一次打擊笨、懶、慢

打笨：找出邏輯工作法

1.設(shè)置一人會議：大腦需要至少15分鐘不被打擾的時間，才能進(jìn)入深思狀態(tài)，但我們常被不定時插入的事情所干擾，像是電子郵件、電話等等。建議預(yù)約一個只有你一個人參加的會議，把電腦搬到會議室中工作，并關(guān)閉收信通知、拔掉網(wǎng)絡(luò)線，讓自己靜下心來思考。記得先把需要的資料準(zhǔn)備好，避免再次連聯(lián)機(jī)網(wǎng)。

2.用「確認(rèn)列表」制造創(chuàng)意：創(chuàng)意是現(xiàn)代工作人最需要的能力之一，但創(chuàng)意并不是靈光一閃，而是可以運(yùn)用方法「擠」出來的。

除了和同事腦力激蕩，還可利用「確認(rèn)列表」（checklist），亦即按照確認(rèn)列表的指示，依序回答有效產(chǎn)出創(chuàng)意的一連串問題，強(qiáng)迫創(chuàng)意產(chǎn)生。

3.切割會議目的：把會議區(qū)分為決策會議、報告會議、創(chuàng)意會議、確認(rèn)會議，再根據(jù)目的選擇應(yīng)出席人選。如果能在開會前就先分配相關(guān)資料，讓出席者事先閱讀，能確保會議有較好的品質(zhì)。主持人要引導(dǎo)出席者說出意見，溝通整理重要的參考意見，并適時指出對立意見的癥結(jié)點(diǎn)，最后再確認(rèn)結(jié)論。

4.寫報告要有「3主干」：寫報告是每個工薪階層都會碰到的工作項(xiàng)目，但報告要寫得簡潔易懂，才能為自己加分，而非變成惹惱老板的導(dǎo)火線。

首先，要清楚知道報告目的，亦即讓讀的人在看過后可以得到結(jié)論，采取行動，做下決策。為了讓報告呈現(xiàn)清晰結(jié)構(gòu)，不妨先列舉出10項(xiàng)想寫在報告內(nèi)的想法或事物，再判斷彼此的關(guān)聯(lián)性，最后厚縮成3部份，成為「主干」，每部份的細(xì)項(xiàng)就是「枝葉」。完成結(jié)構(gòu)后再下筆，就算報告不是條列式，但也隱含了條列的邏輯構(gòu)造。

5.建立腦中的邏輯樹：合乎邏輯的說明想法，可以利用「邏輯樹」作為輔助工具。所謂「邏輯樹」是一種「不遺漏、不重復(fù)」地掌握說話內(nèi)容，并利用樹狀圖分解、整理的方法。在腦中一邊想像邏輯樹，一邊進(jìn)行說明，就可以提高聽者的了解程度。

打懶：改掉拖延毛病

6.列出借口列表：追蹤你的拖延借口一周，注意自己拖延想做或該做的事情時，所冒出的念頭，并找出消除它的對應(yīng)想法。這是了解自己，觀察想法如何影響言行舉止的好方法。每個人都有疲勞、厭倦或太忙碌的時候，但這不能長期拿來當(dāng)做逃避的理由，不管是什么原因，你必須正視并趕走讓你怠惰的念頭。

7.訂定明確行為目標(biāo)：行為目標(biāo)有幾個特徵：你和他人都看得見、明確具體的、可細(xì)分成小步驟、第一步可在5分鐘內(nèi)完成。目標(biāo)要用「行為」來界定，例如「我要更新履歷表，把它放上網(wǎng)絡(luò)」或「我要和牙醫(yī)約時間看牙」。用明確的用語，就會得到規(guī)劃的線索，繼而瞄準(zhǔn)階段性小目標(biāo)，以達(dá)到最終目的。

8.「未計劃表格」創(chuàng)造成就感：每周行事歷上列出預(yù)定要做的事，可幫自己提前了解有多少時間已經(jīng)排進(jìn)事情，剩下的就是能用來達(dá)成其他目標(biāo)的最多時間，也可幫助自己理解時間都用到哪。

藉由「未計劃表格」（un-schedule），寫下往后7天預(yù)定會做的所有活動，并把確切時間標(biāo)注上去。這不是要求你寫下該做什么，它只是顯示你「有多少時間」可以利用。當(dāng)目標(biāo)完成，就用表格來記錄進(jìn)度，例如朝目標(biāo)工作了半小時，就在表格上涂掉半格，把實(shí)際完成的事情記錄下來，更容易有成就感。

9.營造愉快心情與環(huán)境：人之所以會拖延，常是因?yàn)閷ψ鍪赂械酵纯喽贤侠?。但若將重點(diǎn)擺在「行動」與「感受」的連結(jié)，通過營造一個讓自己心情愉快的行動環(huán)境，就能促使自己去做。例如播放喜歡的音樂、到喜歡的咖啡廳、準(zhǔn)備舒服的桌椅等等。

10.運(yùn)用「有組織的拖延」：誰說拖延一定是壞事？你可以拖延得很有效率。斯坦福大學(xué)教授約翰·裴瑞（John Perry）稱之為「有組織的拖延」（structured procrastination）。

如果要拖延的是有生產(chǎn)力的任務(wù)，建議把拖延的時間用在搞定不緊急卻得做的事情上，像是整理書桌、寫感謝函。雖然我們?nèi)詴杏X到罪惡，但起碼完成了一些事。

打慢：掌握有限時間

11.擬定限度：為自己設(shè)置限度，例如一天只收2次信、一次只回覆5封信。設(shè)置限度可從目前生活習(xí)慣，比較你認(rèn)為的理想狀態(tài)來著手。比方說，想要將每日收信次數(shù)從15次減少到5次，下一步就是用一周來試驗(yàn)，看你選出的次數(shù)是否合適，如果不合適，就重復(fù)調(diào)整，直到找出最佳限度。

12.專注單工：一次只處理一件事情。每天早上第一件事，就是處理最重要的一項(xiàng)任務(wù)，亦即「最要務(wù)」。如果一個早上能完成2～3個最要務(wù)，之后完成的工作，就變成額外的收獲了。

練習(xí)專注當(dāng)下有幾個方法，例如吃飯時乖乖吃飯，不要看書、看電視，只把重心放在咀嚼和品嘗菜肴；此外，可藉由慢跑，將注意力放在步伐、呼吸與身體律動，強(qiáng)化專注力，不要去想與當(dāng)下無關(guān)的事情。

13.清空收件匣：英特爾（Intel）曾做過內(nèi)部調(diào)查，發(fā)現(xiàn)員工平均一周收到350封email，花在上面的時間相當(dāng)多。其實(shí)，對待email信箱要像使用實(shí)體信箱一樣──清空它！這可以訓(xùn)練自己當(dāng)下就做出決定，是否需要保留這個信息。

建議在收信程序中，設(shè)置「待辦」、「參考」、「推遲處理」3個資料夾，每次收信就決定該放進(jìn)哪個資料夾。例如“CC＂、“FYI＂等類的信，就能收進(jìn)參考資料夾中。

14.批次（batch）管理：為了提高電腦處理速度，管理員會將相同或類似的工作集中，讓電腦一次處理，此舉也能運(yùn)用在工作上。我們可以用「行動」或「情境」來分類：前者將類似工作集合在一起，再找時間一次做完；后者則是把工作項(xiàng)目用文件夾標(biāo)記為瑣事、在辦公室、在家處理等等，例如，「通勤中」資料夾就是適合通勤時間處理的工作。

15.掌握優(yōu)先順序：利用緊急／重要程度建立矩陣，「緊急度」以截止日期來分，「重要性」則以主管、公司整體、客戶等角色判斷。

一般來說，最優(yōu)先處理與往后遞延兩個工作很好理解，但「緊急不重要」與「重要不緊急」的工作，則要以后者為先，雖然它看不到速效，但如果花時間調(diào)整，就會發(fā)現(xiàn)隸屬于「緊急不重要」的事會愈來愈少。記得，要以「N字形」的處理順序來把事做好。