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孫軍正:采購計(jì)劃管理制度
2016-01-20 116659

1  總則

1  目的

為加強(qiáng)采購計(jì)劃的管理,保證公司各部門的采購需求按時(shí)按質(zhì)完成,確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動順利有序地進(jìn)行,特制定本制度。

2  適用范圍

本制度適用于采購部負(fù)責(zé)的所有物資采購計(jì)劃制訂和預(yù)算管理工作。

3  職責(zé)

在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下,采購主管負(fù)責(zé)組織編制年度、季度、月度和臨時(shí)采購計(jì)劃和預(yù)算,而計(jì)劃和預(yù)算的具體工作內(nèi)容由各采購專員負(fù)責(zé)。

4  采購計(jì)劃的分類

采購計(jì)劃主要包括年度采購計(jì)劃、季度采購計(jì)劃、月采購計(jì)劃和臨時(shí)采購計(jì)劃4種,具體如下圖所示。

2  采購計(jì)劃編制與變更管理

5  采購計(jì)劃的編制依據(jù)

制訂采購計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮經(jīng)營計(jì)劃、需求部門的采購申請、年度采購預(yù)算、庫存狀況、公司現(xiàn)金流狀況等相關(guān)因素。

6  采購計(jì)劃的編制步驟

1.明確公司的經(jīng)營計(jì)劃

1)明確掌握公司于每年年底制定的下一年度經(jīng)營目標(biāo)。

2)掌握市場部根據(jù)經(jīng)營目標(biāo)、客戶訂單意向、市場預(yù)測等資料所作的市場銷售預(yù)測情況。

2.明確公司生產(chǎn)計(jì)劃和庫存狀況

1)采購部應(yīng)及時(shí)掌握生產(chǎn)部根據(jù)銷售預(yù)測計(jì)劃制訂的生產(chǎn)計(jì)劃。

2)采購部應(yīng)及時(shí)掌握生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存狀況制訂的物料需求計(jì)劃。

3)采購部應(yīng)及時(shí)掌握各部門根據(jù)年度目標(biāo)、經(jīng)營計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃等預(yù)估的各種消耗物資的需求量。

3.制訂采購計(jì)劃

采購部匯總各種物料、物資的需求和請購單據(jù),并據(jù)此編制采購計(jì)劃。

7  編制采購計(jì)劃應(yīng)注意的事項(xiàng)

1.采購計(jì)劃應(yīng)避免過于樂觀或者保守。

2.采購計(jì)劃編制過程中應(yīng)考慮公司年度目標(biāo)達(dá)成的可能性。

3.銷售計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃的可行性和預(yù)見性。

4.物料需求計(jì)劃與物料清單、庫存狀況的確定性。

5.物料標(biāo)準(zhǔn)成本的影響。

6.保障生產(chǎn)與降低庫存的平衡。

7.物料采購價(jià)格和市場供需的可能變化。

8  采購計(jì)劃的編制原則

1.采購專員應(yīng)審查各部門的申購物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足、是否有可替代的物資,只有現(xiàn)有庫存不能滿足的采購申請才能夠被列入采購計(jì)劃之中。

2.如果請購單中所列的物資為公司內(nèi)部其他部門生產(chǎn)的物資,在性能、質(zhì)量、交期、價(jià)格等滿足的情況下,必須采用內(nèi)購。

9  采購計(jì)劃的審核審批

1.采購計(jì)劃由采購部根據(jù)審批后的《采購申請表》制定,年度采購計(jì)劃需報(bào)請公司總經(jīng)理辦公室進(jìn)行審批;月度采購計(jì)劃報(bào)請主管副總進(jìn)行審批;短期采購計(jì)劃由采購部經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行;對于急需物資,應(yīng)填寫“緊急采購申請表”,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字,報(bào)公司主管副總核準(zhǔn)后列入采購范圍。

2.采購計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門審核,以利于公司各項(xiàng)資金計(jì)劃工作的完成。

10  采購計(jì)劃變更管理

對于已經(jīng)申請的采購物資,請購部門如果需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請購申請,必須立即通知采購部,以便采購部及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購計(jì)劃。

3  采購預(yù)算管理

11  采購預(yù)算的分類

按照編制期間,采購預(yù)算可以分為以下4類。

1.年度預(yù)算;

2.季度預(yù)算;

3.月度預(yù)算;

4.短期緊急預(yù)算。

12  采購預(yù)算編制目標(biāo)

1.采購部憑采購預(yù)算進(jìn)行采購,控制采購費(fèi)用的支出。

2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)預(yù)算籌措、安排采購所需資金,保證資金支付的準(zhǔn)確性與及時(shí)性。

13  采購預(yù)算編制依據(jù)

1.生產(chǎn)經(jīng)營所需的物資數(shù)量。

2.預(yù)計(jì)的物資期末庫存量。

3.本期計(jì)劃末結(jié)轉(zhuǎn)庫存量。結(jié)轉(zhuǎn)庫存量由倉儲部和采購部根據(jù)各種物資的安全庫存量和提前采購期進(jìn)行確認(rèn)。

4.物資計(jì)劃價(jià)格。物資計(jì)劃價(jià)格由采購部根據(jù)當(dāng)前物資價(jià)格,結(jié)合可能影響物資價(jià)格變化的因素進(jìn)行確定。

14  影響采購預(yù)算的因素

1.采購環(huán)境;

2.公司銷售計(jì)劃;

3.物資使用清單;

4.存量管制卡;

5.物資標(biāo)準(zhǔn)成本。

15  選擇采購預(yù)算方法

采購部需根據(jù)采購的具體內(nèi)容選擇合適的采購預(yù)算方法,如固定預(yù)算、彈性預(yù)算、滾動預(yù)算、增量預(yù)算、零基預(yù)算和定期預(yù)算等。

16  確定預(yù)算數(shù),編制預(yù)算草案

采購部采用目標(biāo)數(shù)據(jù)與歷史數(shù)據(jù)相結(jié)合的方法確定預(yù)算數(shù),并據(jù)此編制采購預(yù)算草案,報(bào)財(cái)務(wù)部審核。

17  綜合平衡預(yù)算草案

財(cái)務(wù)部應(yīng)與采購部進(jìn)行協(xié)商,在充分考慮公司的現(xiàn)實(shí)狀況、市場狀況和整體預(yù)算的基礎(chǔ)上,綜合平衡采購預(yù)算草案。

18  編制正式的采購預(yù)算

1.采購部應(yīng)根據(jù)平衡過的采購預(yù)算草案編制正式的采購預(yù)算,經(jīng)財(cái)務(wù)部審核無誤后,報(bào)主管副總審批。

2.在編制采購預(yù)算的過程中,采購部必須對預(yù)算留有適當(dāng)?shù)挠嗔浚詰?yīng)付可能出現(xiàn)的緊急采購狀況。

19  采購預(yù)算執(zhí)行管理

1.經(jīng)核定的分期采購預(yù)算,當(dāng)期未動用的,不得進(jìn)行保留;如確有需要,下期補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)后方可重新使用。

2.對于未列入預(yù)算的緊急采購,由采購部執(zhí)行采購后,再補(bǔ)辦相關(guān)的手續(xù)。

3.采購部門需嚴(yán)格執(zhí)行采購預(yù)算,財(cái)務(wù)部對其進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

20  采購預(yù)算的調(diào)整

采購預(yù)算的變更由采購部或者財(cái)務(wù)部發(fā)起,經(jīng)主管副總批準(zhǔn)后方可實(shí)行變更。遇到以下5種情況時(shí),可申請采購預(yù)算的變更。

1.公司經(jīng)營方向和策略發(fā)生重大變更。

2.受重大自然災(zāi)害的影響。

3.公司內(nèi)部重大政策調(diào)整。

4.宏觀調(diào)控政策、稅制、中小企業(yè)優(yōu)惠政策等公司經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化。

5.市場經(jīng)濟(jì)形勢發(fā)生重大變化。

4  總則

21  本制度的制、修、止

本制度由采購部制定,經(jīng)公司常務(wù)會議決議后通過,修訂、廢止時(shí)亦同。

22  生效日期

本制度自頒布之日起生效。

(摘自實(shí)戰(zhàn)紅色管理創(chuàng)始人孫軍正老師培訓(xùn)課堂經(jīng)典案例。孫軍正老師根據(jù)多年的管理及培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn),將紅色精神與西方管理巧妙結(jié)合,將理論性、實(shí)踐性與趣味性相結(jié)合,講解深入淺出,演繹通俗易懂。寓教于樂,活躍的課堂氣氛,體驗(yàn)、參與、訓(xùn)練、講評、互動式的教學(xué)方法,讓學(xué)員在學(xué)中練,在練中學(xué)。)

 

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