勢產(chǎn)品和沒有把握好目標(biāo)客戶，大海撈針，開發(fā)信無針對性和目的性；
16.開發(fā)信文字格式大小不合適，閱讀吃力；
17.錯別字，語法錯誤太多，理解困難；
18.開發(fā)信行文措辭不夠?qū)I(yè)；
19.信件內(nèi)容沒有做到言簡意賅并體現(xiàn)自身產(chǎn)品的價值；
20.對方國家擔(dān)心中國人的產(chǎn)品傾銷，給予高關(guān)稅以制約進口，而客戶無意從中國進口產(chǎn)品；
21.對方公司已有自己固定的供應(yīng)商；
22.某些客戶發(fā)布求購信息的目的單純只是為了考察市場行情；
23.開發(fā)信的內(nèi)容無吸引力；
24.某些客戶可能不愿與中間商（外貿(mào)公司）談合作事宜；
25.產(chǎn)品價格無競爭力，報價過高，價格不在客戶的期望范圍之內(nèi)；
26.對方對你的公司與產(chǎn)品缺乏了解，有心理防范作用，擔(dān)心上當(dāng)受騙；
27.某些客戶由于對產(chǎn)品的需求時間較急，喜歡更直接的聯(lián)系方式，例如電話，傳真等，但是開發(fā)信上沒有標(biāo)明這些聯(lián)系方式；
28.全角半角影響，開發(fā)信在不同語言不同版本的操作系統(tǒng)瀏覽器中出現(xiàn)大量亂碼，閱讀困難；
呵呵，想不出來了，期待補充......
五.建議：
要想提高開發(fā)信的回復(fù)率，
1.要多了解你的潛在客戶，進行分析評價，每天重點開發(fā)的客戶不要過多，否則，呵呵，太辛苦??！建議每日3-5封為佳；
2.重點開發(fā)和廣種薄收相結(jié)合，重點開發(fā)的客戶要針對需求，開發(fā)信內(nèi)容因人而異；廣種薄收可以使用事先準(zhǔn)備好的模版，能得知對方聯(lián)系人姓名的，單個發(fā)，更改稱呼；不能的，沒辦法，密件抄送；
3.多熟悉產(chǎn)品，產(chǎn)品知識決定你給客戶的第一印象是否專業(yè)；
4.重視價格（虛盤），適當(dāng)?shù)膬r格決定了你的開發(fā)信，你，你的公司，你的產(chǎn)品對客戶的潛在價值；
5.盡可能避免四中列舉的的情況發(fā)生在你的開發(fā)信上。
6.重視跟蹤?。?！
7.細(xì)節(jié)決定成敗，思考才有長進！

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