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劉小明:管理就是開會(huì),但開會(huì)不一定是管理
2016-01-20 52119
對(duì)很多人來(lái)說(shuō),管理就是開會(huì)。大部分管理者的大部分時(shí)間用在開會(huì)上。層級(jí)越高,管理者的會(huì)議就越多。你要找一個(gè)人?“領(lǐng)導(dǎo)在開會(huì)”。你想換一個(gè)時(shí)間找他?“日程這一周已經(jīng)安排滿了”。你有急事?對(duì)不起,“領(lǐng)導(dǎo)開的就是緊急會(huì)議”。如果說(shuō)不吃飯會(huì)餓死人,那么開會(huì)就是企業(yè)管理的家常便飯,不開會(huì)企業(yè)就無(wú)法正常管理。想想歷史上有名的“遵義會(huì)議”,“古田會(huì)議”,“廬山會(huì)議”等等,我們便明白開會(huì)有多么重要。
    
    管理就是開會(huì),但開會(huì)不一定是管理。下面是我經(jīng)常見到的一些會(huì)議場(chǎng)景,想必您也似曾相識(shí)。
    
    A公司的月度銷售例會(huì)上,各地分公司的經(jīng)理分別用各自發(fā)明的表格表述著自己的業(yè)績(jī)。對(duì)整體業(yè)績(jī)不滿的銷售總監(jiān)等不及區(qū)域經(jīng)理結(jié)束發(fā)言,就迫不及待地告訴各個(gè)經(jīng)理他應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么。本來(lái)就不自信的下屬更加不知道自己要說(shuō)什么,會(huì)議也就慢慢變成了總監(jiān)一個(gè)人的自說(shuō)自話。最后總監(jiān)很沮喪,因?yàn)闆](méi)有人理解他的苦心。經(jīng)理們也很沮喪,因?yàn)榭偙O(jiān)沒(méi)有理解他們的辛苦。
   
    B公司的一個(gè)部門周例會(huì)上,部門里的12個(gè)員工一個(gè)接一個(gè)發(fā)言。每個(gè)人都認(rèn)真敘述了上周自己做了什么,像在念一本流水帳。沒(méi)有一個(gè)人關(guān)心別人說(shuō)什么,每個(gè)人都在盤算自己如何說(shuō)自己的事情。最后輪到部門領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)發(fā)言,他也和其他人一樣,給大家報(bào)告了自己上周做了什么事情。兩個(gè)小時(shí)過(guò)去了,大家都覺(jué)得這樣的會(huì)議實(shí)在無(wú)聊,但又沒(méi)有一個(gè)人覺(jué)得能改變什么。
  
    C公司的跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議上,銷售部的經(jīng)理和生產(chǎn)部的經(jīng)理在爭(zhēng)論如何解決產(chǎn)品質(zhì)量和交貨期問(wèn)題。每個(gè)人都振振有詞,每個(gè)人都頭頭是道??偨?jīng)理聽著大家越來(lái)越激烈的言辭,越來(lái)越不知道該怎么辦。想想兩個(gè)部門的頭都很關(guān)鍵,誰(shuí)也不能傷害,就說(shuō)我們這次無(wú)法做出決定,大家回去再想想,另定時(shí)間再開會(huì)討論吧。已經(jīng)討論了很多次,該做的決定,就又給放下了。

    你會(huì)開會(huì)嗎?我相信大部分人認(rèn)為自己會(huì),就像每個(gè)人都認(rèn)為自己會(huì)吃飯一樣。但并不是每個(gè)人都會(huì)吃出健康。我們大部分人在開會(huì),但大部分會(huì)議并沒(méi)有效率,大部分會(huì)議也達(dá)不到會(huì)議組織者期望的效果。

    我相信會(huì)議是一個(gè)管理者最重要也是最常用的管理工具,每一個(gè)人都應(yīng)該學(xué)會(huì)這個(gè)管理工具。如何開有效的會(huì)議,讓會(huì)議幫您做好管理?我相信堅(jiān)持下面的“會(huì)議五不原則”是重要的:

    1.不開沒(méi)有主持人的會(huì)議。會(huì)議一定要設(shè)主持人,主持人一定要管理會(huì)議,主持人不能隨便讓別人替代,也不能形同虛設(shè)
    2. 不開沒(méi)有議題的會(huì)議。主持人會(huì)前要準(zhǔn)備好議題,給參會(huì)者足夠時(shí)間做準(zhǔn)備,會(huì)中要保證會(huì)議不跑題
    3.不開沒(méi)有爭(zhēng)論的會(huì)議。會(huì)議中主持人要引導(dǎo)討論和爭(zhēng)論,讓每個(gè)不同意見都有發(fā)表的機(jī)會(huì)
    4.不開沒(méi)有時(shí)限的會(huì)議。主持人要管理會(huì)議時(shí)間,要果斷打斷和會(huì)議無(wú)關(guān)的發(fā)言,要提醒發(fā)言者不跑題
     5.不開不做決定的會(huì)議。主持人要盡量逼迫大家按一定規(guī)則在這次會(huì)議上做出決定,而不是延后決策

    管理就是開會(huì),但開會(huì)不一定就是管理。只有掌握了一些根本原則,您才能充分利用開會(huì)實(shí)現(xiàn)您的有效管理。
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