收貨的作用
收貨是實物庫存管理的第一步,同樣也是庫房工作的開端,每一件庫房中的貨品都要經(jīng)過收貨環(huán)節(jié)。這一環(huán)節(jié)的重要性,就不用多說了。
個人認為,收貨這一流程的存在,至少有以下幾個作用:
1、庫存采購流程的終點:向供應商采購的商品,到收貨完成并上架后,才能成為可銷售庫存;
2、貼碼:現(xiàn)代化庫房中,主要依靠條形碼(二維碼和RFID的應用范圍不廣)和條形碼掃描器(包括有線和無線兩種)來管理庫存,因此商品上必須有條形碼。如果商品本身帶有符合要求的條碼,記錄入數(shù)據(jù)庫后就可以直接使用了,如果商品本身不帶條碼或者所帶條碼不合要求,則需要自行生成條碼并貼在產(chǎn)品上;
3、其他處理:除了一般的條形碼,一些特殊商品還需要作特殊處理,例如,食品和化妝品都有有效期,需要確認商品在保質(zhì)期內(nèi);電池、油料等屬于易燃易爆危險品,需要作特殊標記;成套產(chǎn)品需要先行組套;易泄漏產(chǎn)品、高價值產(chǎn)品需要加密封或者封貼等等;
因此,商品收貨一般分為三部分,以下分別說明。
一、供應商送貨時間預約管理
企業(yè)規(guī)模很大或者做大規(guī)模促銷時,會有很大的采購量,這也就意味著較多的供應商送貨。如果供應商扎堆送貨,會導致大量供應商等待很長時間,增加供應商的成本;更重要的是,庫房的工作量不平均,導致忙時人力不足,閑時人力閑置;另外,庫房對于收貨工作量缺少預期,也無法合理安排人員。因此,對供應商的送貨時間作出管理是很有必要的。
一般的管理方法是:供應商送貨前先聯(lián)系庫房作預約,約定時間送貨。在管理送貨預約時,需要考慮到三方面的因素:
A.庫房收貨能力
庫房收貨能力受限于人力和設備兩大塊。會影響收貨能力的設備主要包括:收貨停車場大小、卸貨平臺數(shù)量、單據(jù)打印機數(shù)量、標簽打印機數(shù)量等;而人力這一影響主要在于安排收貨人員的數(shù)量。整體收貨能力受制于人員和設備的短板。
B.供應商送貨數(shù)量和品類
收貨速度也受到供應商所送商品的影響。首先,批量操作時效率較高,所以同一產(chǎn)品,若送貨數(shù)量較多,則整體的收貨效率也較高;其次,形狀規(guī)則的商品,易于清點,易于貼標簽處理,收貨的效率也較高;最后,較為簡單的商品收貨效率也較高,例如手機的收貨效率一般要低于電吹風。
C.實物庫存數(shù)量
除了前面與收貨能力相關的兩個因素外,也需要考慮訂單是否緊急,衡量標準是剩余可用庫存的預期銷售天數(shù)(簡稱剩余天數(shù))。剩余天數(shù)越小就越緊急,相關的訂單越要排到前面。
在實際收貨過程中,不可能做到完全按預約進行,有些商品的銷售數(shù)量突然加大,可能需要緊急收貨;有的訂單雖然當前銷售不多,剩余天數(shù)較多,但有可能是下一波促銷商品,很快就會產(chǎn)生銷售高峰;有的時候會出現(xiàn)影響收貨效率的意外情況,因此,在管理送貨預約時,不要一次性將所有收貨能力全部安排掉,而要保留部分機動力量,用于靈活安排。
二、與供應商的交接
與供應商交接的過程,也是實物庫存轉(zhuǎn)移的過程,一般的做法是將商品的品類、數(shù)量清點后,在送貨單上簽字確認(或者收貨方出具收貨單)即可。
清點商品可以分為逐個清點和點大包兩種。逐個清點是最為常用的方式,優(yōu)點是清點準確,可以當面發(fā)現(xiàn)差異,當面解決,但逐個清點的收貨效率低,收貨時間長,且供應商必須在場。而點大包的方式下,當面交接時僅僅清點送貨包裹數(shù)量,而不檢查包裹內(nèi)的商品詳情,因此收貨效率高,但是差錯較多。點大包收貨的優(yōu)點除了交接效率高外,優(yōu)點還在于不需要送貨長時間在場。當供應商在外地,而通過貨運公司送貨時,點大包的方式就特別有用了。
點大包收貨時,與供應商交接完成后,可以對包裹內(nèi)的商品再作逐個清點,也可以按照裝箱單逐個入庫。
另外,在收貨時除了需要清點商品外,還尤其需要注意商品是否符合銷售標準。例如需要查看商品的外包裝是否有明顯的污漬、破損,有保質(zhì)的商品還需要查看剩余保質(zhì)期還有多長時間(一般剩余保質(zhì)期不得少于保質(zhì)期長度的2/3)等等。對于不符合銷售標簽的產(chǎn)品,要當場拒收。而點大包收貨時,未能當面發(fā)現(xiàn)的不合格產(chǎn)品,需要主動通知供應商,并且按照公司的相關操作流程,或暫存在收貨部分,或直接退還給供應商,或直接銷毀。
三、收貨處理
收貨處理主要分別兩塊:系統(tǒng)信息錄入和實物處理。
系統(tǒng)信息錄入即在系統(tǒng)中錄入收貨的相關信息,包括收貨商品的品種、數(shù)量、保質(zhì)期等,對于首次收貨的新品,還需要測量其三維尺寸(以外包裝為準)、重量、UPC/EAN碼等信息。若需要記錄商品序列號,則還需要逐個記錄。
實物處理就是作一些簡單的二次加工,使產(chǎn)品符合銷售標準。例如,一本書的上、下冊需要捆綁在一起,以共同銷售;有些商品(例如硬盤)需要重新裝箱,以用于零售;而手機等產(chǎn)品需要在保卡上加蓋銷售商的印章,這一操作也有時候是放在收貨部分完成;更常見的,則是在商品上添加標簽,以利于庫房內(nèi)商品的管理和追蹤。
所有貨品的條碼化管理是在收貨處完成的,但各家使用的條碼又有所不同,主要分為以下幾類:
A.產(chǎn)品編號
產(chǎn)品的名稱太過于復雜,因此各家公司都有使用產(chǎn)品編號代表實物。每一家的產(chǎn)品編碼都各有特殊,例如京東的產(chǎn)品編碼是一個6位的數(shù)字,像190926即代表著“百得(BLACKDECKER)CP3604.8V充電起子”;而當當?shù)漠a(chǎn)品編碼則是一個8位的數(shù)字,像20600801即代表著“泡泡劍橋兒童英語故事閱讀1”;卓越的產(chǎn)品編碼是混合的10位數(shù)字字母,像B004JKN17Q即代表著“雀巢纖怡營養(yǎng)谷物早餐200g"。將產(chǎn)品編號直接用條形碼的形式顯示出來,即可方便地表示商品品種,這也是最為簡單易行的條碼形式。
B.UPC/EAN碼
UPC碼,即UniversalProductCode,通用商品條碼,這種條碼于1970年由美國超級市場委員會制定,1976年首先在美國和加拿大的超級市場中得到使用。經(jīng)過30多年的發(fā)展,UPC碼已經(jīng)成為了一種廣泛使用的標準。UPC碼由美國UCC組織管理,每一個UPC碼都對應于某一個特定的商品,任何人要使用UPC碼,都必須向UCC提出申請。
EAN(EuropeanArticleNumberSys
UPC碼和EAN碼的優(yōu)勢在于,每一個編碼都對應于一種產(chǎn)品,該碼一般會直接印刷在產(chǎn)品的銷售包裝上,不需要再次貼碼操作,可以節(jié)省貼碼的操作環(huán)節(jié),提高收貨效率。
C.序列號(SerialNumber)
如果說UPC碼和EAN碼,是一個編碼對應于某一個產(chǎn)品編碼,所有這一產(chǎn)品都共享一個編碼,那序列號(SN)則是一個編碼對應于一個單件(Unit)。序列號一般也是由商家制定的,用于監(jiān)控和管理每一個商品的流向,一般用于較為貴重商品,例如手機、電視、數(shù)碼相機等,而小家電(例如電水壺)、家居用品(例如床單)則沒有廠家的序列號。
手機中廣泛使用的IMEI號就是一種極為典型的序列號。IMEI號是一個15位的數(shù)字串,每一只手機在出廠時,都被賦予一個獨一無二的號碼,即IMEI號。IMEI號從廠家生產(chǎn)、銷售商銷售、電信運營商使用、服務點售后時者會記錄。
D.銷售企業(yè)自己生成的SerialNumber
有的時候,商品需要用序列號管理,而商品上沒有廠家制定的序列號,而有的時候廠家生成的序列號有重復(SONY、松下產(chǎn)品中常見),這時候就需要銷售企業(yè)自行生成新的序列號。銷售商生成的序列號只能用于自身流程中的監(jiān)控,無法擴大使用范圍。
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