項(xiàng)目管理是當(dāng)今一個(gè)倍受關(guān)注的領(lǐng)域，項(xiàng)目采購(gòu)管理（采購(gòu)管理系統(tǒng)）又是其中一個(gè)重要的內(nèi)容方向，本文所探討的就是在項(xiàng)目采購(gòu)管理中，從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)，明確項(xiàng)目采購(gòu)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、科學(xué)流程和注意事項(xiàng)，以期降低采購(gòu)成本，減少現(xiàn)金流出，提高項(xiàng)目資金使用效率。項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)。項(xiàng)目采購(gòu)管理是項(xiàng)目管理的重要組成部分。項(xiàng)目采購(gòu)管理幾乎貫穿于整個(gè)項(xiàng)目生命周期，項(xiàng)目采購(gòu)管理模式直接影響項(xiàng)目管理的模式和項(xiàng)目合同類(lèi)型，對(duì)項(xiàng)目整體管理起著舉足輕重的作用。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和對(duì)項(xiàng)目管理、采購(gòu)管理認(rèn)識(shí)的不斷深入，采購(gòu)在工程項(xiàng)目中的角色已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)，采購(gòu)管理也發(fā)展成為成本控制和促進(jìn)項(xiàng)目效應(yīng)最大化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

　　1.明確項(xiàng)目采購(gòu)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

　　企業(yè)規(guī)模越大，采購(gòu)金額越高，管理者對(duì)程序的設(shè)計(jì)越為重視。這里將一般采購(gòu)作業(yè)流程設(shè)計(jì)應(yīng)注意的關(guān)鍵環(huán)節(jié)闡述如下：

　　1.1根據(jù)不同工程項(xiàng)目或各工程項(xiàng)目工作包的特點(diǎn)，充分考慮成本控制、設(shè)計(jì)、施工等因素確定工程項(xiàng)目管理模式從而確定工程項(xiàng)目采辦模式，便于采辦成本控制。

　　1.2實(shí)施工程項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算制，有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高工程項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配。從而達(dá)到控制工程項(xiàng)目采購(gòu)成本目的。

　　1.3采購(gòu)包的劃分。要根據(jù)設(shè)備材料的性質(zhì)、市場(chǎng)供貨商的供應(yīng)能力和經(jīng)濟(jì)批量劃分采購(gòu)包。合理劃分采購(gòu)包，可降低采購(gòu)價(jià)格。

　　1.4充分利用好工程項(xiàng)目?jī)?nèi)外部環(huán)境。在工程項(xiàng)目采購(gòu)管理中充分利用采購(gòu)環(huán)境，同樣是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。

　　1.5供應(yīng)商的優(yōu)化選擇和管理。工程項(xiàng)目前期供應(yīng)商一旦選錯(cuò)，將給工程項(xiàng)目建設(shè)造成嚴(yán)重影響，因此，招投標(biāo)尤其是國(guó)外設(shè)備招投標(biāo)要特別慎重，供應(yīng)商管理系統(tǒng)和招投標(biāo)管理系統(tǒng)也是很多商家選擇進(jìn)行管理的好工具。

　　1.6確立采購(gòu)全流程成本的概念，應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)工程項(xiàng)目流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。

　　2.細(xì)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中的的部門(mén)職責(zé)

　　科學(xué)合理的流程，明確細(xì)致責(zé)任化的分工，對(duì)于規(guī)范采購(gòu)管理有著積極的作用。

　　2.1各部門(mén)：負(fù)責(zé)采購(gòu)需求計(jì)劃提出、采購(gòu)的參與、貨物的驗(yàn)收。

　　2.2專(zhuān)業(yè)管理部門(mén)：負(fù)責(zé)審核專(zhuān)項(xiàng)物資申請(qǐng)（必要性、替代性、可否調(diào)撥、數(shù)量、型號(hào)、品牌），出具專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)；協(xié)助采購(gòu)對(duì)新的專(zhuān)業(yè)設(shè)備或物料的采購(gòu)。

　　2.3行政組：負(fù)責(zé)監(jiān)控各處采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行情況；下達(dá)各處物品申購(gòu)計(jì)劃額度；物品需求申請(qǐng)單審核，負(fù)責(zé)不定期市場(chǎng)調(diào)查和價(jià)格監(jiān)督。

　　2.4人事行政部采購(gòu)組：負(fù)責(zé)采購(gòu)?fù)ㄓ妙?lèi)固定資產(chǎn)、低值易耗品、生產(chǎn)輔料等，進(jìn)行采購(gòu)實(shí)施的全過(guò)程——詢(xún)價(jià)、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報(bào)銷(xiāo)。

　　2.5生管部采購(gòu)組：負(fù)責(zé)采購(gòu)設(shè)備治具類(lèi)與計(jì)量?jī)x器類(lèi)固定資產(chǎn)、生產(chǎn)材料等，進(jìn)行采購(gòu)實(shí)施的全過(guò)程——詢(xún)價(jià)、供應(yīng)商選擇、下單/合同的制作、追蹤到貨、退/換貨、報(bào)銷(xiāo)。

　　2.6行政庫(kù)房：負(fù)責(zé)辦理出、入庫(kù)手續(xù)；負(fù)責(zé)輔料、勞保品的存儲(chǔ)和管理；負(fù)責(zé)提供輔料庫(kù)存月報(bào)表和勞保庫(kù)存月報(bào)表。

　　2.7品保部：負(fù)責(zé)對(duì)到貨生產(chǎn)輔料的檢驗(yàn)以及協(xié)助索賠、出具檢驗(yàn)報(bào)告；參與計(jì)量?jī)x器類(lèi)資產(chǎn)采購(gòu)支持。

　　2.8技術(shù)部：負(fù)責(zé)參與設(shè)備治具類(lèi)資產(chǎn)采購(gòu)，給予相關(guān)專(zhuān)業(yè)技術(shù)參數(shù)支持。

　　3.強(qiáng)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中的制度執(zhí)行

　　沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。建立并完善配套的采購(gòu)管理制度是開(kāi)展項(xiàng)目管理工作的必要條件，強(qiáng)化制度執(zhí)行力是推行項(xiàng)目采購(gòu)管理的有力保障。

　　3.1建立健全各項(xiàng)采購(gòu)管理制度。項(xiàng)目一進(jìn)駐，就要按單位企業(yè)下達(dá)的責(zé)任成本預(yù)算指標(biāo)，制定一套采購(gòu)成本管理辦法和制度。在操作過(guò)程中，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，不斷修正、改進(jìn)，通過(guò)實(shí)踐使之趨于完善，以確保制度科學(xué)可行性，真正起到規(guī)范項(xiàng)目成本管理的作用，最終達(dá)到提高施工項(xiàng)目成本管理水平的目的。

　　3.2全過(guò)程控制。控制總成本在探討項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低成本的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該確立采購(gòu)全流程成本的概念，我們所應(yīng)該關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目采購(gòu)流程中的成本降低，是對(duì)總成本的控制，而不是單一的針對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的價(jià)格。

　　4.采購(gòu)業(yè)務(wù)流程管理的注意事項(xiàng)

　　4.1注意流程的先后順序及時(shí)效控制。應(yīng)當(dāng)注意作業(yè)流程的流暢性與一致性，并考慮作業(yè)流程所需時(shí)限。避免同一主管對(duì)同一采購(gòu)案件作多次簽核；同一采購(gòu)案件在不同部門(mén)有不同的作業(yè)方式；同一采購(gòu)案件會(huì)簽部門(mén)過(guò)多，影響實(shí)效。

　　4.2價(jià)值與程序繁簡(jiǎn)相適應(yīng)。程序繁簡(jiǎn)或被重視的程度應(yīng)與所處理業(yè)務(wù)或采購(gòu)項(xiàng)目的重要性或價(jià)值大小相適應(yīng)。凡涉及數(shù)量比較大，價(jià)值比較高或者易發(fā)生舞弊的作業(yè)，應(yīng)有比較嚴(yán)密的處理監(jiān)督；反之，則可略微予以放寬，以求提高工作效率。

　　4.3避免作業(yè)過(guò)程發(fā)生混亂。要注意變化性或彈性范圍，以及偶發(fā)事件的因應(yīng)法則。譬如在遇到“緊急采購(gòu)”及“外部授權(quán)”時(shí)，應(yīng)有權(quán)宜的辦法或流程來(lái)特別處理。

　　4.4流程設(shè)計(jì)應(yīng)適應(yīng)現(xiàn)實(shí)環(huán)境。應(yīng)當(dāng)注意流程的及時(shí)改進(jìn)，早期設(shè)計(jì)的處理流程，經(jīng)過(guò)若干時(shí)間段后，應(yīng)加以審視，不斷加以改進(jìn)，以適應(yīng)組織變更或作業(yè)上的實(shí)際需要。

　　4.5配合作業(yè)方式的改善。譬如當(dāng)手工的作業(yè)方式改變?yōu)樾畔⒒淖鳂I(yè)方式時(shí)，流程就需要做相當(dāng)程度的調(diào)整或重新設(shè)計(jì)。

　　5.結(jié)語(yǔ)

梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：“在采購(gòu)設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過(guò)程中，必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商。”項(xiàng)目采購(gòu)管理作為項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，企業(yè)要獲得最大的經(jīng)濟(jì)利益，有效地降低材料采購(gòu)成本是關(guān)鍵，就必須要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)的管理與控制，具體方法和可操作模式要根據(jù)單位實(shí)際情況區(qū)別對(duì)待，實(shí)踐摸索。