國外買家來訪，你準(zhǔn)備好了嗎?

做外貿(mào)的朋友都知道，國外客戶如果提出需要到公司來參觀一下，一般訂單成交的幾率很大，所以大家都非常重視外國客戶的來訪。其實做接待也是很有技巧的，細(xì)節(jié)上多注意一些就可以給客人留下非常好的印象，為之后的合作多添一份成功的把握。接下來，就讓我們一起準(zhǔn)備接待工作。



（一）確定來訪日期和行程安排
一般客戶在來訪前一個月或者幾個月，都會確認(rèn)大概到訪日期，我們需要先查好自己公司的日程安排，確定以下情形后再回復(fù)客戶：
1.同一日期沒有其他客戶來訪。
2.沒有已經(jīng)訂好機票的出差活動。
3.老板和相關(guān)同事屆時也會在場。
若實在無法接待客戶，也要委婉地拒絕：
1.實在抱歉，屆時我們會在美國參加一個展會，但是某日之前和某日之后，我們都十分歡迎您的到來。
We are glad to know that you would like to visit us, unfortunately we will attend a show in USA from ×××to×××. However, we will be pleased to see you before ×××or after ×××.
2.實在抱歉，某日我們另有一個約會，一月前就已定好，不太容易推掉，若您不介意的話改在前一或后一天來我們工廠可以嗎？
Unfortunately we will have another appointment on ××× which was set up one month ago, if there is any possibility for us to meet on ××× or ×××?
3.實在抱歉，我們的老板屆時會在外地出差，假如您不介意的話，我將帶您參觀我們的工廠，并就雙方合作進(jìn)行洽談（假如對方并沒有提出要求老板在場的要求，此話就不必說了）。
I am afraid that my boss will be out of office by then, if you don`t mind, I will be pleased to show you around our factory and have further discussion on future business with you.
4.如果由自己發(fā)出邀請，則一定要主動說明自己哪一段時間有空，以免對方選擇自己不在的日期來訪。
Dear Thomas,
As you mentioned before, you would like to visit us during Augus, please kindly note that I will be available from Aug×××to×××. If you can visit us by then, let me know without hesitation.

（二）協(xié)助辦理邀請函
一般客戶若是第一次來中國，或者距離上次辦理的中國簽證已經(jīng)失效，都需要重新辦理簽證。通常情況下只要國內(nèi)供應(yīng)商提供一份邀請函，簽字蓋章后以傳真件或快遞原件的方式發(fā)送給對方即可。
偶遇賽事期間或兩國雙邊關(guān)系緊張時期，可能需要向?qū)Ψ教峁┙?jīng)外經(jīng)局或外事局蓋章批準(zhǔn)的正式邀請文件以便其辦理簽證。如尼日利亞地區(qū)邀請函的辦理外事局則要求提供公司之前與此外商貿(mào)易往來的一些單據(jù)，建議辦理之前可請對方到當(dāng)?shù)氐闹袊桂^和領(lǐng)事館了解清楚有關(guān)簽證手續(xù)的相關(guān)問題。
以下邀請函模板供參考：
XXXXXCompany
Address:XXXXXXXXXXXX(邀請方)

Invitation Letter
                                                      Apr 20th, 2010
To whom it may concern:
We would like to inform you that _______ is our important customer in USA and it is necessary to have business dealings & meetings  together on various marking & sales matters，herein we invite the following person to come to China:

Full Name:
Nationality:
Passport No:

The visit time is from ____ to _____ in China
We would appreciate if the necessary visa would be granted and thank you in advance for your kind assistant.
Best regards
XXXXXX

Position(邀請方信息)
Company:
Signature
Stamp

（三）客戶信息評估
1、全面了解客戶情況，包括客戶的詳細(xì)聯(lián)系資料、公司背景、公司實力、經(jīng)營狀況、經(jīng)營范圍、客戶此次來訪的目的、主要對什么產(chǎn)品感興趣。還包括外商公司的股份結(jié)構(gòu)、經(jīng)營現(xiàn)狀、技術(shù)水平、近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字等。
2、詳細(xì)了解外商談判代表的具體情況，包括年齡、學(xué)歷、愛好、身體健康狀況、他在外商公司中的位置、他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績、他對產(chǎn)品訂單的興奮點等等。
3、調(diào)查客戶公司性質(zhì)：哪國人？公司在哪里？是零售還是批發(fā)？網(wǎng)站情況如何？主要從事哪些產(chǎn)品？區(qū)域市場在哪等等。
4、多了解客人宗教信仰、國家習(xí)俗、習(xí)慣和喜好、注意細(xì)節(jié)，對自己所在城市文化以及景點也盡可能多了解，對本國文化當(dāng)然應(yīng)該多了解，客人問及時至少也應(yīng)知道一點。

（四）路線安排及酒店預(yù)定
如果自己的公司是客戶來訪的第一站，則要告訴對方離自己最近的國際機場在哪，如果國際航班所能飛到的機場離本市較遠(yuǎn)，則可推薦對方先飛去與本市有對接航班的城市，再通過轉(zhuǎn)機來到本市，這樣客戶可以不必中途提取行李，也不必下飛機后再坐上幾個小時的轎車，長途勞頓。如對方到達(dá)地點距離我們公司的車程不超過3 個小時，且在我們感覺該客戶比較重要的情況下，可以安排車輛接送客戶。
推算客戶來訪和離開的時間，可以主動詢問客戶是否需要幫他預(yù)訂酒店（第一次來訪的客戶我們不建議為他支付酒店費用）。在此之前，公司一定要根據(jù)客戶能承受的價位（三星至五星都要有）、離公司的遠(yuǎn)近距離（當(dāng)然是以近為好）與不同酒店簽訂相關(guān)協(xié)議（主動打電話到各酒店銷售部索要協(xié)議即可），然后在預(yù)訂酒店前需要向客戶了解以下細(xì)節(jié)：
1、人數(shù)和房型
一般國外客戶不習(xí)慣多人住一間，即使為同性，他們也有可能選擇一人一間。至于房型，應(yīng)以King Size大床房為首選，其次才是雙人標(biāo)準(zhǔn)間(double bed)。
2、是否吸煙
一般四星級以上的酒店都會把樓層分為吸煙樓層和不吸煙樓層，因此，有必要問清楚客戶是否吸煙(smoking floor and non-smoking floor)。
3、價位要求
告訴對方他們都有哪些價位的酒店可供選擇，并最好提供相應(yīng)的網(wǎng)址。
在與酒店預(yù)訂房間的過程中，除復(fù)述以上細(xì)節(jié)外，還需要注意以下幾點：
——如果是電話預(yù)訂，一定要問清楚對方的稱呼，以便在對方漏訂時能查到責(zé)任人。
——告訴對方客戶可能到達(dá)的時間時，應(yīng)比實際到達(dá)時間再延后兩小時，以免因飛機晚點或堵車等原因遲到。
——要求對方提供避開臨街的房間。
——如果與銷售經(jīng)理熟識，甚至可以要求對方提供一個免費果盤，以示我們對其的重視。
由于客戶不了解各個環(huán)節(jié)所需的時間，所以我們不妨告訴他具體的行程安排，如：
尊敬的某某先生：
關(guān)于您某月某日的到訪，我們做了如下安排：某日上午10點，我們會開車去機場接您，大約一小時可到達(dá)。我們已為您預(yù)訂了酒店，您稍事休息后，我們將在該酒店一樓用餐。用餐后（約12：30），我們將接您到我們公司（約三十分鐘），下午1點至4點間我們將帶您參觀我們的工廠，并就合作事宜進(jìn)行洽談。之后我們可以帶您到附近著名的景點稍作觀賞，假如您覺得累的話，我們也可以直接送您回酒店。第二天早上7點，我們的司機會在酒店大堂門口等您，直接送您去機場趕 10點的飛機。您看這樣的安排可以嗎？
Dear×××,
About your visitation dated Aug ×××, we schedule as follows:
1.We will pick you up by car at 10：00 am at ×××airport.
2.By one hour drive, we will arrive at the hotel we booked for you, you can take your time to have a break. Then we will have a small lunch at the lobby of your hotel.
3.At 12:30 pm，we will drive you to our factory and arrive at 1:00 pm.
4.From 1:00 pm to 4:00 pm，we will show you around our factory, let you know all the details about us, discuss on possible business opportunities.
5.At 4：00 pm, we can show you somewhere near which is quite famous scenery here, or if you feel tired, we can drive you back to your hotel.
6.At 7：00 am in the second morning, our driver will wait for you at the lobby of your hotel, and drive you to the airport to take the flight of 10：00 am.
Hope this arrangement is to your satisfaction.

（五）準(zhǔn)備接待材料和工作
1、要求公司提前一至兩天對辦公室、展廳、車間、衛(wèi)生間、食堂、庭院等處做徹底的清掃，并在清掃結(jié)束后按照客戶參觀路線走一遍，確保沒有遺漏的死角。
2、參觀和談判可能用到的物品：數(shù)碼相機、預(yù)先準(zhǔn)備好的工廠產(chǎn)品視頻、產(chǎn)品目錄和企業(yè)介紹（包括常用的付款方式，生產(chǎn)周期等），產(chǎn)品目錄，易于攜帶的小樣品；色板、計算器、尺、筆記本、訂書機還有針對性的報價單。記得要在客人來之前回顧一下以前的來往郵件，作好基本的準(zhǔn)備；
3、公司大廳歡迎客戶來訪的接待牌，讓客人感覺其受到重視。提前告訴前臺接待有XX公司客戶來訪，若接待能記住來訪的客人名字就更好了。
4、會議室的安排，談判資料的預(yù)備，包括企業(yè)演示文稿的準(zhǔn)備，以及客戶相關(guān)需要展示的文件資料，暫時自己公司的實力資料等。企業(yè)演示文稿內(nèi)容要美觀詳盡，至少包括：
——企業(yè)的競爭優(yōu)勢、市場分析、往年的業(yè)績
——清晰的組織結(jié)構(gòu)圖
——客戶服務(wù)流程、企業(yè)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、投訴渠道、處理流程
——研發(fā)隊伍的實力、歷史榮譽、樣品室的參觀、負(fù)責(zé)人的資歷介紹、榮譽證書、各種認(rèn)證。
5、準(zhǔn)備好咖啡茶及一些小食品糖果。
6、至少準(zhǔn)備好與外商談判的三個方案：最佳方案、折中方案和妥協(xié)方案；準(zhǔn)備好為達(dá)到上述三個方案的策略和手段。
注意：有時候需要打印接待通知，下發(fā)給相關(guān)部門或工廠！檢查分區(qū)標(biāo)志、設(shè)備操作規(guī)范等是否完整規(guī)范。
（六）工廠參觀
帶領(lǐng)客戶參觀一般分為三個部分：
第一部分：引領(lǐng)客戶在會客區(qū)坐下，如果這時有其他同事出現(xiàn)，則互相做個介紹。詢問客戶需要什么并提供飲品，以PPT幻燈片方式或手持公司說明冊、相冊的方式向客戶做介紹，介紹內(nèi)容一定要包括公司產(chǎn)品所有的質(zhì)量認(rèn)證和以往的成功案例。
第二部分：帶領(lǐng)客戶參觀展廳和車間。參觀展廳時可以按種類向客戶介紹自己的產(chǎn)品，也可以按出口國家來向?qū)Ψ浇榻B自己的產(chǎn)品，譬如說，這批產(chǎn)品是為德國客戶設(shè)計定制的。參觀車間時，應(yīng)按流水線的正常流程，從初始加工設(shè)備一直介紹到包裝區(qū)，如果現(xiàn)場有出口的在制品，也可以隨機告訴客戶這些產(chǎn)品銷往哪些國家。對客戶已有興趣的產(chǎn)品，則要著重介紹這一類產(chǎn)品的加工設(shè)備以及在制品，證明這些產(chǎn)品確實由我們自己生產(chǎn)，而非委外加工。
第三部分：再次帶領(lǐng)客戶回到會客區(qū)域，并就客戶感興趣的產(chǎn)品進(jìn)行進(jìn)一步交流。這時可以出示為他準(zhǔn)備的樣品，并按之前整理好的內(nèi)容清單逐項與客戶進(jìn)行討論，直到對方不再有任何疑問為止。

（七）餐飲安排
餐廳選擇：如果雙方都在客戶下榻的酒店，不妨選擇酒店里的餐廳進(jìn)餐；如果是在工廠，則可以找一家不太遠(yuǎn)的餐館，環(huán)境以整潔、干凈為要。千萬不要選擇自己不熟悉的餐館進(jìn)餐，也不要選擇衛(wèi)生間很不干凈的餐館進(jìn)餐。
點菜：有些廠家為了表示對客戶的熱情，往往喜歡去海鮮館點鮑翅之類昂貴的菜，其實客戶更為注重的是工廠的生產(chǎn)、加工實力，并不會因為一頓飯的好壞而改變看法。所以菜式不必過于繁復(fù)，尤其是午餐，很多歐洲客戶不習(xí)慣中飯時間吃太多，所以不要點太多，分量以夠吃為宜，鋪張浪費反而招客戶反感。先了解對方是否有忌口的食物，為保險起見，多點些清淡的食物，如清蒸魚、西蘭花、杭椒牛柳等，而一些如臭豆腐煲、鴨頭、魚頭、泡酒活蝦、狗肉、鴿子肉之類的菜最好少點，因為很多外商怕怪味、不能見殺生，也不吃一些他們視為寵物的動物的肉。如果對方是素食者，還要問清楚他吃不吃葷油烹調(diào)的食物。
酒水：如果時間充裕，可以適當(dāng)?shù)貋硪稽c啤酒或紅酒，互相祝酒時可以說“Cheers”，千萬不要強迫他們干杯。啤酒可以點“青島”，飲料可以點“可樂”。
餐具：一般來過中國的客戶都會選擇用筷子，但不妨先詢問他們需不需要刀叉。如果大家都選擇用筷子，最好能備一雙公筷和一只公勺，以方便取菜。
禮儀：不要對服務(wù)生吆五喝六，不要主動給客戶夾菜，不要頻頻接手機，不要發(fā)出太大的咀嚼聲音。
簡餐：如果時間比較倉促，而食堂條件尚可，也可以邀請客戶與自己一起在公司食堂用餐。進(jìn)餐期間不妨與客戶閑聊以拉近距離，建立感情。如果剛見面，可以問對方旅途感受、是否有時差困難、第幾次來中國、都到過中國的哪些城市、對中國的印象如何、是否喜歡中國的食物、本國的天氣如何、打算在中國待多長時間等。如果比較熟了，則可以聊聊業(yè)余愛好、體育、電影、家庭等無傷大雅的話題。比較忌諱詢問對方的年齡和收入，忌批評對方國家的政治，如果對方較胖，忌拿胖人不健康做話題，忌一個人滔滔不絕、不理對方感受，忌只會點頭微笑，讓客戶一個人唱主角。
  
（八）送走客戶及掃尾工作
參觀結(jié)束后，可準(zhǔn)備一份小禮品送給客戶，一般挑有中國特色的茶葉、絲綢、刺繡、工藝品等。可咨詢客戶是否可以拍照，包括人員合影、外商與你們公司/廠銘牌的合影等，這些資料以后很有用處。
如時間允許，也可根據(jù)客戶的意見適當(dāng)安排娛樂購物等活動，有些客戶比較隨意，可以安排一些中國特色的活動，比如喝茶、看戲、參觀景點等等，也有客戶會提出去購物，如電子產(chǎn)品、服裝等。
盡量親自再把客戶送到機場，有些客戶不喜歡麻煩人，這樣送至酒店即可，在飛機起飛前應(yīng)給客戶打電話道別。
客戶走后寫一封感謝函感謝，一是問候、二是將本次訪問雙方達(dá)成的共識，或者會議記錄備忘錄發(fā)給客戶，促成訂單盡快達(dá)成。