一個(gè)關(guān)于時(shí)間的經(jīng)典故事
《高效能人士的七個(gè)習(xí)慣》的作者史蒂芬?柯維在其新作《要事第一》里與我們分享了一個(gè)關(guān)于時(shí)間管理的故事。故事的大意是這樣的：一天，某著名教授在上課之 前讓同學(xué)們搬了一些看起來(lái)莫名其妙的東西，其中，有一盤大石塊，一盤小石塊，一盤大沙子，一盤小沙子，一大盆水，一個(gè)大大的透明玻璃杯。當(dāng)同學(xué)們把這些東 西擺放好之后，教授說(shuō)道，“同學(xué)們，今天我們一起來(lái)做一個(gè)有趣的實(shí)驗(yàn)。實(shí)驗(yàn)的要求是把我眼前的這所有的石頭、沙子和水都裝到這個(gè)玻璃杯里。那么，請(qǐng)同學(xué)們 回答，應(yīng)該按照什么順序來(lái)裝呢？”頓時(shí)，同學(xué)們的好奇心被調(diào)動(dòng)起來(lái)，紛紛發(fā)言，有人認(rèn)為東西那么多，杯子那么小，把所有的東西都裝到玻璃杯是不可能的，有 人認(rèn)為應(yīng)該先裝水，有人認(rèn)為應(yīng)該先裝小沙子，……?？吹酵瑢W(xué)們這么踴躍，教授笑道：“首先必須明確的一點(diǎn)是，這些東西是可以全部裝到杯子里的，只是你要找 準(zhǔn)順序，下面我們就來(lái)看看到底按照什么順序才能完成這個(gè)實(shí)驗(yàn)?！庇谑恰＝淌谙劝汛笫^裝到杯子里，再把小石頭裝進(jìn)去，接著裝大沙子，然后裝小沙子，最后把 水全部倒了進(jìn)去。剛剛好，一樣?xùn)|西也沒(méi)剩下，教室里頓時(shí)掌聲雷動(dòng)。最后教授總結(jié)道：“表面上看，我們是在執(zhí)行一個(gè)不能完成的任務(wù)，但事實(shí)表明，按照剛才的 順序，我眼前這所有的東西都已經(jīng)被完全裝到這個(gè)玻璃杯里。這其中只要有一個(gè)順序不對(duì)，任務(wù)都不能完成。比如，你把小沙子放在了第一順序，那么裝大沙子的時(shí) 候，大沙子之間將留有空隙，而且這些空隙無(wú)法被填充，因?yàn)槟阋呀?jīng)把能夠填充空隙的最細(xì)小的沙子先裝到了杯子里，這將直接導(dǎo)致杯子的一部分空間被占用，造成 浪費(fèi)。同樣的道理，如果先裝小石頭，那么大石頭之間的空隙也將無(wú)法被充分地利用，從而造成浪費(fèi)。通過(guò)這個(gè)實(shí)驗(yàn)，我們得出一個(gè)什么樣的道理呢？那就是在時(shí)間 管理上，我們應(yīng)該把握各項(xiàng)工作重要程度的先后順序，按照事情的重要程度來(lái)安排工作，要事第一，要事先做，只有這樣，我們的工作才能不斷保持較高的效率?！?/span>
績(jī)效管理的“筐子”理論
由此，我不禁想到了績(jī)效管理，就像教授手中的那個(gè)透明玻璃杯一樣，績(jī)效管理就像一個(gè)筐子，容量是有限的，但需要做好的工作有很多，面對(duì)績(jī)效管理的這個(gè)筐 子，我們的管理者該怎么決策，該選擇什么，按照什么樣的順序，去把與績(jī)效有關(guān)的東西裝到這個(gè)筐里，才能使它能被企業(yè)最充分地利用，更好地發(fā)揮它的作用，幫 助企業(yè)提高管理效率和經(jīng)營(yíng)績(jī)效？
一、績(jī)效管理是怎樣的一個(gè)筐？
在往這個(gè)筐里裝東西之前，我們必須首先明確的一個(gè)問(wèn)題是，績(jī)效管理究竟是怎樣的一個(gè)筐子？我想，這個(gè)問(wèn)題可以從筐子的構(gòu)造來(lái)回答。
筐子的高度決定了它的深度，同時(shí)也對(duì)其容量起著關(guān)鍵性作用，因此，首先要從筐子的高度來(lái)認(rèn)識(shí)它，那就是企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)。 一個(gè)優(yōu)秀的績(jī)效管理系統(tǒng)與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)密不可分，企業(yè)必須從戰(zhàn)略的高度來(lái)設(shè)計(jì)績(jī)效管理系統(tǒng)，同時(shí)，績(jī)效管理的過(guò)程也始終圍繞企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)執(zhí)行，通過(guò) 對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略進(jìn)行有效的分解，層層落實(shí)到各個(gè)部門和工作團(tuán)隊(duì)，進(jìn)而落實(shí)到具體辦事的員工，使企業(yè)的戰(zhàn)略被逐級(jí)分解，逐級(jí)執(zhí)行，逐級(jí)落實(shí)，直至達(dá)成企業(yè)戰(zhàn)略目 標(biāo)，獲得企業(yè)所要的戰(zhàn)略結(jié)果。 2、筐子的廣度——企業(yè)對(duì)績(jī)效管理作用的描述
光有高度，并不能完全保證筐子的容量，還必須把握好筐子的廣度的問(wèn)題，廣度的問(wèn)題就是績(jī)效管理作用問(wèn)題。在戰(zhàn)略高度的基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)對(duì)績(jī)效管理的作用有一個(gè)更加充分的認(rèn)知，使績(jī)效管理在多個(gè)層面發(fā)揮綜合作用。 要使筐子的容量足夠地大，企業(yè)就不能僅僅認(rèn)為績(jī)效管理是對(duì)員工的考核，更不能把績(jī)效管理的作用簡(jiǎn)單地界定在發(fā)放工資這個(gè)基礎(chǔ)的層面。為使績(jī)效管理的作用得 到充分的發(fā)揮，企業(yè)應(yīng)該著眼于本企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，從企業(yè)績(jī)效、部門績(jī)效和員工績(jī)效這三個(gè)層面綜合考慮問(wèn)題，使企業(yè)的績(jī)效管理致力于企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，致 力于企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效的提升，致力于經(jīng)理和員工績(jī)效能力的提高，致力于企業(yè)績(jī)效文化的創(chuàng)建，致力于經(jīng)理和員工之間的績(jī)效合作伙伴關(guān)系的構(gòu)建，致力于開(kāi)創(chuàng)績(jī)效溝 通的新局面，等等，在這些大前提的基礎(chǔ)上，企業(yè)再考慮如何利用績(jī)效考核的結(jié)果去進(jìn)行相關(guān)的人事決策，如加薪、晉級(jí)、解聘等。 3、筐子的底——基礎(chǔ)管理
高度有了，容量有了，但筐子是否結(jié)實(shí)，也是一個(gè)非常重要的問(wèn)題。畢竟，如果筐子的底部不夠結(jié)實(shí)，或者干脆已經(jīng)腐爛，不堪一擊，那筐子怎么可以承載重量，恐怕剛剛拎起來(lái)，筐子就已經(jīng)不能使用了。決定筐子底部是否足夠結(jié)實(shí)的是企業(yè)的基礎(chǔ)管理，而基礎(chǔ)管理又集中表現(xiàn)在企業(yè)對(duì)職位的管理。
職位管理是績(jī)效管理的基礎(chǔ)。職位的管理是否到位，企業(yè)內(nèi)各個(gè)職位的責(zé)權(quán)利界定的是否清楚，是否詳細(xì)，是否可供依據(jù)，職位與職位之間的流程銜接是否順暢，等等，這些問(wèn)題在績(jī)效管理實(shí)施之前必須有一個(gè)明確的答案。
通常，企業(yè)都在做這項(xiàng)工作，但大多比較粗糙，比較泛泛，職位的內(nèi)容不夠詳細(xì)，工作的標(biāo)準(zhǔn)不夠明確，如果僅僅以這樣粗淺的職位界定去應(yīng)對(duì)績(jī)效管理，顯然是不 夠用的。隨著績(jī)效管理研究的深入，當(dāng)前的職位管理現(xiàn)狀受到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，績(jī)效管理對(duì)職位的管理也提出了更高的要求，要求企業(yè)必須在實(shí)施之前進(jìn)行職位分析工 作，重新定義員工的工作內(nèi)容，進(jìn)一步明確員工的職位說(shuō)明書，更加清楚詳細(xì)地界定員工的職位，使工作流程更加順暢，工作標(biāo)準(zhǔn)更加精確。這就要求企業(yè)要盡加固 筐子的底部，加強(qiáng)職位的管理，把績(jī)效管理的基礎(chǔ)工作做扎實(shí)。
4、筐子的材料——全體員工
材料是決定筐子的根本，筐子的質(zhì)地將因所用材料的不同而有所區(qū)別。
那么，決定筐子的材料是什么呢？員工，所有的員工，包括企業(yè)老總、各個(gè)層級(jí)的經(jīng)理、主管和所有基層的員工，企業(yè)的所有員工都概莫能外，只有通過(guò)有效的手段把所有的員工緊密地結(jié)合在一起，績(jī)效管理的筐子才能成型，筐子的質(zhì)量才夠強(qiáng)。
也就是說(shuō)，績(jī)效管理不是管理層的專利，也不是人力資源部一個(gè)部門的事情，更不是各級(jí)經(jīng)理對(duì)付員工的工具，而是企業(yè)所有經(jīng)理員工共同的事業(yè)，只有把所有的員工都納入其中，并在其中扮演恰當(dāng)?shù)慕巧?，?dān)當(dāng)相應(yīng)的職責(zé)，才能最終保證績(jī)效管理得以有效的實(shí)施。 二、該往績(jī)效管理這個(gè)筐子里裝些什么東西？
績(jī)效管理的“筐子”做好之后，企業(yè)要做的工作就是決定該裝哪些東西，只有把合適的東西裝到筐子里，它才能真正具備價(jià)值，發(fā)揮作用。
在績(jī)效管理這個(gè)筐子里，我們要裝的東西大概有，一是績(jī)效管理的系統(tǒng)，二是績(jī)效管理的流程，三是績(jī)效管理的人，四是相關(guān)的方法和工具，五是績(jī)效考核結(jié)果的使 用。這里，績(jī)效管理的系統(tǒng)就像教授手中的最大的石塊，績(jī)效管理的流程就像小一點(diǎn)的石塊，績(jī)效管理的人就像大沙子，相關(guān)的方法和工具就像小沙子，績(jī)效考核結(jié) 果的使用就像水，企業(yè)就是要把這些東西裝到績(jī)效管理這個(gè)筐子里。
三、按照什么順序裝？
顯然，我們應(yīng)該依照“要事第一”的原則，按照教授教給我們的方法，根據(jù)這些東西的重要程度和邏輯順序依次把它們裝到筐子即可。具體操作順序如下：
1、裝入績(jī)效管理系統(tǒng)。
績(jī)效管理系統(tǒng)就像那些大石塊一樣，只有先把它放進(jìn)去，其他的東西才會(huì)有更多的空間，才會(huì)切合地更好。
為什么先放入績(jī)效管理系統(tǒng)？這與績(jī)效管理的特點(diǎn)有關(guān)，績(jī)效管理本身就是一個(gè)完善的管理系統(tǒng)，絕對(duì)不是只有績(jī)效考核一個(gè)環(huán)節(jié)。企業(yè)在著手操作績(jī)效管理之前， 必須把績(jī)效管理看作一個(gè)系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)、維護(hù)和發(fā)展。裝入績(jī)效管理系統(tǒng)實(shí)際上就是從系統(tǒng)的觀點(diǎn)出發(fā)來(lái)運(yùn)作績(jī)效管理，使績(jī)效發(fā)揮綜合作用，整體上改善企業(yè)、 經(jīng)理和員工的績(jī)效，使績(jī)效管理與企業(yè)戰(zhàn)略和諧統(tǒng)一。 在很多企業(yè)績(jī)效管理的筐子里裝的不是系統(tǒng)而是績(jī)效考核，整個(gè)筐子里只是放了幾張簡(jiǎn)單的績(jī)效考核表，也正因?yàn)樗麄冞x擇了績(jī)效考核作為主要內(nèi)容，筐子再也容納 不下其他的東西，戰(zhàn)略目標(biāo)、績(jī)效系統(tǒng)、過(guò)程溝通、業(yè)績(jī)輔導(dǎo)、績(jī)效改進(jìn)等等這些重要的物件被企業(yè)一一丟棄在一旁，這也直接導(dǎo)致了績(jī)效管理工作失效，流于形 式。 績(jī)效管理系統(tǒng)又包括四個(gè)子系統(tǒng)，分別是目標(biāo)體系、制度保障體系、組織保證體系和績(jī)效管理過(guò)程體系。
2、裝入績(jī)效管理流程。
決定了績(jī)效管理的系統(tǒng)構(gòu)架之后，再來(lái)確定績(jī)效管理的流程，即：績(jī)效計(jì)劃，設(shè)定績(jī)效目標(biāo)→績(jī)效溝通與輔導(dǎo)→績(jī)效收集與記錄，建立業(yè)績(jī)檔案→績(jī)效考核與反饋→績(jī)效診斷與提高。把這五個(gè)績(jī)效管理流程裝入筐子，使績(jī)效管理系統(tǒng)豐富化和具體化。
3、裝入人。
裝入人就是把企業(yè)中各個(gè)層面的員工與相關(guān)的流程匹配起來(lái)，明確各級(jí)管理者的績(jī)效管理責(zé)任，使流程被有效地執(zhí)行，并在執(zhí)行的過(guò)程中不斷得到改善和提高。
4、裝入方法和工具。
在績(jī)效管理的過(guò)程中，都采用了哪些方法，使用了哪些工具，比如，設(shè)定績(jī)效目標(biāo)的方法、績(jī)效溝通的方法、績(jī)效考核的方法、績(jī)效反饋的方法，績(jī)效考核的工具、 績(jī)效反饋的工具、建立績(jī)效檔案的工具、績(jī)效滿意度調(diào)查的工具等，這些方法和工具必須一一列出并放入筐中，以保證管理者在績(jī)效管理的過(guò)程中有具體的方法可以 依循，有操作性強(qiáng)的工具可以使用。
5、績(jī)效考核結(jié)果的使用。
最后，績(jī)效考核結(jié)果的使用也應(yīng)作為一項(xiàng)內(nèi)容放入筐中，階段性的績(jī)效考核與員工激勵(lì)、薪酬分配和培訓(xùn)。
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