緊急訂單滿天飛

前一任采購(gòu)經(jīng)理被炒了魷魚，獵頭推薦茜茜坐上了百芒公司采購(gòu)經(jīng)理的椅子。百芒公司的采購(gòu)管理還是比較超前的，采購(gòu)部門不僅已經(jīng)將物料采購(gòu)，直接采購(gòu)都收于旗下，還負(fù)責(zé)公司的間接采購(gòu)，包括設(shè)備、行政采購(gòu)等活動(dòng)，因而采購(gòu)的任務(wù)比較大，好在茜茜年輕、能干，精力充沛，但也常常忙得四腳朝天。百芒公司看中茜茜，也是因?yàn)檐畿缋讌栵L(fēng)行“女漢子”作風(fēng)，善于處理繁雜事務(wù)性工作。其實(shí)，忙一些到還好，就是百芒公司的緊急訂單太多。生產(chǎn)中往往來(lái)的都是急活，采購(gòu)員是一下單就開(kāi)始催貨。天天催著供應(yīng)商交貨，生產(chǎn)計(jì)劃員每天都在和采購(gòu)員商討，哪些料最著急，哪些料更加著急，先催哪些料，哪些料可以放一放。最不幸而常常發(fā)生的是，催到了貨又不要了，可能是客戶逃單或者爽約了（銷售苦笑說(shuō)，咱們的客戶不知道應(yīng)該稱為上帝還是嬰兒，那臉說(shuō)變就變）。大家對(duì)緊急訂單已經(jīng)習(xí)以為常，而采購(gòu)則被折騰的疲憊不堪。采購(gòu)部有兩個(gè)戳，一個(gè)上面刻著四個(gè)字：“緊急訂單”，另一個(gè)是：“急件！”，如果來(lái)的訂單是著急的，則采購(gòu)員在訂單上加蓋“緊急訂單”，如果更著急，則兩個(gè)戳都蓋上。茜茜查閱了最近一個(gè)月以來(lái)的訂單，發(fā)現(xiàn)幾乎九成的訂單都是緊急訂單，這其中加蓋兩個(gè)戳的有近四成多。采購(gòu)員抱怨說(shuō)，計(jì)劃和銷售知道客戶多變，也常常將需求往后推，不敢早下計(jì)劃，計(jì)劃其實(shí)也很無(wú)奈的，計(jì)劃趕不上變化。

上午剛上班不久，銷售經(jīng)理帶著一位新來(lái)的銷售員造訪采購(gòu)部，這位新人早上9點(diǎn)鐘到公司報(bào)道，就被派出去出差，下午4點(diǎn)的飛機(jī)。銷售經(jīng)理要求采購(gòu)部在他上飛機(jī)之前，替他買一臺(tái)手提電腦，并將公司的報(bào)價(jià)軟件、ERP系統(tǒng)、遠(yuǎn)程登錄卡等內(nèi)部工作平臺(tái)都搭建好。百芒公司和一家品牌電腦及其服務(wù)代理商簽的長(zhǎng)期合同，按訂單式交付，一般需要15天到貨周期，再根據(jù)員工的職位和權(quán)限，服務(wù)代理商業(yè)有足夠的時(shí)間安裝、設(shè)置軟件。這種情況下，只能請(qǐng)服務(wù)代理商幫忙了，緊急調(diào)撥電腦，臨時(shí)安排工程師裝軟件，還要和人力資源專員聯(lián)系，開(kāi)通各種權(quán)限。雖然服務(wù)代理商答應(yīng)幫忙干，但茜茜清楚地知道，這天下沒(méi)有免費(fèi)的午餐，這個(gè)人情帳，不知道什么時(shí)候還是要還的。

下午剛剛打發(fā)了銷售員上了去往機(jī)場(chǎng)的征途，生產(chǎn)經(jīng)理的秘書又遞來(lái)了一個(gè)訂單，說(shuō)他們的生產(chǎn)經(jīng)理家的浴簾壞了，需要換一個(gè)，而且是晚上一定要換上，不然睡覺(jué)前是沒(méi)法洗澡了。到底是秘書，連哄帶騙地將“緊急訂單”和“急件！”這兩個(gè)戳都蓋上了。不過(guò)秘書細(xì)聲細(xì)氣地說(shuō)：“不太著急啦，生產(chǎn)經(jīng)理每天晚上都要加班到七八點(diǎn)鐘才回家呢?！避畿缗每扌Σ坏?，這浴簾也算是緊急訂單？?。?a target="_blank" style="color: black;" >生產(chǎn)經(jīng)理是外籍經(jīng)理，所以他的所有生活用品都是公司提供的，公寓是公司租的，公寓內(nèi)的設(shè)備都是公司報(bào)銷的。）采購(gòu)員只能安排一家關(guān)系不錯(cuò)的辦公用品供應(yīng)商幫忙買一個(gè)浴簾，這家供應(yīng)商還不錯(cuò)，主動(dòng)要求把浴簾送到生產(chǎn)經(jīng)理家，并裝上。唉，這都是什么事！又是一筆人情債。俗話說(shuō)的好：什么都好還，就是人情不好還。

茜茜發(fā)現(xiàn)“緊急訂單”在百芒公司是一種習(xí)慣，她認(rèn)為這樣的無(wú)序狀況不能這樣繼續(xù)下去了，其實(shí)茜茜還是有辦法對(duì)應(yīng)這種局面的，但另一個(gè)顧慮環(huán)繞在她腦海里，采購(gòu)的職責(zé)是為使用者服務(wù)，特別是“持續(xù)地保障供應(yīng)”是自己剛剛為采購(gòu)部門制定的使命描述。而且自己剛剛空降到公司做采購(gòu)經(jīng)理，位置還沒(méi)有坐穩(wěn)，過(guò)于強(qiáng)硬的行動(dòng)可能會(huì)將自己在這家職業(yè)生涯逼到死角，無(wú)路可走。前任采購(gòu)經(jīng)理可能就是自己的一面鏡子。猶豫不定的茜茜很難作出自己的抉擇。

討論：

1. 百芒公司有哪些問(wèn)題？

2. 案例中提及“茜茜還是有辦法對(duì)應(yīng)這種局面的”，如果您是采購(gòu)經(jīng)理，您有什么辦法應(yīng)對(duì)日益增多的各種緊急訂單？

3. 在這種特定的環(huán)境下，作為新人茜茜應(yīng)該做些什么？

4. 是否贊同茜茜為采購(gòu)部門制定的采購(gòu)使命描述和采購(gòu)職責(zé)？您有更好的建議嗎？

1. 間接采購(gòu)包括哪些內(nèi)容？您贊同將直接和間接采購(gòu)都置于采購(gòu)部下？

點(diǎn)評(píng)：

大多數(shù)管理學(xué)者將采購(gòu)的使命描述“五個(gè)合適”：以合適的價(jià)格購(gòu)買到具有合適的質(zhì)量及合適的數(shù)量的產(chǎn)品或者服務(wù)，并在合適的時(shí)間交付到合適的地點(diǎn)。“五個(gè)合適”概括了采購(gòu)與供應(yīng)的精髓，它們代表了所有采購(gòu)與供應(yīng)活動(dòng)必須遵循的原理或者總體目標(biāo)。因此它們的重要性是顯而易見(jiàn)的?！拔鍌€(gè)合適”包括：

合適的質(zhì)量

·質(zhì)量是“符合規(guī)格”（Conformance to specification）和“滿足用途” (Fitness for purpose)。

·質(zhì)量差的代價(jià)。

·規(guī)格。

·管理供應(yīng)商質(zhì)量的方法。

·內(nèi)部（購(gòu)買者）質(zhì)量。

合適的數(shù)量

·確定所需的數(shù)量。

·影響購(gòu)買數(shù)量的因素——數(shù)量折扣(discounts)及庫(kù)存費(fèi)用。

·最低的訂購(gòu)水平和訂購(gòu)價(jià)值。

合適的地點(diǎn)

·將貨物運(yùn)輸?shù)街付ǖ慕回淈c(diǎn)。

·交付地點(diǎn)需要規(guī)定的相關(guān)問(wèn)題。

·國(guó)際運(yùn)輸中會(huì)出現(xiàn)的額外問(wèn)題。

合適的時(shí)間

·內(nèi)部的、外部的和總的前置期( Lead time)。

·影響前置期的因素。

·對(duì)外部的（供應(yīng)商）前置期的管理。

·催貨( Expediting)。

·衡量供應(yīng)商的交付績(jī)效。

合適的價(jià)格

·成本類型及成本構(gòu)成。

·采購(gòu)價(jià)格的確定。

·影響供應(yīng)商對(duì)其產(chǎn)品或服務(wù)定價(jià)的因素。

對(duì)于采購(gòu)的使命描述，最近有些管理學(xué)者認(rèn)為，保障企業(yè)的物質(zhì)持續(xù)的供應(yīng)是采購(gòu)最重要的任務(wù)。這里講保障供應(yīng)放到了及其重要的位置。

對(duì)于訂單的處理，要有分類管理，在企業(yè)里，訂單的排隊(duì)分類有多種形式，一是先來(lái)先安排；二是按需要的時(shí)間先后順序排隊(duì)；三是按重要性排隊(duì)，重要的訂單往前排；四是按緊急程度排隊(duì)。按重要性和緊急程度排隊(duì)，都需要進(jìn)行訂單的評(píng)審，通過(guò)對(duì)客戶緊急訂單處理過(guò)程的控制，充分調(diào)動(dòng)現(xiàn)有資源轉(zhuǎn)化到產(chǎn)品生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，以實(shí)現(xiàn)緊急訂單如期完成，達(dá)到客戶滿意。

緊急訂單處理流程見(jiàn)圖，評(píng)審時(shí)其中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，緊急訂單的處理應(yīng)該從銷售開(kāi)始：聽(tīng)取客戶意見(jiàn)，了解客戶需求；同時(shí)分析客戶具體情況，找出問(wèn)題點(diǎn)；組織相關(guān)單位召開(kāi)評(píng)審會(huì)議；做好客戶的解釋工作，及生產(chǎn)環(huán)節(jié)的溝通，力爭(zhēng)達(dá)成客戶交期。

生產(chǎn)管理對(duì)緊急訂單的處理：對(duì)于無(wú)法完成的緊急訂單，要立即向業(yè)務(wù)解釋和通報(bào)生產(chǎn)狀況，力爭(zhēng)取得諒解；對(duì)于勢(shì)在必接的緊急訂單（如大單、重要客戶訂單），要及時(shí)落實(shí)到各相關(guān)單位，并追蹤采購(gòu)與供應(yīng)商就材料問(wèn)題達(dá)成一致；詳細(xì)規(guī)劃生產(chǎn)細(xì)節(jié)，有條不紊，主動(dòng)做好相關(guān)單位的溝通工作，進(jìn)行必要的人員、設(shè)備、場(chǎng)地、工具調(diào)整。

制造對(duì)緊急訂單的處理：認(rèn)真進(jìn)行總體工作分析，找出剩余生產(chǎn)空間；合理進(jìn)行設(shè)備、材料、人員的再分配，對(duì)于本單位無(wú)法解決的問(wèn)題要及時(shí)上報(bào)；加強(qiáng)人員重組和調(diào)動(dòng)的管理；適當(dāng)增加工作工時(shí)，以期達(dá)成目標(biāo)。

在訂單的處理上，從訂單下達(dá)到上線實(shí)行生產(chǎn)，可以分為三個(gè)時(shí)段，流動(dòng)、泥濘和凍結(jié)，流動(dòng)時(shí)段，訂單可以插入、修改和取消，而沒(méi)有影響；而泥濘時(shí)段，訂單的變更會(huì)產(chǎn)生一些費(fèi)用和額外的工作；然而在凍結(jié)時(shí)段，訂單不可修改。

對(duì)于交期管理的工具，可以使用項(xiàng)目管理中的工作分解結(jié)構(gòu)（WBS），網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)（PERT）、甘特圖、里程碑等工具控制采購(gòu)進(jìn)度，用采購(gòu)看板目視化管理重要的訂單。

對(duì)于生產(chǎn)的加速措施，可以采用表中的一些方法（表中的第2,3列為某個(gè)公司的實(shí)例）。

表 交期推動(dòng)手段

越來(lái)越多的企業(yè)不僅僅將直接物料納入采購(gòu)部門，也開(kāi)始將間接物料、服務(wù)和行政活動(dòng)都納入采購(gòu)部門，我們可以看到這樣一個(gè)脈絡(luò)，從沒(méi)有采購(gòu)職能→專人負(fù)責(zé)直接物料的采購(gòu)→建立采購(gòu)部門→采購(gòu)成為戰(zhàn)略活動(dòng)→采購(gòu)包含間接采購(gòu)→租賃納入采購(gòu)范疇→...。有些采購(gòu)管理學(xué)者將采購(gòu)部包含公司中采購(gòu)量的比例作為采購(gòu)能力的一個(gè)指標(biāo)。對(duì)于間接采購(gòu)，也應(yīng)該進(jìn)行分類，并上升到戰(zhàn)略高度進(jìn)行管理，而不能僅僅逗留在操作執(zhí)行層面上，如同本案例中的描述，只能陷入疲于奔命的境地。