火眼金睛

一家獨立的審計事務(wù)所對一個上市公司的采購部進(jìn)行審計，審計人員考察近一年來的采購內(nèi)容，該公司采購部門有五個采購員，主要負(fù)責(zé)原材料、零部件和設(shè)備及維修零件等采購內(nèi)容，年采購金額在5,000萬人民幣左右，訂單采用簡單地計算機(jī)打印方式，一年大約10,000個左右。采購訂單無論金額大小一律由總經(jīng)理簽字生效。在審計過程中，有一張訂單引起審計員的注意，申請人為維修部工程師李由，申請內(nèi)容為公司辦公室用三菱柜式空調(diào)5臺。批準(zhǔn)人為維修部經(jīng)理吳事。申請日期5月10日，批準(zhǔn)日期5月30日。訂單資料顯示：報價一份，報價人為步智公司張錢，收件人為李由，報價日期5月20日，此訂單采購員為加入公司半年時間的王新，訂單于6月5日由總經(jīng)理簽字發(fā)出。從財務(wù)了解到本次訂單款項15萬元已于6月15日付出，發(fā)票日期為6月6日。本空調(diào)收件人為李由，空調(diào)經(jīng)常壞，又根據(jù)內(nèi)部年度員工調(diào)查反饋，夏天公司溫度較高，空調(diào)經(jīng)常壞，雖多次維修，似乎也無多大改善……

再有，審計人員找出一項訂單資料如下：采購內(nèi)容為印刷公司產(chǎn)品手冊。共計：3000元。申請人為采購員鄒遼。申請日期為5月4日，6日，10日，訂單日期5月10日，報價5月11日。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，公司每年印刷品量很大，采購金額大致在1,000萬，馬虎公司作為印刷品唯一供應(yīng)商與公司已有多年合作經(jīng)驗，價格每年有少許降低，采購員對質(zhì)量反映尚可，市場部和公關(guān)部偶有投訴主要是印刷色彩問題及外觀污漬。

訂單于5月15日由采購經(jīng)理簽署。預(yù)計交貨日期5月25日，實際交貨記錄反映有一批手冊遲交于5月28日，其余資料無。問及與馬虎公司有無合同，采購部花了近10小時（未能當(dāng)場出示）才提供一份復(fù)印件。問及原因何在，言稱不知，采購員鄒遼則剛剛離開公司，該合同顯示簽于三年前，由前任采購經(jīng)理簽署。合同簽字生效日為當(dāng)年1月1日。合同中只有某種規(guī)格的價格，沒有印量與價格的關(guān)系，也沒有包括訂單中所有采購項目。原有的價格已明顯高于現(xiàn)在訂單價格。

討論：

1.上面審計的發(fā)現(xiàn)中，分析問題點。

2.采購審計都會涉及哪些方面？

點評：

公司的所有訂單，無論金額都少，都必須由總經(jīng)理簽字，這樣的情況不再少數(shù)，似乎這樣做，公司的控制很嚴(yán)格，但審計則會問一個問題，總經(jīng)理是否有能力，有時間對每一張訂單都進(jìn)行了仔細(xì)的控制，如同在這家公司，一年10,000個訂單，總經(jīng)理在辦公室的時間能否達(dá)到100天？如果總經(jīng)理不在辦公室，訂單又如何處理？誰來簽字？每天平均100個訂單，如果每一個訂單3分鐘，就是5個小時?？偨?jīng)理是否能有精力認(rèn)真審閱每一張訂單？如果不能，又如何談得上控制？訂單采用簡單地計算機(jī)打印方式，則價格審核誰來做？

再看這張具體的空調(diào)訂單。申請人為什么是維修工程師，而不是使用者？供應(yīng)商報價的接收人為何是維修工程師，而不是采購員？那么詢價是否也是由維修工程師發(fā)出的？甚至連收貨人都是維修工程師。申請內(nèi)容為指定的三菱品牌，這是公司指定長期使用的品牌？步智公司是否是公司認(rèn)可的供應(yīng)商？若都不是，需要做出解釋。再看采購的過程，訂單于5日發(fā)出，發(fā)票6日，款項6月15日付出，是否有使用驗收？一個采購過程，必須有申請者，采購人，收貨者，驗收人的獨立操作并認(rèn)可簽字，這里都沒有看到，是公司采購流程的缺失，還是采購人沒有遵守流程？而最終的員工反饋結(jié)果，也印證了這張訂單的問題。

第二個采購活動中，印刷品是一個競爭性非常強(qiáng)的產(chǎn)品，采購金額大，1,000萬上下，作為印刷品唯一供應(yīng)商，馬虎公司是否列入了公司的《合格供應(yīng)商名錄》？是否執(zhí)行了選擇的流程？有無對供應(yīng)商的審核？價格的審核流程在哪里？合同在哪里？合同的規(guī)范性，合同的內(nèi)容，合同的有效期，都沒有得到證實。可以得出的是，公司的合同管理流程，及合同的文檔管理都存在著巨大的缺失。雖然采購員對質(zhì)量反映尚可，但對于市場部和公關(guān)部偶有投訴，及實際的交付問題，既沒有與供應(yīng)商的反饋及改進(jìn)措施。具體到這張訂單，采購員沒有資格作為申請人，訂單日期比報價還早，顯然是顛倒的。這張訂單是采購經(jīng)理簽的，違法了公司的規(guī)定。

對采購的審計主要包括下列內(nèi)容：

（1）審“該不該買”，即對采購計劃的審查。要審查采購計劃是否進(jìn)行可行性論證（特別是金額較大的采購項目），采購計劃不合理，會影響企業(yè)的預(yù)期效益，甚至?xí)斐少Y源浪費。另外還要審查采購計劃是否履行了相關(guān)審批手續(xù)，資金是否落實，有沒有對采購價格進(jìn)行過市場調(diào)研等。對那些通過市場調(diào)研無法獲得價格信息的，則應(yīng)根據(jù)采購物的成本組成內(nèi)容，采取一定的方法進(jìn)行合理測算，作為確定采購價格的依據(jù)。

（2）審“何時買”，即對采購時間的審查。要充分發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢，對有關(guān)部門提出的采購計劃，進(jìn)行合并、分類，能集中采購的絕不零星采購。另外，如果采購時間選擇不當(dāng)，將會影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營或增加企業(yè)的倉儲成本。

（3）審“怎么買”，即對采購方式的審查。采購方式可以采取公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價等，每種方式各有特點，采取哪種方式要根據(jù)具體情況靈活掌握，以獲得合理的采購價格。這就需要在審計時，較多地運用經(jīng)驗、知識來具體分析判斷，避免在選擇采購方式過程中受人情關(guān)系、私心雜念影響。采購方式選擇得當(dāng)，不但可以加快采購速度，而且還可以節(jié)約投資，減少不必要的人力和物力消耗。

（4）審“買誰的”，即對供應(yīng)商和開標(biāo)過程的審查。在對供應(yīng)商進(jìn)行考查了解的基礎(chǔ)上，對供應(yīng)商的選擇要制定一個嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，將那些信譽(yù)好、實力強(qiáng)的供應(yīng)商招進(jìn)來，將不符合我們要求的剔出去，以保證支付合理價格的同時，獲得較好的質(zhì)量，要特別注意不要讓一些人情關(guān)系左右審查標(biāo)準(zhǔn)。對開標(biāo)過程進(jìn)行審查主要是為了禁止開標(biāo)過程中的“暗箱”操作，以維護(hù)公開、公平、公正競爭原則。審計監(jiān)督時，應(yīng)特別注意對招標(biāo)文件和評議標(biāo)準(zhǔn)的審查，看有無漏項問題，有無表達(dá)不清和不合理的問題，有無責(zé)任不清問題，有無與國家法規(guī)、政策不一致的問題，還應(yīng)該注意有無招標(biāo)者內(nèi)定中標(biāo)者或向投標(biāo)者泄露標(biāo)底，評標(biāo)過程中有無不公平、不公正、不合理問題等違規(guī)行為。開標(biāo)過程中存在的問題將會改變招標(biāo)采購的意義，應(yīng)予以高度重視。

（5）審“合同”，即在正式簽訂合同前，對采購合同草本的合法性、嚴(yán)密性進(jìn)行審查，它是內(nèi)部審計的重要的環(huán)節(jié)。合同是獲得合理采購價格的法律保障，對其審查的主要內(nèi)容有：審查采購合同標(biāo)的物是否明確，內(nèi)容是否合法，是否符合國家有關(guān)政策法規(guī)；審查采購合同的各種數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)，控制采購合同供貨數(shù)與期限，減少貨物庫存量和資金占用額，以加速資金周轉(zhuǎn)；明確雙方的違約責(zé)任，提高采購合同的約束力和嚴(yán)肅性，以保證及提高合同履約率；審查雙方權(quán)利義務(wù)關(guān)系的對等性，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)條件、技術(shù)要求、驗收方法、付款方式與期限、運輸中的責(zé)任、售后服務(wù)及質(zhì)保期限有關(guān)約定等都要明確具體；審查雙方意見表達(dá)是否明確，有無意思理解上的偏差，合同中有無含糊不清、模棱兩可的措辭。

（6）審“驗收和結(jié)算”，即對采購標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量是否符合采購合同的要求，與采購商的資金結(jié)算是否符合合同規(guī)定，該保留質(zhì)量保證金的項目是否按規(guī)定保留了等等。這是一個不容忽視的環(huán)節(jié)，它也關(guān)系到采購活動的成敗。即使以上環(huán)節(jié)，無懈可擊，如果驗收手續(xù)不嚴(yán)格，也有可能導(dǎo)致采購活動的失敗，給企業(yè)帶來損失。有的供應(yīng)商，以合理的價格，取得供應(yīng)權(quán)后，在供貨時采用偷工減料，以次充好，降低軟、硬件的配置水平，降低服務(wù)質(zhì)量等手段，以牟取不正當(dāng)?shù)睦妫瑥亩鴵p害企業(yè)利益。所以應(yīng)嚴(yán)把驗收關(guān)，對于重要的采購活動，審計人員應(yīng)親自參與；對于專業(yè)性很強(qiáng)的采購活動，還可以繼續(xù)聘請參與采購工作的專家來驗收，從而保證質(zhì)價相符和采購活動的成功。

具體上，審計內(nèi)容包括：物資采購內(nèi)部控制、采購計劃、采購合同、采購招標(biāo)、供應(yīng)商選擇、采購數(shù)量、采購價格、采購質(zhì)量、物資保管、結(jié)算付款以及物資采購期后事項等：

物資采購內(nèi)部控制需要調(diào)查的項目包括：

（一）物資采購控制環(huán)境問題調(diào)查

1．管理部門是否認(rèn)為健全的內(nèi)部控制能促成物資采購目標(biāo)的實現(xiàn)？

2．組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置是否有利于物資采購各部門職責(zé)的明確劃分和協(xié)調(diào)運行？

3．有無物資采購程序、手冊和詳細(xì)的崗位說明書？

4．物資采購涉及到的所有員工是否清楚自己所要履行的崗位職責(zé)和必須遵循的政策與程序？

5．物資采購政策及其變化是否及時向相關(guān)員工進(jìn)行了傳達(dá)？

6．管理部門是否定期向員工說明道德行為的重要性？

7．是否制定了書面的道德政策并使員工了解了這些政策？

8．有無制定不合理的采購目標(biāo)與高業(yè)績掛鉤的獎勵誘使員工舞弊？

9．員工的素質(zhì)與其從事的物資采購業(yè)務(wù)是否相稱？

10．有無對員工進(jìn)行定期專業(yè)培訓(xùn)？

（二）物資采購風(fēng)險管理問題調(diào)查

1．是否有適當(dāng)層次的管理部門參與了對物資采購風(fēng)險的評估？

2．有無識別物資采購風(fēng)險的適當(dāng)辦法？

3．物資采購風(fēng)險的識別是否全面？

4．是否對物資采購風(fēng)險進(jìn)行了評估？

5．是否有物資采購風(fēng)險的防范和化解措施？

6．是否有識別人事、控制程序變化并作出相應(yīng)反應(yīng)的機(jī)制？

7．有無防止物資積壓或短缺的有效辦法？

8．物資安全庫存量的確定是否合理？有無進(jìn)一步降低的可能？

（三）物資采購控制活動問題調(diào)查

1．所有物資采購是否以合法經(jīng)營需求或目的為依據(jù)？

2．物資采購是否經(jīng)過適當(dāng)?shù)氖跈?quán)批準(zhǔn)？

3．是否以最具成本效益的方式取得物資？

4．是否對物資采購實施合同控制？

5．是否對物資采購不相容職務(wù)執(zhí)行了分離？

6．是否對承擔(dān)采購職責(zé)的員工進(jìn)行定期輪崗？

7．大宗物資采購是否實行招標(biāo)控制？

8．供應(yīng)商選擇是否做了充分的調(diào)查并持續(xù)監(jiān)督供應(yīng)商業(yè)績？

9．采購物資的價格確定是否合理？

10．有無健全的物資價格信息控制措施，包括物價信息收集、分類、加工、比較的程序控制，信息的質(zhì)量要求，信息資料的歸檔保管等？

11．是否對到貨物資由獨立部門組織認(rèn)真驗收？

12．對驗收不合格的采購物資是否及時查明原因落實責(zé)任？

13．是否對物資采購進(jìn)行了永續(xù)盤存記錄？

14．在缺乏永續(xù)盤存記錄時，是否存在補(bǔ)償控制措施？

15．物資采購是否實施了ABC分類管理法？

16．是否對物資進(jìn)行定期盤點？

17．是否在有關(guān)物資采購票證審核一致、無誤的基礎(chǔ)上確認(rèn)應(yīng)付賬款負(fù)債？

18．是否定期發(fā)送供應(yīng)商對賬單？

19．有無物資接觸和記錄使用控制措施？

20．對物資采購是否采取了健全的憑證和記錄控制？

21．是否有針對計算機(jī)環(huán)境下物資采購信息處理的安全控制標(biāo)準(zhǔn)和措施？

（四）物資采購信息與溝通問題調(diào)查

1．管理部門是否鼓勵涉及物資采購的所有各方交流信息？組織內(nèi)部信息渠道是否通暢？

2．信息溝通是否能使員工有效履行職責(zé)？

3．與組織外部是否有信息溝通？

4．是否存在根據(jù)截止期信息對物資采購明細(xì)賬和總賬進(jìn)行控制和調(diào)節(jié)？

5．是否對重大物資采購差異進(jìn)行了及時調(diào)查和處理，是否將調(diào)查結(jié)果向管理層提交？

6．管理部門是否投入充分的資源來支持對信息系統(tǒng)的開發(fā)和修改？

7．是否保持最新的物資采購會計文件？

8．收集的外部信息是否全面，包括物價變動信息、市場需求信息、經(jīng)濟(jì)政策信息、技術(shù)信息、供應(yīng)渠道變化信息、業(yè)務(wù)流程再造信息等？

9．有無通暢的例外情況報告渠道？

10．員工的反饋以及供應(yīng)商的投訴渠道是否暢通？

11．是否采取措施保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息處理和傳遞的安全完整和對計算機(jī)病毒的防范？

（五）物質(zhì)采購監(jiān)督問題調(diào)查

1．是否建立適當(dāng)管理程序來保證物資采購控制的運行并對運行的效果進(jìn)行評估？

2．是否存在適當(dāng)?shù)某绦驅(qū)ξ镔Y采購活動進(jìn)行持續(xù)的日常監(jiān)督？

3．監(jiān)督活動中發(fā)現(xiàn)的控制薄弱環(huán)節(jié)是否向適當(dāng)管理層匯報？是否根據(jù)需要對政策和程序進(jìn)行修改？

4．是否設(shè)立獨立稽核員對物資采購實施獨立監(jiān)督？

5．審計活動范圍是否能夠足以證明物資采購內(nèi)部控制的有效性？