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孫軍正:采購管理制度

供應(yīng)鏈管理

2016-01-20 116111

第1章總則

第1條目的

為規(guī)范本公司采購管理工作，明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項規(guī)定，確保采購過程透明化以及所購商品數(shù)量和質(zhì)量符合公司要求，特制定本制度。

第2條要求

1﹒采購對象要求

采購前須對供應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、報價、交貨期限、售后服務(wù)等做出評價，以供選擇時參考。

2．價格質(zhì)量要求

以合理價格購取較高質(zhì)量的商品。

3．采購期限要求

按照使用部門的需要日期及需要數(shù)量，聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商即時供應(yīng)。

第2章采購方式的選擇

第3條采購部應(yīng)根據(jù)商品使用狀況、用量、采購頻率、市場供需狀況、交易習(xí)慣及價格穩(wěn)定性等因素，選擇最有利的采購方式辦理采購業(yè)務(wù)。

第4條采購方式的類型

1．合同訂購方式

（1）采購部與供應(yīng)商通過談判就采購商品的質(zhì)量、數(shù)量、價格水平、運輸條件、結(jié)算方式等項內(nèi)容達成一致，并且以采購合同的形式確定下來。供應(yīng)商按采購合同提供商品并取得貨款，公司按合同驗收商品并支付款項。

（2）合同訂購方式適用于經(jīng)常使用且生產(chǎn)過程中不可或缺的或經(jīng)常使用且市場價格穩(wěn)定的商品。

2．訂單采購方式

（1）采購部根據(jù)批準(zhǔn)的請購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等，送交供應(yīng)商并表明購買意愿；訂單在提交給供應(yīng)商之前還應(yīng)由財務(wù)部檢查訂單的合理性。

（2）訂單采購方式適用于一般商品或勞務(wù)。

3．特約廠商采購

對于用量、費用不太高的單項商品，可簡化采購作業(yè)，由采購部選定特約廠商，介紹使用部門直接向該廠洽購。但在付款前應(yīng)送采購部審核，不高于市價時予以付款。

4．直接采購方式

（1）不適用前述采購方式的采購者可按此方式采購。

（2）采購部按請購部門提出的請購單，逐筆詢價、議價，并在了解交易條件后訂購。

5．緊急采購

指因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在臨時性、突發(fā)性需要時方可采用。

第3章采購期限的控制

第5條采購部應(yīng)按照請購部門提出的“需要日期”辦理采購。為達到這一要求，掌握適當(dāng)?shù)牟少彆r機，采購部應(yīng)召集相關(guān)部門按商品特性、采購地區(qū)及市場供需狀況等擬訂各項商品采購業(yè)務(wù)處理期限，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實施。

第6條采購期限包括請購單的報送審批時間、訂單處理時間、供應(yīng)商備貨時間、運貨時間、驗收時間和入庫時間等。

第7條原訂采購業(yè)務(wù)處理期限變更時，采購部應(yīng)專函報告具體原因，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知各有關(guān)部門，以利于存量管制及適時提出請購。

第4章供應(yīng)商的選擇

第8條各項商品的供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），各家背景及交易資料應(yīng)記載于“供應(yīng)商信息表”存檔備用。對于未達本公司標(biāo)準(zhǔn)的商品，采購部應(yīng)開發(fā)新供應(yīng)商，或報送主管部門擬訂開發(fā)計劃。

第9條新供應(yīng)商的開發(fā)，由生產(chǎn)管理部門會同采購人員實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡（若由于采購時效而由采購人員自行開發(fā)，則由采購人員填制），呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。

第10條對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商應(yīng)予撤銷設(shè)定。屆時由采購部以簽呈方式說明原因，送生產(chǎn)管理部門復(fù)查，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通知對方。

第5章詢價議價規(guī)定

第11條采購部收件人員收到“請購單”或“外購單”時，即加蓋收件章，轉(zhuǎn)采購經(jīng)辦人員辦理詢價業(yè)務(wù)。

第12條采購經(jīng)辦人員收到不需會簽或已會簽完成的詢價、報價資料時，應(yīng)結(jié)合會簽結(jié)果和各廠商報價，查閱以前訂購記錄及供應(yīng)商信息表、市場行情，經(jīng)過成本分析后，擬訂議價對象、議價策略及擬購底價（并報告有關(guān)主管），以供議價時用。

第6章采購實施

第13條采購經(jīng)辦人員在“請購單”上填寫訂購日及約定日，再填制采購聯(lián)絡(luò)函，寄送給供應(yīng)商。采購經(jīng)辦人員應(yīng)將“請購單”第二聯(lián)送倉庫以備收貨時用。

第14條預(yù)付定金或采購金額較大，或有附帶條件的采購項目，采購經(jīng)辦人員應(yīng)先與供應(yīng)商簽訂《采購合同》。合同書正本兩份，一份存采購部，一份存供應(yīng)商處；副本若干，分存請購部門、收料部門、財務(wù)部門及供應(yīng)商。

第15條特殊情況的處理

1．請購項目的撤銷

各采購經(jīng)辦人員收到原請購部門送來的撤銷請購單后按以下方式辦理。

（1）若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原請購單據(jù)上加蓋“撤銷”章，并將原“請購單”與“撤銷請購單”第二聯(lián)退回原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般請購單據(jù)存檔方式處理。

（2）若原請購項目已向供應(yīng)商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)商同意撤銷后，向供應(yīng)商取回采購聯(lián)絡(luò)函，依方式（1）辦理。若供應(yīng)廠商堅持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“撤銷請購單”上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，將“撤銷請購單”退回原請購部門。

2．緊急請購

采購經(jīng)辦人員接到緊急請購?fù)ㄖ螅瑧?yīng)即查明請購商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、請購單號及交貨地點等資料，并以電話詢價和議價，待收到正式“請購單”后，補入詢價和議價結(jié)果，按急件方式處理。

3．交貨質(zhì)量異常

各采購經(jīng)辦人員收到質(zhì)檢部門驗收不合格的《驗收報告》時，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于《驗收報告》的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后送回倉庫。

（1）對于需退料、換料或補交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于《驗收報告》的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。

（2）因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商換貨之次日起計算。

（3）采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應(yīng)將與供應(yīng)商交涉結(jié)果記入“采購處理結(jié)果”欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。

（4）交期延誤罰扣處理。采購經(jīng)辦人員收到交貨延誤（本地供應(yīng)商延交5日、外埠廠商延交10日以內(nèi)可不按延誤論）或統(tǒng)一發(fā)票逾期未送財務(wù)部時，應(yīng)按下列方式處理。

①予計算逾期罰扣金額（定期合同采購按每天5‰計扣，訂有買賣合同者按合約所訂比例計扣，其余按每天3‰計扣），并通知供應(yīng)商罰扣原因與金額。

②在供應(yīng)商同意扣款或補足發(fā)票時，由采購經(jīng)辦人員在收貨單及發(fā)票上填寫實付金額或發(fā)票號碼，呈總經(jīng)理核簽后，連同原“請購單”第二聯(lián)、“收貨單”、《驗收報告》等資料送財務(wù)部整理付款。

③如廠方不同意按第①項方式扣款，采購經(jīng)辦人員應(yīng)繼續(xù)與供應(yīng)商交涉并呈董事會核準(zhǔn)后按第②項方式處理。

第7章采購業(yè)務(wù)進度控制