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郭致星:時間管理中的十五個法則
2016-01-20 52468

時間管理中的十五個法則

法則一:制定時間管理計劃

①計劃每月、每周、每日的行程表,在計劃上所花的每件事將在實際操作中節(jié)省至少3個小時,而且效果會更好。

②設定每項活動的完成期限或跟進日期。

③制定應急措施,幫助應付意外情況。

 

法則二:養(yǎng)成快速的節(jié)奏感

不僅提高效率,節(jié)約時間,也能給人以良好的作風印象。

 

法則三:學會授權

 

法則四:高效的會議技巧

 

法則五:養(yǎng)成整潔、有條理的習慣

①據(jù)統(tǒng)計,一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上面。

②保持桌面整潔,桌面上只放當天要用的文件和物品,其他所有文件,物品按固定位置存放,要用時才拿出來。

③建立良好的文書檔案系統(tǒng),方便存檔及查閱?!?/span>

 

法則六:專心致志,有始有終

①不要讓突然而來的想法、主意,影響手頭上的工作,應把它記錄下來,在方便的時候再考慮。

②盡量完成一項工作才開始另一項,切忌有頭無尾。

需時較長的重要項目,應安排大塊完整的時間,避免時斷時續(xù)的工作方式。一是停頓下來費時,二是重新工作時,還需要花時間來調(diào)整情緒、思路和狀態(tài),才能在停頓的地方接下去干。

 

法則七:簡化工作流程

①消除不必要的任務或步驟。

②合并某些任務或步驟。

③同步進行兩項或更多的任務或步驟。

④將任務或步驟進一步細分。

⑤重新安排工作流程,使用更有效的工作方法。

 

法則八:一次做好,次次做好

①所有文件、資料只經(jīng)手一次便處理好,可以采取以下行動之一:

A.歸檔B.執(zhí)行C.傳閱D.廢棄

②切記閱讀后不做處理,留待下次再閱讀、再處理的重復工作。

③保證工作的質(zhì)量,避免返工帶來的浪費。

 

法則九:克服拖延、現(xiàn)在就做

"人并不是因為跑得不快而趕不上火車的,而是因為出發(fā)晚了才趕不上的。"

②應做而未做的事務不斷給人壓迫感,拖延者心頭不空,因而時常感到時間的壓力,使人心力交瘁,浪費了寶貴的時間。

③克服拖延的技巧,設定完成日期,制定具體的計劃。

④安排跟進,設立獎勵?!?/span>

 

法則十:當日事當日畢

制定每日的工作時間表,每天都將目標、結果日清日新。

 

法則十一:善用零散時間

①滴水成河,用"分鐘"來計算時間的人,比用"小時"來計算的時間的人,時間多59倍。

②零散的時間可用來從事零碎的工作。例如坐車、等人時,就可以學習、思考、閱讀、更新工作日程、簡短地計劃下一個行動等等。

③沒有利用不了的時間,只有自己不利用的時間?!?/span>

 

法則十二:利用節(jié)省時間的工具

①電話、電子郵件、傳真、語音系統(tǒng)、電腦等。

②使用電話時應開門見山,長話短說;打電話前應先列出講話要點,以免遺漏。

③需要向一個以上的人傳遞信息時,應采用電子郵件,以避免重復浪費時間。

④提高使用日常電腦軟件的技巧。

 

法則十三:高效的閱讀法

①有目的地閱讀。

②快速略讀和重點詳讀相結合。

③歸納要點,在書上標記或記筆記。

④切忌逐字閱讀。

⑤簡化辦公室的傳閱資料。

 

法則十四:高質(zhì)高效的睡眠

①培養(yǎng)隨時隨地入睡的能力。

②注重睡眠質(zhì)量,不要只注重時間長短。

③利用白天瞬間睡眠,保持旺盛精力。

④心理訓練,自我暗示與身心放松。

 

法則十五:終生學習

通過學習提高本身的技能是提高效率的捷徑。

①長期自學,定期參加各種研討會。

②多方面搜集與專業(yè)有關的信息,更新自己的知識結構

③養(yǎng)成終生學習的習慣。

 

時間管理是一種習慣,也是一種心態(tài)。舉凡有成就的管理人都有四個共通的特性,即①明確的目標,②積極的態(tài)度,③自我激勵,④良好的時間管理。做好時間管理,亦就是做對的事情,把事情做對。中小企業(yè)領導人與管理者,要把時間管理好,就是要堅持你的既定目標,永不放棄。

(來源:不詳)

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