應(yīng)對(duì)五種降低會(huì)議中效率的行為

1.      討論離題

有些小組成員有脫離主題的傾向。有時(shí)，這些脫離討論中心的離題是無(wú)意的。此外，當(dāng)小組或小組成員希望避免需要解決某個(gè)主題時(shí)，也會(huì)發(fā)生離題。

如何解決：

- 執(zhí)行會(huì)議日程，當(dāng)討論嚴(yán)重離題時(shí)，請(qǐng)大家參照相應(yīng)主題和時(shí)間

-  在白紙上寫(xiě)下主題/日程表，并將它們張貼到整個(gè)討論過(guò)程中所有成員可以看到的位置

-  請(qǐng)大家參考基本原則，如“保持討論不要離題”

- 問(wèn)“我們?cè)谶@個(gè)話題上遇到麻煩。是什么原因?qū)е掠懻撾y以進(jìn)行？”

2.      討論不充分

在團(tuán)隊(duì)會(huì)議中，有些團(tuán)隊(duì)成員表現(xiàn)出過(guò)于強(qiáng)調(diào)任務(wù)驅(qū)動(dòng)的行為，這些人通常對(duì)過(guò)程問(wèn)題缺乏耐心。該行為包括在小組考慮不同觀點(diǎn)之前，對(duì)某個(gè)問(wèn)題及其解決方案做出個(gè)人決定，催促小組匆忙做出決定和阻礙進(jìn)一步分析和討論問(wèn)題。

如何處理：

-  不施加不適當(dāng)?shù)?a style="color: black;" target="_blank">壓力

-  使用建設(shè)性反饋反對(duì)這些草草了事的人

-  詢(xún)問(wèn)大家是否已經(jīng)感到已經(jīng)充分討論

3.      “一言堂”式會(huì)議

一些主導(dǎo)者每個(gè)話題都發(fā)言，而且談話內(nèi)容偏長(zhǎng)，并語(yǔ)氣強(qiáng)勢(shì)地陳述自己觀點(diǎn)，結(jié)果造成其他人參與程度降低的趨勢(shì)。

如何處理：

-  采用鼓勵(lì)平等參與的發(fā)言方式（例如，為團(tuán)隊(duì)成員留出書(shū)寫(xiě)問(wèn)題回答的時(shí)間，然 后讓每個(gè)人講述自己寫(xiě)的內(nèi)容）

- 首先感謝積極發(fā)言者，然后轉(zhuǎn)移話題，如“小李，我們已經(jīng)聽(tīng)取了你的觀點(diǎn)，因此我想我們也應(yīng)該聽(tīng)一下其他人的觀點(diǎn)?！?/span>

-  采用肢體語(yǔ)言 － 采用移動(dòng)和眼神將注意力轉(zhuǎn)移到其他人身上

- 設(shè)定平等參與的基本原則可以幫助管理學(xué)員

4.      會(huì)議發(fā)生僵持難以推進(jìn)

會(huì)議開(kāi)始時(shí)發(fā)生此問(wèn)題表明團(tuán)隊(duì)不清楚具體任務(wù)，或小組成員還不太習(xí)慣于一起進(jìn)行公開(kāi)的討論和決策；當(dāng)試圖做決定時(shí)發(fā)生此情況，可能表明決定不是大家一致同意的結(jié)果，或可能意味著小組沒(méi)有明確的計(jì)劃，而且不知道下一步做什么。

如何解決問(wèn)題：

- 讓小組停下來(lái)反思會(huì)議或項(xiàng)目是如何進(jìn)行的

- 說(shuō)“讓我們回顧一下任務(wù)，并確定每個(gè)人都清楚任務(wù)內(nèi)容?！?/span>

- 說(shuō)“讓我們仔細(xì)檢查計(jì)劃并確定接下來(lái)要做什么?！?/span>

- 說(shuō)“我們?nèi)绾无D(zhuǎn)移到下一個(gè)問(wèn)題上？什么事阻礙了我們繼續(xù)前進(jìn)？”

5.      會(huì)議缺乏共同參與

缺乏參與通常表現(xiàn)為在會(huì)議上不說(shuō)話，那些不愿意參與的人員可能需要時(shí)間思考，以便回答問(wèn)題，提出想法或更好的解決方案。性格內(nèi)向的人與性格外向的人共同參加的會(huì)議上往往會(huì)出現(xiàn)此問(wèn)題。

如何處理問(wèn)題：

- 提前發(fā)會(huì)議日程表，以便不善表達(dá)的團(tuán)隊(duì)成員/內(nèi)向者進(jìn)行提前準(zhǔn)備

- 如果可能，將討論或任務(wù)分為若干單獨(dú)的子任務(wù)進(jìn)行討論

- 提醒大家參照會(huì)議規(guī)則，如“我們還沒(méi)有聽(tīng)到所有人的意見(jiàn)。是否還有其他人對(duì)此有想法？”

-  直接詢(xún)問(wèn)沒(méi)機(jī)會(huì)表達(dá)的與會(huì)者，“小李，你在這個(gè)問(wèn)題上有什么建議？”