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劉小明:現(xiàn)場主管的時間管理

2016-01-20 58989

一個生產(chǎn)管理者需要進(jìn)行時間管理。按重要程度和緊急程度，首先抓住既重要又緊急的事；第二是抓住非常重要，但是不緊急的事；第三才是處理緊急卻不重要的事；第四是不重要且不緊急的事情，基本可以不干。而第三個緊急但不重要的事也可以委托別人干。一個主管如果能夠做好時間管理，那么這個領(lǐng)導(dǎo)就能夠充分利用時間，自己也不必事必躬親地去勞碌奔忙了。時間管理的分類如表2-2所示：

　　表2-2生產(chǎn)管理者時間管理表

第一象限（重要又緊急）	第二象限（重要不緊急）
不斷接聽的重要電話突然來訪的重要客人參加指定的重要會議突然發(fā)生的故障處理重大事故	制定工作計劃和規(guī)劃糾正和預(yù)防措施的實施處理顧客投訴繼續(xù)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì) 指導(dǎo)下屬提高工作能力
第三象限（緊急不重要）	第四象限（不重要又不緊急）
需要臨時解決的一般問題處理一般信件或報告參加一般工作會議文件的清理和歸檔符合別人期望的事	忙碌煩瑣的事廣告函件朋友電話閑聊閑坐逃避性活動

　　◎緊急并且重要的任務(wù)：它們是危機(jī)任務(wù)。這些任務(wù)應(yīng)具有最高的優(yōu)先級，應(yīng)該從現(xiàn)在就開始做。

　　◎重要但不緊急的任務(wù)：它們是新的機(jī)遇。它們的優(yōu)先級不是最高的，但應(yīng)該在你的時間表中占重要位置。

　　◎緊急但不重要的任務(wù)：它們是日常事務(wù)。這些任務(wù)現(xiàn)在需要時間，但優(yōu)先級比緊急且重要的任務(wù)要低。

　　◎既不緊急又不重要的任務(wù)：它們是雜亂瑣事。你真的需要做這些事情嗎？

　　高效時間管理的秘密在于第2象限。如果你把精力集中于第2象限，就能掌握時間的主動權(quán)，保持生活的平衡，減少未來可能出現(xiàn)的危機(jī)。象星星集團(tuán)的葉總裁就是一個瀟灑的領(lǐng)導(dǎo)，他可以連續(xù)幾個月不在公司，而公司的運轉(zhuǎn)一切正常。

　　總之，每個管理者應(yīng)該首先做第一種，其次是第二種，第四種可以不做，對于第三種，不得不做，或分權(quán)去做。如果倒過來，就本末倒置了。

　　如何作好時間管理？在有限的時間內(nèi)，如何更好地利用它，也是有學(xué)問的，有效的時間利用法是：

　　◎集中使用法。就是集中主要的時間用于從事主要的學(xué)習(xí)任務(wù)，例如集中一段時間去調(diào)研、進(jìn)修，集中一段時間去寫文章。在一天之中，也要集中最多和最佳的時間去做最重要的事情，而不要把整段時間干雜事。

　　◎細(xì)水長流法。就是把每天零零星星的時間都充分利用起來，長期堅持，就積少成多，可以完成一件大事。例如每天利用上下班乘車的時間聽廣播或?qū)W外語，利用茶余飯后看報紙、雜志或電視，久而久之，就可大見成效。

　　◎網(wǎng)絡(luò)計劃法。就是把很多要辦的事情通過網(wǎng)絡(luò)計劃的并聯(lián)和串聯(lián)，使所用時間最少，辦事效率最高。例如，一邊乘車，一邊吃早點，一邊聽廣播，又例如，外出取牛奶，連倒垃圾帶發(fā)信買菜，同一次串聯(lián)辦了三、四件事，大大節(jié)省了時間。

　　◎排除干擾法。當(dāng)自己正按計劃進(jìn)行工作時，常常會出現(xiàn)各種意外的干擾，如不速之客登門拜訪，一個下級突然闖進(jìn)辦公室訴說自己的苦衷。當(dāng)自己正專心致志地學(xué)習(xí)或?qū)懳恼聲r，突然電話一個接一個地打來。對于這些干擾，要采取措施排除。例如在門口貼一個紙條，說明請勿打擾，或事先請人代接電話，除非急事，一律以后回話。

　　◎決不負(fù)債法。堅持當(dāng)日事當(dāng)日畢，不要拖拉。凡事趕前不趕后，不要負(fù)債。因為時間的債務(wù)是無法償還的。

　　◎先進(jìn)手段代用法。為了省時間，能發(fā)信息的不打電話，能打電話辦的事情，就不要走路去辦，能發(fā)文件的事就不要開會。

　　◎交叉利用法。長時間進(jìn)行單一內(nèi)容的各種或?qū)W習(xí)，就容易產(chǎn)生疲勞，因此在腦力勞動后，要做些體力勞動來調(diào)節(jié)，例如先看書或?qū)懽鳎菹r再修剪花卉或清掃房間，一舉兩得。即便都是腦力勞動，也要適當(dāng)更換內(nèi)容，例如學(xué)校上課的課表，也不是單課獨進(jìn)，而是幾門課交叉進(jìn)行，這樣的效果會更好些。這也是使用時間的衛(wèi)生學(xué)。

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